Захотелось мне рассказать об автоматизации подбора, о том, зачем она нужна и какая программа более всего подходит именно для ваших целей. Но, начну издалека: с воронки подбора и необходимости вообще информацию хранить.
Любая компания в стадии роста сталкивается с необходимостью подбора персонала. И, вне зависимости от того кто подбором занимается, директор, секретарь или кто-то из руководителей, в какой-то момент времени все сталкиваются с необходимостью сохранять информацию о проведенных собеседованиях и людях, с которыми общались. По разным причинам.
Кто-то проводит встречи в несколько этапов, совместно с другими заинтересованными лицами и им важно сохранить и передать полученную информацию дальше, чтобы была возможность обсудить или сравнить;
Кому-то важно доказать что работа вообще ведется (чаще это ассистенты, секретари или офис-менеджеры и рекрутеры. Тогда это называется громким словом «отчетность»).
В большинстве случаев информация фиксируется в файлах excel, реже – в CRM системах типа Битрикс, продвинутые пользователи создают карточки в Trello или Jiro, а некоторые – просто пишут комментарии от руки на распечатанном резюме кандидата.
Когда собеседований становится много, а сотрудник все не находится и вакансия не закрывается или наоборот, собеседований почти нет, тогда вспоминают про «воронку подбора».
Что такое воронка? Это количество «касаний» или соприкосновений, которое должен выполнить рекрутер до вывода одного специалиста. Под «касаниями» я подразумеваю просмотренные резюме, звонки, встречи и переписку во все возможных соц.сетях и мессенджерах.
Когда же она формируется? А появляется она в момент открытия вакансии. Просто считать ее начинают тогда, когда появляется человек, несущий ответственность за весь цикл подбора – от получения заявки на открытую вакансию до вывода сотрудника на новое место.
Как строится воронка? Так же как и воронка продаж. Глубина воронки зависит от количества этапов, которые должен пройти кандидат с момента знакомства с вакансией и до момента получения предложения о работе.
Воронка может быть, например, такой:
Количество контактов возможных кандидатов (резюме, профили в соц.сетях, рекомендации...)
- количество звонков-количество встреч
– количество встреч с нанимающим менеджером (будущим непосредственным руководителем)
– количество офферов (предложений о работе)
– работник, приступивший к работе.
Некоторые спрашивают, а зачем ее считать? Особенно, если есть встречи и собеседования, люди выходят и приступают к работе, вакансии закрываются...
А затем, что это показатель очень многих факторов:
Эффективности работы рекрутера,
Бренда компании,
Соответствия условий рынку,
Возможных, не видимых глазу проблем с брендом или с сотрудниками внутри,
Скорости закрытия вакансий
И даже стоимости закрытия вакансии.
Ответы на все эти вопросы можно получить только собирая информацию: фиксировать количество контактов; половозрастные характеристики, образование; пожелания уровню заработной платы; уточнять и фиксировать причины отказов как со стороны компании, так и со стороны кандидата; сроки и время, которое кандидат проводит на каждом этапе и еще множество различных и важных для нас показателей.
А анализ ответов поможет нам найти слабые места в нашем процессе и исправить их.
Например, мы говорили о том, что собеседований много, а люди на работу не выходят.
Даже не используя таких замысловатых слов как «конверсия» и путем простых подсчетов ручным способом по каждому этапу, мы увидим на каком из этапов возникают сложности. До какого этапа доходят кандидаты? И что случается с ними в этот момент?
Допустим, ситуация: рекрутер пригласил на собеседование 10 человек, а приехал один. Неприятно. Начинаем выяснять и получаем такие ответы: 5 человека поняли что им ехать очень далеко, 3 человека прочитали отзывы о нашей компании и они им не понравились. Один этап, один вопрос - 2 возможных проблемы.
Первая – говорит о том что рекрутер недостаточно тщательно проводит первичный скрининг, т.е. первый опрос по телефону. Чтобы исправить ситуацию, достаточно добавить вопрос о месте проживания кандидата и рассказать где находится компания. Удобно ли будет добираться? Готов ли кандидат тратить время на дорогу? Да, это сократит количество приглашенных на собеседование, но позволит сосредоточиться на более целевых кандидатах.
Вторая проблема, к сожалению, так просто не решается, т.к. касается репутации всей компании и требует изучения и проработки. Но, в любом случае, мы путем не сложных просчетов нашли недостатки в своей работе и постарались их исправить. И если исправили – это будет видно в изменившихся цифрах в воронке.
Становится понятно, что если рекрутеру важен результат, он хочет влиять на процесс, то ему придется задавать множество вопросов на каждом этапе подбора и обязательно фиксировать ответы каждого кандидата. А чтобы потом эту информацию использовать на пользу себе и компании, эту информацию нужно где-то хранить. Вот об этом и поговорим в следующий раз.