Во-первых, разберемся, что такое эффективность совещания. Под эффективностью понимаются количественные аспекты проведения деловой встречи: сколько вопросов рассмотрели, сколько времени это заняло, сколько участников присутствовало и т.д.
Качественными аспектами совещаний, или результативностью, являются полезность принятых решений и их исполнение.
Почему важно повышать эффективность совещаний? Хорошие совещания помогают быстро решить вопросы, в которых задействованы сотрудники разных отделов, распределить обязанности и скорректировать текущие процессы. Однако большое количество спонтанных и продолжительных совещаний – это чаще всего потери времени для компании.
Что же сделать, чтобы совещания не стали заменой настоящей результативной работы. Можно начать со своей переговорной комнаты.
В одном из исследований сравнивались результаты совещаний двух типов. На одних совещаниях все участники работали стоя, на других – сидя. По итогам эксперимента никакой разницы с точки зрения командной синергии не выявили. Однако отличалась длительность проведения совещаний. Встречи, проводимые стоя, имели примерно на 25% меньшую продолжительность и, следовательно, были более эффективными. Например, с 48 минут время встреч сократилось до 36 минут. Кроме того, сотрудники были более внимательными к текущим обсуждениям, поскольку они не отвлекались на свои ноутбуки или гаджеты. При этом потребность тела принять сидячее положение также давала им ощущение необходимости скорейшего выполнения поставленной задачи.
Разумеется, переговорные комнаты должны быть специально оборудованы для проведения совещаний в формате, где все участники стоят. В них отсутствуют стулья, а вместо ноутбуков используются дисплеи с доступом к облачным хранилищам.
Поскольку в такой переговорной нет стульев, у участников появляется больше места. Наличие одного или нескольких подвижных интерактивных дисплеев позволяет менять конфигурацию помещения. Например, дисплеи могут быть размещены на противоположных сторонах комнаты для одновременного обсуждения вопросов двумя небольшими группами. После проведения рабочих сессий можно сдвинуть дисплеи, чтобы представить идеи всем участникам и обобщить информацию.
Вот несколько сценариев проведения встреч с использованием интерактивных дисплеев: