Чем больше сотрудников в организации, тем больше объем кадровой документации, тем сложнее уследить за тем, чтобы все необходимые документы были в наличии и оформлены в соответствии с нормативными актами. Есть несколько ситуаций, в которых наведение порядка в бумагах, их проверка просто необходимы. Проверка документации отдела кадров – это и есть не что иное, как кадровый аудит.
Проведение кадрового аудита дает руководителю ясность, в каком состоянии находится кадровая документация, все ли документы оформлены в соответствии с изменениями в законодательстве, необходимо ли их доработать или создать дополнительно. Справиться с этим вам помогут опытные специалисты аудиторской компании ФИНРОСА!
Проведение кадрового аудита может быть инициировано следующими типичными факторами:
Намечается проверка госинспекции по труду. Результатом выявленных ГИТ нарушений могут быть штрафные санкции, поэтому лучше заранее удостовериться в наличии всей кадровой документации, а также убедиться в том, что она верно оформлена. Проверка ГИТ может быть плановой, а может случиться внезапно из-за жалобы работника на несоблюдение компанией его прав.
С приходом на предприятие нового руководителя компании либо отдела кадров все отделы должны подготовиться к тому, чтобы отчитаться ему о состоянии дел. Грамотный управленец должен быть в курсе всего, что происходит на предприятии, и держать все под контролем.
В законодательство или нормативные кадровые акты внесены поправки, которые требуют провести оценку соответствия им имеющейся документации и ее коррекцию
Как и любой другой аудит, кадровый бывает внешним и внутренним. В первом случае проведением аудита занимается аудиторская фирма, а во втором из работников предприятия набирается комиссия, в состав которой должны быть включены кто-то из руководства, главный по кадрам, юрист, бухгалтер.
Основные вопросы: с чего начать, что проверять, как оформить заключительный отчет по кадровому аудиту.
КАК ПРОВЕСТИ КАДРОВЫЙ АУДИТ
Проведение проверки кадрового производства начинается с приказа руководства. В этом документе должны быть обозначены сроки аудита, кто входит в комиссию, а также объект проверки. Что может быть объектом проверки? Это зависит от причин, по которым инициировано ее проведение.
Если надвигается плановая проверка трудовой инспекцией, естественно, назначается полный аудит всего кадрового делопроизводства. Недостатком такой всеобъемлющей проверки является высокая стоимость, а главное, на это уходит очень много времени. Преимущества, конечно, неоспоримы: после проведения полного аудита есть возможность восполнить недостающие документы, исправить обнаруженные ошибки, а в итоге – полная уверенность и спокойствие: никакая проверка не выявит нарушений.
Обычно в организациях делается выборочный аудит. Приказ о его проведении, как правило, издается в случае возникновения претензий к работе отдельных участков в кадровом производстве. Безусловно, выборочный аудит экономит время и финансы, но при этом остается вероятность упущенных нарушений на других участках.
Приказ издан. Что же дальше? Необходимо подготовить регламент проверки. То есть комиссии нужны методические указания, нормативные акты в свежей редакции, в которых описывается, какие документы должны иметься в отделе кадров, и как правильно они должны оформляться. В том случае, если к проверке привлекается внешняя организация, специализирующаяся на аудите, естественно, ее сотрудники уже имеют все необходимые знания, и начинают они (после подписания соглашения об оказании услуг) с ознакомления с делами на фирме, бесед с руководящим составом и начальником отдела кадров.
Далее сформированная комиссия создает ведомость, и начинает методично проверять каждый документ, внося в ведомость его наименование, факт наличия и корректность составления.
Перечень кадровых документов и журналов, которые у кадровиков должны быть в наличии:
- личные дела трудящихся
- трудовые книжки и книга учета их перемещений
- трудовые соглашения
- графики ежегодных отпусков
- штатное расписание
- приказы о принятии на работу, увольнениях, внутренних переводах
- различные заявления работников
- инструкции по охране труда
- должностные инструкции
- журнал регистрации трудовых соглашений
- журнал учета проверок
И прочие документы, журналы и приказы, имеющие отношение к кадровому делопроизводству. Все их нужно оценить на предмет соответствия нормативам составления. Ведомость по завершении аудита подписывают все члены аудиторской группы.
ИТОГИ КАДРОВОГО АУДИТА В ОРГАНИЗАЦИИ
Отчет о проведенной кадровой проверке должен включать в себя основание, на котором она проведена, то есть номер приказа, задачи, которые были поставлены, выявленные несостыковки с законодательными актами и нормативами, а также экспертное мнение о необходимых мероприятиях для устранения недочетов.