Любым компаниям, даже небольшим, необходимо хранить документацию о сделках, сотрудниках и налогах. Некоторые документы хранятся один год, а некоторые и 50 лет. В этой статье вы узнаете, какие документы нужно хранить в архиве и сколько стеллажей для этого вам понадобится.
Очевидно, хранить документы обязательно, если сделка еще не закрыта или услуги оказаны не в полной мере. Документы нужны, чтобы в случае разногласий с поставщиками или клиентами вы могли защищаться в суде. А если было обнаружено нарушение договора или у надзорных органов возникли вопросы о правомерности операций, то отчетность поможет вам отстоять свою позицию.
От каких документов нельзя избавляться?
- Для налогового учета.
- Для бухгалтерского учета.
- Для кадрового делопроизводства. Помимо трудовых книжек, трудовых договоров и личных дел действующего персонала, компании должны хранить информацию об уволенных сотрудниках 50 или 75 лет.
Информация о сроках хранения содержится на сайте Росархива. В целом, документы сохраняются либо на время, либо навсегда. Причем начало хранения начинается с 1 января следующего года. Например, если компания подписала договор 2 января 2020 года, а срок действия истек 2 февраля 2021 года, то хранение начинается с 1 января 2022 года.
Если компания не предоставляет пакет документов по запросу налоговой службы или другого участника договора, то она несет административную и налоговую ответственность. По истечении срока хранения компания должна правильно уничтожить документы: назначить экспертную комиссию, подписать протокол и составить акт.
Частые ошибки при хранении
Компании, которые ведут электронный документооборот, зачастую оцифровывают ранее подписанные бумажные документы, что категорически запрещено. Закон разрешает хранить документы в электронном виде, на которых стоит электронная подпись.
Требования к электронному архиву:
- Храните документы минимум на двух устройствах: дисках, флешках, облачных хранилищах.
- Обеспечьте конфиденциальность данных.
- Используйте оборудование по просмотру и копированию электронных документов.
- Проверяйте состояние электронных документов: если обновляется ПО, то оно должно иметь возможность открыть файлы.
Компании, которые хранят документы в бумажном варианте, также должны следовать правилам Росархива. Хранить документы необходимо в надежном месте и в закрытом доступе, иначе их могут украсть. Не стоит забывать о возникновении чрезвычайных ситуаций: пожары и затопления. В случае уничтожения бумаг потребуется документальное подтверждение от МЧС или управляющей компании.
Одни обращаются в специальные организации для хранения документов, а другие оборудуют собственные помещения под архив. Требования Росархива к помещению:
- Наличие системы пожаротушения и сигнализации.
- Температура воздуха 17-19 градусов.
- Влажность 50-55%.
- Прочность и безопасность хранилищ. Компания “Промет” предлагает металлические стеллажи и картотеки с вместительностью до 60 кг бумаг. Шкафы имеют две дверцы и оборудованы замками. В комплекте идут два ключа.
Храните документы правильно и своевременно избавляйтесь от бумаг с истекшим сроком действия.