Как учитывать сайт в составе НМА
Рассказывает Юлия Казанцева, начальник финансово-экономического отдела ФКУ ЦНТЛ ФСИН России
Всем привет! Недавно в школьном чате наша коллега Маргарита рассказала историю о том, что ревизоры требуют принять к учету сайт учреждения, который разработан работником в рамках должностных обязанностей, и попросила помощи в данном вопросе. Давайте разберемся, как же учреждению поступать в аналогичных ситуациях.
Не буду углубляться в тонкости интернет-сайтов, поскольку их великое множество. Давайте примем за аксиому, что сайт учреждения – это сложный объект интеллектуальной собственности, который необходимо защитить правами. Исключительное право на сайт – это возможность использовать электронный ресурс любым способом, не противоречащим закону, а также – разрешать или запрещать его использование третьим лицам. При том должен быть документ, подтверждающий такое право. Это одно из условий признания объекта в учете. Главная проблема – найти такой документ.
Вернемся к истории Маргариты. В ее случае нужно документально подтвердить, что сайт разработал непосредственно работник учреждения, и сторонних специалистов к этому не привлекали. Ведь сторонние исполнители могут претендовать на авторское право.
Поэтому нужно поднять все договоры подряда за период, когда создавали сайт, а также найти сотрудника – разработчика. Если он еще трудится в вашем учреждении, то сможет письменно подтвердить, что сторонних исполнителей не привлекали.
Проверьте должностную инструкцию и трудовой договор работника. В этих документах должно быть прописано, что в обязанности работника входила разработка сайтов, либо же подобные функции. Тогда сайт будет рассматриваться как служебное произведение (п. 1 ст. 1295 ГК), которое принадлежит работодателю, если иное не предусмотрено трудовым договором.
Если документы в порядке, ставьте сайт на учет на счет 102.0I «Программное обеспечение и базы данных». Отражайте операцию через счет 401.10.199.
Определите первоначальную стоимость по правилам СГС «Нематериальные активы» (п. 20). Не включайте в первоначальную стоимость зарплату сотрудника, если его работа была связана с исполнением иных обязанностей. Например, ваш программист обслуживает оргтехнику, занимается закупками. Если выплатили ему вознаграждение в виде премии, и она документально подтверждена, то такие расходы надо включить в первоначальную стоимость сайта.
Не забудьте собрать комиссию по поступлению и выбытию активов. Именно она должна решить, по какой цене принять объект к учету, какой срок полезного использования установить этому НМА.
Учреждение может дополнительно зарегистрировать исключительное право на сайт (ст. 1262 ГК). Однако делать это необязательно, если в дальнейшем не планируете продавать имущество. А если вдруг ситуация изменится, проведете необходимые процедуры.
Напоследок по традиции дам ссылки на нормативные документы. Если руководством принято решение о добровольной регистрации права собственности на сайт, изучите приказ Минэкономразвития от 30.09.2015 № 707, от 05.04.2016 № 211.