Для выполнения грузоперевозки заключают договор перевозки и/или договор транспортной экспедиции. При этом для любой грузоперевозки оформляется сопроводительная документация, регламентированная нормативно-правовыми актами.
Цифровизация в логистике развивается стремительно, и сейчас многие компании переходят на электронный документооборот, отказываясь от бумаг
Если заключают договор перевозки груза
В этом случае отправитель поручает перевозчику за установленную плату доставить груз получателю. Заключение такого договора регламентируется главой 40 ГК. Все сопроводительные документы можно оформить электронно.
1. Заказ (заявка на перевозку)
Согласно постановлению Правительства № 2200 от 21.12.2020, договор перевозки груза может заключаться посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению. Электронный заказ на перевозку может быть создан в формате договорного документа, утверждённого приказом ФНС от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@.
Указанный формат применяется факультативно. То есть заказчик может создать собственную форму, но если потребуется предоставить такой документ в ФНС, то его нужно будет изготовить на бумажном носителе. Если же договорной документ будет создан в утверждённом ФНС формате, то его можно будет направить электронно.
2. Транспортная накладная
При заключении договора перевозки грузов грузоотправитель обязательно оформляет транспортную накладную в унифицированной форме, которая утверждена постановлением Правительства № 2200 от 21.12.2020. Без этого документа получатель не может принять груз у перевозчика.
Формат электронной транспортной накладной (ЭТрН) утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ ещё в январе 2022 года. Этот же документ утверждает формы сопроводительной ведомости и заказ-наряда (договора фрахтования).
А с 1 сентября 2022 года вступило в силу постановление Правительства № 931 от 21.05.2022, регламентирующее правила обмена электронными перевозочными документами.
Из основных правил можно отметить:
- обмениваться электронными транспортными накладными можно только через операторов ЭДО;
- доступ к данным транспортной накладной предоставляется ФНС, МВД, Минтрансу, Ространснадзору и Минцифры посредством направления ЭТрН в ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов);
- для подписания ЭТрН используется сертификат усиленной квалифицированной подписи.
Если грузоотправитель хочет использовать транспортную накладную в качестве первичного учётного документа, то, помимо электронной формы, необходимо отдельно составлять экземпляр на бумаге.
Но возможен и полный отказ от бумажных документов, если грузоотправитель в качестве первичных документов для учёта расходов будет использовать акты выполненных работ и универсальные передаточные документы (УПД). Такую возможность ФНС подтвердила в письмах № СД-4-2/5238@ и № АС-4-15/15570@.
3. Акт выполненных работ и УПД
Формат акта утвержден приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Его применяют факультативно (можно разработать свой вариант, но тогда для предоставления в налоговую потребуется бумажная копия). Электронный акт можно передавать любым удобным способом — через сайт перевозчика, по электронной почте, через оператора ЭДО.
Формат УПД утверждён приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Его использовать обязательно. УПД передаётся только через оператора ЭДО.
Если заключают договор транспортной экспедиции
Узнайте, что делать в этом случае прочитав статью полностью.