Рабочее место часто вынуждает лидеров балансировать все это с помощью нескольких временных интервалов. Эти сверхчеловеческие ожидания в отношении поведения и результатов деятельности лидеров затрудняют им успешную расстановку приоритетов, заставляя многих становиться жертвами четырех распространенных ошибок при расстановке приоритетов.
МАНИЯ МНОГОЗАДАЧНОСТИ
Многие люди получили повышение до руководства, потому что они были отличными многозадачниками, демонстрируя способность сбалансировать и завершить все. Некоторые лидеры также обладают сильной этикой ответственности и долга перед своей организацией и своими людьми, что заставляет их быть тщательными и добросовестными во всем, что они делают. Эта приверженность, возможно, сослужила им хорошую службу в достижении их рабочих целей, но может оказаться сложной задачей при руководстве другими.
НЕ ХВАТАЕТ ОБЩЕЙ КАРТИНЫ
Когда они обращают на это внимание, лидеры часто оказываются в состоянии увидеть, насколько взаимосвязаны различные виды работы и проекты. Такое представление на системном уровне может затруднить определение приоритетов, поскольку может показаться, что все взаимосвязано и, следовательно, важно. Истина заключается в том, что, хотя вся работа может быть взаимосвязана, не вся она важна.
ОПЕРЕЖАЯ РАБОЧУЮ НАГРУЗКУ
По моему опыту руководства быстро развивающейся организацией, сама скорость компании (темп, в который я внес свой вклад) мешала мне замедлиться настолько, чтобы поразмыслить. Что самое важное? Что мы можем лишить приоритета? Не слишком ли много мы берем на себя?
Когда вы двигаетесь быстро, часто легче сказать "да" всему и поверить, что мы сможем справиться с нагрузкой.
РАЙ ДЛЯ ТЕХ, КТО РАДУЕТ ЛЮДЕЙ
Быть угодником людей на руководящей должности может быть особенно сложно. Существует опасение, что чем больше вы ставите какую—то работу выше других — решаете закрыть работу, которую некоторые люди настоятельно рекомендуют продолжать, - тем больше вы открываете себя для разногласий и отпора.
🥁 7 привычек лидера с приоритетами
Лидеры сталкиваются с уникальными проблемами, требующими лучшего определения приоритетов, но использование одной или нескольких из наших семи простых практик может привести к значительным улучшениям.
🪞ПОЗНАЙ САМОГО СЕБЯ
Понимание себя и своих предрасположенностей - это наша отправная точка. Повысьте свое самосознание, проведя самоаудит или получив обратную связь от окружающих вас людей двумя способами:
Самоаудит: Оглянитесь назад за последние шесть месяцев и подумайте о моментах, когда вам нужно было расставить приоритеты. Что сработало, а что не сработало? Какие основополагающие убеждения или модели поведения способствовали или препятствовали вашей способности расставлять приоритеты в наиболее важной работе?
Обратная связь 360: Сбор отзывов от людей, с которыми вы тесно сотрудничаете, является одним из лучших способов выявления "слепых зон". Спросите своих коллег, начальников и непосредственных подчиненных о том, как вы расставляете приоритеты. Когда у вас это хорошо получается? Когда они видят, что вы боретесь?
🗓️ ВЕРНУТЬСЯ К ИСТОРИИ
Принцип Парето гласит, что 80% результатов генерируются 20% входных данных. Возможно, 80% вашего дохода поступает от 20% ваших клиентов. Или 80% ваших результатов генерируются за 20% ваших часов.
Не все часы и виды работы созданы равными. Проведение исторического аудита для понимания факторов, определивших большинство ваших результатов, может помочь определить, как вы можете по-другому использовать свою энергию и время. Возможно, вы сокращаете встречи, сокращаете количество электронной почты или меняете график поездок. Вот несколько вопросов, которыми следует руководствоваться при проведении аудита, который можно провести самостоятельно или с вашей командой:
Каковы были мои ключевые результаты за последние 6-12 месяцев?
Какие затраты (время, ресурсы, штатное расписание, усилия и т.д.) оказали наибольшее влияние на достижение этих ключевых результатов?
Каковы были исходные данные, которые я считал важными, но в конечном счете не повлияли на мои результаты?
Как я могу изменить приоритеты своих входных данных на основе того, что я узнал в ходе этого аудита?
