Часто бывает, что контрагенты находятся не просто в разных городах, а даже на разных континентах. Как в таких случаях можно заключить с ними договор, чтобы он имел юридическую силу?
1. Пересылка оригиналов.
Способ, которым до сих пор пользуется большинство, хотя он достаточно трудоемкий. Каждая сторона отправляет друг другу подписанные экземпляры (как правило, 2, если не требуется иное). После получения документов договоры подписываются, один остается у получившего, а второй отправляется обратно отославшему. Таким образом, у обоих контрагентов в итоге оказывается по подписанному двумя сторонами оригиналу договора. Из минусов можно отметить риски, связанные с пересылкой (почта не всегда работает идеально) и получением документов (получивший может уверять, что ничего не видел – не слышал).
2. Пересылка сканов.
Если заранее в договоре прописать возможность использования сканов документов, и указать электронную почту, с которой будет вестись переписка, то допустим обмен сканами договоров. Это бесплатно и намного быстрее ожидания письма с «живым» документом. Достаточно составить договор, распечатать, подписать и отсканировать\сфотографировать, после чего отправить на электронную почту, в идеале с корпоративным доменом. В случае споров будет проще доказать, что не посторонний человек получил письмо.
3. Использование электронной подписи.
При наличии у контрагента ЭЦП можно использовать ее для подписи официальных документов. В этом случае готовый договор переводится в формат PDF и с помощью специального ПО осуществляется его подписывание. Подписанный договор можно отправить по почте или выложить в облако. К минусам можно отнести редкое использование ЭЦП у физических лиц и сложности с приобретением необходимого ПО.
4. ЭДО.
Все больше организаций переходят на электронный документооборот. Таким образом, в привычном формате можно осуществить быстрый и правильный с точки зрения закона обмен договорами. Ознакомиться с этим способом поближе и вариантами его оплаты можно по ссылке http://msnet.ru/service1c/1c-edo/
#эдо #электроннаяподпись #документы #документооборот #договор