Нередко перед руководителем предприятия встает не одна, а две или более задач. Оказаться в двух местах одновременно невозможно, поэтому директор выдает доверенность подчиненным или представителям. Таким образом, делегирование полномочий генерального директора через доверенности становится обыденностью, от которой не ожидают неприятностей. Между тем, недостаток внимания к этой сфере может обернуться значительными рисками компании. ⚠
Где возможны ошибки ⛔
Самые частые ошибки при оформлении доверенности:
- доверенность выдана неуполномоченным лицом;
- не указаны обязательные реквизиты;
- неудачные формулировки полномочий доверенного лица;
- не учтены нюансы по определению срока действия;
Причина ошибок - отсутствие юридического контроля за процессом. В небольших компаниях нет юридической службы, а доверенности выдают либо бухгалтерия, либо заместитель директора.
❗ Важно: для большей безопасности в случае смены генерального директора выданные им доверенности лучше отменить, не забыв при этом уведомить представителя и третьих лиц.
✅ Чтобы снизить риски, особенно в отношении передоверия полномочий, надо заранее разработать и утвердить необходимые формы доверенностей. Наладить автоматическое оформление доверенностей стоит для финдиректора, главбуха, руководителя службы персонала, лиц, ответственных за отпуск и приемку материальных ценностей.
А если директор - умер?
Согласно закону, действие доверенности, выданной физическим лицом, прекращается с момента смерти человека, который ее выдал (п.5, ст. 188 ГК РФ). С доверенностями, выданными от лица компании, не всё так однозначно. Закон признает стороной такой сделки не лицо (директора), а компанию (п.3, ст. 53 ГК РФ). Поэтому со смертью человека, занимавшего эту должность, действие доверенности сохраняется.
Если доверенность удостоверена нотариусом, то документ можно проверить в реестре Федеральной нотариальной палаты по реквизитам.
Часто встречающиеся проблемы при использовании доверенностей:
- компания оплатила товар и этот товар был принят лицом с недействительной доверенностью - возникают риски начиная от необходимости переоформления отгрузочных документов и заканчивая утратой товара;
- товар доставлен, а банк не проводит оплату, потому что система не принимает доверенность, так как в базах данных произошли изменения;
- негативные последствия при подаче бухгалтерской, налоговой и других видов отчетности - нарушение сроков и получения за это штрафов из-за того, что было затрачено время на переподписание документов.