👀 ВЗГЛЯД НА ГОРИЗОНТ
Понимание важности и своевременности выполнения задачи может помочь правильно распределить наши усилия. Вместо того чтобы пасть жертвой тирании неотложного, дальновидный взгляд может помочь прояснить, что будет важно сейчас и в будущем. В своей книге "Решающий" Чип и Дэн Хит описали инструмент принятия решений под названием "правило 10/10/10". Они спрашивают: Как мы отнесемся к этому решению через 10 минут? Через десять месяцев? Через десять лет?
Структура 10/10/10 позволяет лидерам уменьшать масштаб при принятии решений, избегая распространенной близорукости в загруженных организациях. Для амбициозных вы можете добавить мой любимый вопрос: что наши преемники хотели бы, чтобы мы делали сегодня через 10 лет?
🍋 СОКРАТИТЕ СВОЕ ВРЕМЯ
Когда я решил перевести свою компанию на 4-дневную рабочую неделю, я обратился за советом к своему другу Грегу МакКеону, автору книги "Эссенциализм". Он сказал притвориться, что мы каким-то образом были вынуждены работать только два дня, но несли ответственность за те же результаты, что и при работе пять дней.
Это вымышленное ограничение, предположил Маккеаун, помогло бы прояснить, что является критическим. Когда мы ввели аналогичные ограничения в моей компании, мы поняли, что небольшое количество проектов непропорционально влияет на наши ключевые результаты.
❌ Репетируйте , говоря " нет "
Многим легче сказать "да", особенно когда мы хотим, чтобы нас любили или воспринимали как командных игроков. Но говорить "нет" - это основа расстановки приоритетов, и это та сила, которую мы можем развить. Если у вас, как и у меня, есть склонность радовать людей, для успешного определения приоритетов потребуется преодолеть ориентацию по умолчанию, чтобы не раскачивать лодку.
Начните с практики говорить "нет" мелочам (например, нежелательным электронным письмам, которые не являются важными) и используйте этот импульс, чтобы укрепить свою уверенность. Вот несколько сценариев, которые я использовал, чтобы защитить свое время:
Незапрашиваемые электронные письма
Привет [имя]. Большое спасибо за то, что обратились ко мне. Прямо сейчас я сосредоточен на нескольких ключевых приоритетах, поэтому я не могу подключиться дальше. Чтобы помочь, вот несколько ссылок / ресурсов, связанных с этой темой.
Смещение приоритетов на более поздний срок
Привет [имя]. [предоставленная возможность] звучит важно и захватывающе, но я сосредоточен на нескольких ключевых приоритетах на следующие 30/60/90 дней (выберите один). Можем ли мы вернуться к этому через x дней / недель / месяцев?
✍️ ОТСЛЕЖИВАТЬ, ОТРАЖАТЬ, КОРРЕКТИРОВАТЬ
Как и в случае с отказом, расставлять приоритеты становится легче, чем больше вы это делаете. Введение временных ограничений может помочь укрепить ваши навыки расстановки приоритетов и одновременно улучшить ваши результаты.
В дополнение к ограничениям на количество часов в вашей рабочей неделе, подумайте о том, чтобы ограничить количество времени, которое вы тратите на выполнение конкретной задачи или проекта. Думайте о времени как о бюджете, из которого вы черпаете средства, отслеживая свое время и сравнивая свои прогнозы с фактически затраченным временем. Эти данные могут помочь вам определить, как принцип Парето влияет на ваши результаты.
Я отслеживал свои часы в простой электронной таблице, создавая категории того, как я проводил свое время. Использование бесплатного приложения для отслеживания времени - еще одна альтернатива.
🐌 ДЕЛАЙТЕ ЭТО МЕДЛЕННО
Как генеральный директор Uncharted, я обнаружил, что постоянно принимал неправильные решения, когда спешил. Гораздо проще продолжать говорить "да" несущественным проектам и задачам, чем замедляться и делать трудный выбор в отношении того, что должно продолжаться, а что нет.
Разработка процесса, с помощью которого будет приниматься решение, может помочь вам расставить приоритеты. Каковы сроки принятия решения? Кто должен быть вовлечен в это дело? Лучшие решения - это не только результат хорошего анализа, но и хорошего процесса.