Наличие данных о доходах и расходах компании не даёт её владельцу полного понимания её финансовой продуктивности. Потому что доходы - это не синоним прибыли, да и сама прибыльность бизнеса не определяется даже количеством средств на его счетах.
Для того чтобы иметь ясное представление о финансовом благополучии компании надо вести одновременно несколько финансовых отчётов. Одним из основных видов такой отчётности является PnL-отчёт, позволяющий оценить чистую прибыль и убытки, которые понесла фирма за определённый период.
Что такое Pnl отчёт
PnL (англ. Profit and Loss statement) - отчёт о прибылях и убытках. Он необходим для того, чтобы сравнить сколько фирма заработала и потратила за определённый срок. Этот отчёт нужен не для того, чтобы учесть движение денежных средств на счетах компании, а для того, чтобы иметь представление о реальной прибыли, которая была получена.
Зачем нужен PnL отчёт
Ведение бизнеса порой парадоксально. В убыточной компании на счетах могут быть большие суммы денег, а в успешной у владельца может возникать ощущение, что он еле сводит концы с концами.
Однако в первой ситуации успешность иллюзорна. Например, компания реализовала товар, но поставщик предоставил отсрочку платежа.
Без ведения финансовой отчётности, в частности без PnL отчёта, за время отсрочки деньги, полученные за товар, могут постепенно уйти на другие расходы.
Как результат – кассовый разрыв, неудовольствие со стороны поставщика, а возможно и расторжение контракта.
Во втором случае доход компании может расти, но денег на счетах может не быть. Дело в том, что в строительных или производственных предприятиях прибыль выражена не только в деньгах, но и в запасах, а также дебиторской задолженности.
Именно ведение PnL-отчёта позволяет предпринимателю сделать прозрачными свои доходы и расходы и, владея всей информацией, перестать тратить деньги, которые на самом деле принадлежат его клиентам или поставщикам.
Как составить PnL-отчёт
При создании PnL-отчёта необходимо:
- суммировать все поступившие платежи;
- вычесть из них все операционные, текущие и прочие расходы.
Если результат равен нолю или даже отрицательный – компания либо не получает прибыли, либо и убыточна. Важно сверять PnL-отчёты за разные периоды, чтобы вовремя отследить, когда началось падение прибыли.
В небольшой компании такой отчёт можно составить в таблице Exel, но если речь идёт о среднем или крупном бизнесе стоит задуматься об автоматизации этого процесса, например в простом конструкторе PnL отчета в инструменте Финансы и финансовое планирование.
Доходы
Информация о доходах компании указывается в самом начале отчёта.
Обратите внимание, к доходам относится не только выручка от реализованных товаров или услуг. Это могут быть любые средства, увеличивающие доход компании:
- проценты по предоставленным займам
- стоимость сданных в аренду помещений
- выручка, полученная в результате изменения курса валют
Важно! Кредитные средства не указываются в PnL-отчёте в качестве дохода. И в целом, так называемое тело кредита не входит в этот отчёт. К расходам в свою очередь зачисляется только выплата процентов по кредиту, а не весь платёж.
Расходы
Каждая компания формирует собственные статьи расходов⁹ но чаще всего они будут включать в себя:
- зарплату сотрудников с учётом налоговых и страховых взносов;
- налоги и другие обязательные платежи;
- оплату аренды помещений;
- покупку специального ПО, оплату хостинга, разработку сайта;
- расходы на покупку или ремонт оборудования.
При учете расходов необходимо соблюдать принцип существенности и выводить большие расходы в отдельную статью.
Например, в турагентстве будет общая статья, в которую войдут офисные расходы на канцелярские принадлежности, оплату интернета и напитков для сотрудников и клиентов. А в консалтинговой компании расходы на канцелярию будут вынесены в отдельную статью.
Крупным торговым и производственным компаниям придётся указывать в отчёте не только налоги и расходы на производство, но и расходы на амортизацию. Учёт этих расходов поможет подготовиться к крупным вложениям.
Для того, чтобы рассчитать расходы на амортизацию необходимо:
- оценить предполагаемый срок эксплуатации оборудования;
- разделить сумму, потраченную на покупку оборудования на этот срок
В результате вы получите сумму ежемесячной амортизации, её и надо будет внести в отчёт.
В PnL-отчете амортизация может учитываться в разных строках. Например, в торговой организации она может быть отражена в строке «Коммерческие расходы».
Как вести PnL отчёт в Platrum
В Platrum создан простой конструктор PnL, где можно создать отчет за несколько кликов. Просто добавляйте все поступления, расходы и перемещения между кассами и вы сможете отследить детализацию доходов и трат, а также увидите реальный финансовый результат компании.
В отчет подгружаются все транзакции, добавленные в проект. За счет связи типов транзакций и групп отчета они разбиваются на группы. Отчет можно построить по дате создания транзакции, либо по дате отчета с группировкой по дням, месяцам и году. Группы и их связь с типами транзакций создается в настройках PnL отчета.
Отчет может увидеть только владелец проекта. Если вы хотите, чтобы к нему имели доступ ваши коллеги, просто выдайте доступ через настройки. Вы можете дать доступ как на просмотр, так и на настройку отчета.
Данные в отчете доступны в зависимости от того, какие кассы доступны сотруднику. Если ему доступна только одна из нескольких касс, то в отчете он увидит только эти данные.
Подключите простой инструмент Финансы и начните контролировать деньги компании.
Отличие отчёта PnL от отчёта ДДС
Для формирования отчёта PnL часть данных мы можем взять из отчёта ДДС, с которым он тесно связан.
ДДС - это отчёт движения денежных средств, в котором отмечено, когда деньги попадают на счет/в кассу или уходят с них.
ВАЖНО!
- В ДДС отмечаются фактические поступления и выплаты со счетов компании, а также движения средств между счетами.
- В PnL отмечаются начисленные поступления и выплаты, даже если средства придут на счёт только в следующем месяце.
Из отчёта ДДС для формирования PnL-отчёта можно взять только те статьи расходов, которые остаются одинаковыми в разные периоды. Это может быть арендная плата, оплата связи с другие расходы.
Заключение
Не имея точной информации о прибылях и убытках невозможно оценить рентабельность бизнеса и реальную эффективность управления. Поэтому PnL-отчёт - это прекрасный инструмент для тех предпринимателей, которые хотят управлять своей компанией в режиме реального времени и иметь все необходимые данные для анализа текущей финансовой ситуации.
Отсутствие отчетности
Ведется отчетность в Pnl
- Компания может работать в убыток, не замечая этого.
- Возникают кассовые разрывы - временная нехватка денег на обязательные расходы.
- Возможно возникновение проблем с налоговой, поставщиками, клиентами.
- Доходы и расходы становятся прозрачными.
- Владелец бизнеса знает, сколько он получает чистой прибыли.
- Есть возможность понять, на каком этапе начинается потеря средств.
- На основе прозрачной финансовой отчётности можно принимать верные управленческие решения.
Ведение PnL-отчётов позволяет не выпускать финансы из-под контроля и принимать верные управленческие решения.