Когда клиент автосервиса передаёт мастеру-приемщику ключ от машины, то обычно вздыхает с облегчением: в ближайшее время переживать об авто не придётся. А вот мастер-приемщик получает дополнительный груз ответственности, потому что таких ключей у него уже полный ящик, и потерять или перепутать очередной проще простого.
Несколько слов о порядке
Ключи в автосервисах путаются и теряются, это грустный факт. Оставим за скобками случаи злонамеренного вредительства. Чаще всё происходит по следующей схеме: сотрудник взял ключ, воспользовался, положил в карман, да и забыл про него. А его коллега уже сбился с ног в поисках. К ремонту приступить нельзя, сроки горят, коллектив нервничает… Нет, здесь однозначно нужна какая-то система учета.
Оптимальный способ — ключница и журнал учета при ней. Система работает без сбоев, если каждый сотрудник неукоснительно соблюдает простой алгоритм: расписался в журнале —> взял ключ —> выполнил необходимые манипуляции —> повесил ключ на место —> снова расписался в журнале. При этом настоятельно не рекомендуется передавать ключи напрямую из рук в руки — именно так они и теряются. У данной методики есть одно слабое место: сами ключи, точнее, их схожесть. На доске висит штук двадцать — как быть уверенным, что взял именно тот, за который расписался в журнале? Вот об этом и поговорим.
Двадцать два из ларца одинаковых с лица
Очень важно помечать ключи максимально понятным образом, ведь когда счет идет на десятки, надеяться на зрительную память как-то опрометчиво. Вот какие варианты можно использовать:
Стикеры — цветные листочки бумаги с клейкой полосой. Можно наклеить на брелок или сам ключ и подписать шариковой ручкой.
Плюсы:
- Продаются в любом киоске Роспечати, стоят копейки.
- Разнообразие цветов позволяет ввести дополнительную дифференциацию: например, желтые стикеры для кузовного ремонта, розовые — для электрики.
Минусы:
- Выглядят непрезентабельное, если не сказать неряшливо.
- Держатся непрочно и могут отклеиться в самый неподходящий момент.
Бумажные браслеты, какие используются для прохода на платные мероприятия.
Плюсы:
- Прочные — случайно точно не оторвётся.
- Яркие — видны издалека.
- Длинные и узкие — удобно пропускать в кольцо брелка или ключа и застёгивать.
Минусы:
- Нужно заказывать у специализированных поставщиков.
- На узкой полоске неудобно писать.
- Внезапно, снова прочность: чтобы снять такой браслет с ключа, клиенту придётся поискать ножницы или пустить в ход зубы.
Брендированные ярлыки — бумажные (реже пластиковые) ярлыки специальной формы с текстовым полем, оформленные в цветах вашего предприятия
Плюсы:
- Работают на маркетинг: на каждом ярлыке ваш логотип, телефон и адрес сайта.
- Предусмотрены именованные поля: марка и модель авто, госномер, фамилия приёмщика.
- Имеют специальную застёжку для крепления.
Минусы:
- Разработка макета и печать стоит денег, причем из-за сложной формы ярлыка печать доступна не в каждой типографии.
- Материал может плохо воспринимать шариковую ручку, а писать маркерами на маленькой площадке неудобно.
Автоматизированные системы хранения ключей — совмещают аппаратный комплекс и программное обеспечение.
Плюсы:
- Могут разделять доступ к ключам для сотрудников с разным кругом обязанностей.
- Ведут учёт взятым ключам, отражают его в специальном документе.
- Имеют защиту от разгильдяя: ключ нельзя вынуть из гнезда, пока не введешь все данные или не подтвердишь свою личность.
- Позволяют управлять сотнями ключей — особенно актуально для автосалонов.
Минусы:
- Это дорого. Если стикеры можно купить буквально на сдачу с обеда, а на ярлыки или браслеты потратиться единоразово, то установка и обслуживание такой системы — полноценная статья бюджета, позволить себе которую готово далеко не каждое предприятие, особенно из сегмента малого или среднего бизнеса.
В заключение следует отметить, что сам по себе метод контроля ключей на СТО вторичен. А на первом месте по важности стоит дисциплина и стремление к порядку во всех аспектах работы: в хранении ключей от клиентских автомобилей, в ведении складского учёта, в оформлении документов, в расчете стоимости ремонта и т.п. К слову, в отношении последних пунктов поддерживать порядок помогает «АвтоДилер Онлайн».