Представьте: в одном офисе, в одном open space сидят команды сотрудников. Они общаются, обедают, проводят вечера, делятся рабочими инструментами, у них общий сисадмин, офис-менеджер, кадровик, корпоративы. Но разные эйчары, подход к работе с командами и правила игры. HRD международного холдинга up.ru Ольга Светличная столкнулась с такой ситуацией, но смогла объединить эйчаров.
Почему вообще так получилось и в чём суть проблемы
Исторически компания состояла из трёх команд, которые существовали отдельно. Совершенно логично, что у каждой был свой эйчар.
Функции эйчаров в командах были схожи: подбор персонала, заполнение табеля рабочего времени, проведение выходного интервью, организация общих (для всех команд) корпоративов, формирование обратной связи по итогам стажировки (да, это делал не тимлид). В одной из команд эйчар мог решать, увольнять или оставить сотрудника, а заодно решал, брать ли соискателя на работу: тимлид даже не встречался с кандидатами.
После переезда в один офис эйчаров не объединили, что привело к несостыковкам, которые доставляли дискомфорт и наводили смуту. Как итог: руководители всех трёх команд поняли, что нужно что-то делать, и пригласили меня справиться с ситуацией.
Почему отдельный эйчар для каждой команды — не всегда хорошая идея
- размытая зона ответственности всех участников процесса: и эйчара, и тимлида
- неравномерное распределение задач в командах: когда я начала работать с командами, в одной было 13 вакансий, в другой две, в третьей ноль
- дублирование функционала, из-за чего специалист по кадрам и эйчар находились в напряженных отношениях (например, выясняли, кто кому и зачем поменял график)
- низкая вовлеченность тимлидов, нежелание нести ответственность и принимать решения
- отсутствие понятного алгоритма работы для руководителей и сотрудников, особенно с учётом того, что сотрудники ещё и перемещались из проекта в проект
- отсутствие взаимозаменяемости эйчаров: отпуск одного из них приводил к полной остановке всех процессов в команде
- как бонус: отсутствие статистики, аналитических данных, раздутые бюджеты на джоб-сайты
Как я смогла объединить эйчаров
Мне и моей команде очень помог беспредел, который творился в компании. Все эйчар-процессы в ней были настолько стихийны, непредсказуемы и хаотичны, что мои предложения принимались без сопротивлений — сотрудники и руководители были рады, что появилась ясность.
Сложности возникли только с выводом на стажировку новых сотрудников. До моего прихода в команду новички попадали в настоящую игру на выживание, так как были полностью предоставлены самим себе, не было даже ввода в должность. Я предложила систематизировать все процессы, но встретила сопротивление со стороны тимлидов по вполне понятным причинам: им не хотелось тратить время на выполнение новых задач. А их оказалось немало: нужно было всё продумать, написать чек-листы и другие документы, постоянно контролировать новых специалистов, оценивать их, помогать и направлять. Чтобы побороть сопротивление, я показала тимлидам затраты на подбор. Когда они увидели, сколько денег компания теряет при большой текучке, сразу согласились с моими идеями. А ещё поняли, что через активное участие в адаптации прокачивают и свои управленческие компетенции, что тоже в плюс.
Что было самым сложным при переходе от нескольких эйчаров к одному эйчар-отделу
Договорится со всеми участниками процесса, так как все отстаивали мифические границы. Но на любое сопротивление я задавала вопрос: а как бы ты предложил сделать? 😀
Что помогло добиться результата?
- вовлечение всех в проект
- создание единой рабочей группы
- демонстрация плюсов такого взаимодействия для всех
В итоге мы получили понятный и простой алгоритм взаимодействия для всех по всем эйчар-проектам:
- единая функция рекрутинга: запрос поступает руководителю, а потом переходит к конкретному специалисту в зависимости от сложности позиции или нагрузки рекрутера
- единые форматы сопровождения процессов: профиль должности, формат обратной связи, адаптационный лист
- конкретные и чётко разделённые зоны ответственности: тимлиды отвечают за принятие всех ключевых решений в своей команде, а эйчары сопровождают их при необходимости
- делегирование работы с табелем специалисту по кадровому делопроизводству
- полная взаимозаменяемость каждого участника эйчар-команды
- понятный формат ведения рекрутинговой CRM: заказчики при желании участвуют и видят процесс
- наличие эйчар-аналитики
- рост компетентности сотрудников: команда эйчаров объединилась, появилась возможность делится лучшими практиками, работать по общим задачам
__
А вы закрепляете эйчаров за каждой командой? Поделитесь своим опытом удачного разделения или объединения, и мы напишем вашу историю!