ЮРИДИЧЕСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В отдел правовой защиты от главного бухгалтера поступил следующий запрос на разъяснение: Возможно ли ставить печать на подпись сотрудников (наделенных правом подписи документов по доверенности) на Универсальный Передаточный Документ (далее - УПД) и Товарную накладную (далее - ТН).
Возникло очень много вопросов по оформлению документов, а именно ТН, УПД.
На основании выданных доверенностей ответственные лица по своим направлениям принимают ТоварноТМЦ и соответственно ставят подпись в получение с указанием № доверенности.
Прошу вас дать разъяснения с ссылкой на нормативные документы, возможно ли ставить гербовую печать на подпись данных сотрудников, наделенных правом подписи документов по доверенности.
Ответ: Если Предприятие (далее – Предприятие) не относится к органам, организациям и учреждениям, обладающим правом помещения герба РФ на печати. Предприятие в своей деятельности использует круглую печать (не гербовую).
Проставление на первичных бухгалтерских документах, в том числе на универсальном передаточном документе, товарной накладной оттиска печати Предприятия (круглая печать Предприятия), в том числе и на подписи поверенного (лица, действующего на основании доверенности) возможно, но не обязательно.
Правовое обоснование:
В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Предприятие не относится к организациям и учреждениям, наделенным государственно-властными полномочиями и не может помещать на печати государственный герб РФ. Упоминание иных форм герба, кроме герба РФ в нормативных актах отсутствует
Унитарные предприятия должны иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия. Печать унитарного предприятия может содержать также его фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранном языке (п. 3 ст.2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях», п. 1.4. Устава Предприятия. Таким образом, Предприятие использует круглую печать (не гербовую).
По вопросу о возможности проставления круглой печати Предприятия на подписи лиц, уполномоченных на подписание первичных бухгалтерских документов (УПД, ТН и т.п.) на основании доверенностей разъясняю следующее:
1) Обязательность проставления круглой печати в первичных учетных документах (независимо от лица, подписывающего документы):
В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Оттиск печати не поименован в данном перечне. Таким образом, бухгалтерское законодательство не налагает обязанности ставить в первичных учетных документах (в том числе передаваемых контрагентам) оттиск печати (в том числе при ее наличии на предприятии), независимо от лица, подписывающего документ.
В то же время нужно учитывать, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Утвержденные формы первичных документов являются элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 №106н)). Соответственно, если в первичном документе, утвержденном на предприятии, предусмотрено место для печати (М.П.) (например, в документообороте компании используется товарная накладная по форме ТОРГ-12, содержащаяся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132), во избежание излишних споров с контрагентом о ненадлежащем оформлении документов (ранее такой позиции придерживались налоговые органы - Постановление ФАС Московского округа от 16.02.2009 № КА-А40/374-09 по делу № А40-49989/08-139-171; Постановлением ФАС Московского округа от 13.09.2007, 20.09.2007 № КА-А40/9376-07 по делу № А40-13719/06-98-84 и Министерство финансов - Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 9 июня 2011 г. N 03-02-07/1-187) возможно проставление печати с учетом позиции контрагента.
Однако следует отметить, что печать не является обязательным реквизитом, то есть отсутствует императивная норма, обязывающая проставление печати (см. Приложение №3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»
Таким образом, печать Предприятия в УПД и ТН ставить необязательно, но возможно.
2) Обязательность проставления круглой печати в первичных учетных документах, подписываемых лицами, уполномоченными действовать от имени Предприятия.
Постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 одобрена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), рекомендованная для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени, применяются арбитражными судами.
Согласно п. 2.3.21. ЕГСД, печать, воспроизводящая наименование соответствующего учреждения или его структурного подразделения (не гербовая), может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью граждан (о месте работы, о заработной плате и т.д.).
Перечень других документов, на которых проставляется, печать, определяется учреждением на основании действующих нормативных актов.
Таким образом, проставление круглой печати на подписи поверенных в УПД и ТН законодательством императивно не урегулировано и должно определяться локальными нормативными актами Предприятия.
В то же время, возможно (рекомендовано) проставлять круглую печать Предприятия на подписях поверенных:
-при наличии в первичных бухгалтерских документах реквизита М.П. (место печати);
-выражении со стороны контрагента волеизъявления о необходимости проставления печати Предприятия на подписи поверенных в УПД и ТН;
-во избежание излишних споров с контрагентами, рассматривающими в отдельных случаях отсутствие оттиска печати в УПД и ТН, содержащих реквизит М.П. (место печати) как свидетельство ненадлежащего оформления документов.
Либо исключить из реквизитов первичных бухгалтерских документов «М.П. (место печати)» как необязательного элемента документа.
