При направлении сотрудников в командировку покупкой билетов, бронированием гостиницы может заниматься как администрация компании, так и сами сотрудники. Возникает много вопросов: каких лимитов придерживаться, чтобы расходы сотруднику были полностью возмещены и признаны для целей налогообложения, какими внутренними локальными актами можно воспользоваться.
Согласно ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Исходя из формулировки статьи, есть соблазн купить билет бизнес-класса, заказать номер в гостинице с пятью звездами и не экономить на каршеринге. Но, не всё так просто.
Командировочные расходы — это расходы с высоким налоговым риском. Почти каждый налоговый аудит начинается с изучения этой статьи расходов.
Важно знать, что в командировку нельзя направлять физических лиц, оформленных по договору гражданско-правового характера (ст. 166 ТК, постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.03.2022 по делу № А12-17921/2021), только сотрудников, состоящих с работодателем в трудовых отношениях.
Первичные документы
Налоговый кодекс не приводит конкретный перечень документов, которые подтверждают затраты на командировку. В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, т. е. направленные на нужды компании, ее производственную, коммерческую деятельность.
При этом буквальное толкование положений пункта 1 статьи 252 НК позволяет сделать вывод, что доказывать обоснованность расходов должен налогоплательщик.
Для того чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, стоит составить служебную записку. В ней обосновывают необходимость поездки, указывают сумму наличных для выдачи работнику и т. д. На основании служебной записки оформляется приказ.
В нем фиксируют:
- кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
- куда;
- в какие даты и на сколько календарных дней;
- зачем (цель поездки);
- кто финансирует поездку (работодатель).
Автоматизировать бизнес-процессы помогают специальные учетные системы. Сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных лиц: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
Далее сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу, если он это делает сам.
Размер суточных
Суточные нужно выплатить сотруднику до начала командировки. За несвоевременную выдачу суточных работодателя могут оштрафовать. Поэтому в «Положении о командировках» рекомендовано прописать порядок выдачи и размер суточных, а также условия проживания и проезда.
Для расчета налога на прибыль размер суточных не лимитирован.
Но есть лимит для расчета НДФЛ. Налог не удерживается, если размер суточных не больше 700 руб. при поездках внутри России и 2 500 руб. – за рубежом. С сумм превышения придется исчислить налог, удержать и перевести в бюджет.
Суточные — это исключительные расходы, по ним нет подтверждающих документов. Но локальный акт, определяющий порядок и размер таких выплат, должен быть.
Расходы по проживанию
Расходы по проживанию, подтверждают: чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг.
Подтвержденные расходы на проживание уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и освобождаются от обложения страховыми взносами (письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-01-10/93335).
Часто перед работниками компании возникает вопрос, есть ли ограничения по выбору уровня бюджета отеля или гостиницы?
Законодательством не определен лимит по проживанию в командировке. Порядок определения лимита компания может разработать самостоятельно и закрепить в Положении о командировках.
Например, использование сервисов в интернете для определения средней стоимости номера в регионе, куда командируется сотрудник.
Для этих целей подойдет платформа Smartway, на которой легко и просто подобрать места для проживания по заданным параметрам.
Для бухгалтера работа со Smartway имеет ряд преимуществ:
- Автоматическая загрузка билетов и авансовых отчетов в 1С;
- Справка о совершенном перелете в 1 клик – если сотрудник потерял посадочный;
- Поддержка электронного документооборота;
- Автоматическое формирование закрывающих документов.
Ни законодательство, ни судебная практика не содержат требования, чтобы расходы по проезду и проживанию были минимальными. Согласно постановлению Правительства от 13.10.2008 № 749 определение размера расходов, связанных с командировкой, отнесено к компетенции и ответственности организации.
При проверке компании придется обосновать расходы на дорогой номер, например, он потребовался для проведения деловой встречи, переговоров.
В Smartway можно удаленно согласовать командировочные расходы с руководством.В нем можно создать тревел-политику для сотрудников компании, и тем самым сократить издержки и грамотно распределить временные и денежные ресурсы.
Расходы на проезд
В командировку сотрудник может отправиться любым удобным видом транспорта: автобусом, поездом, самолетом и др.
В состав расходов на проезд входит:
- проезд до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
- проезд до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
- проезд по городу по служебным делам во время командировки.
Таким образом, у бухгалтера должны быть первичные документы на проезд сотрудника, находящегося в командировке: авиа-, ж/д билеты, чеки об оплате такси, каршеринга, квитанции на поездки общественным транспортом и т. д.
Для сотрудников, которые работают дистанционно, местом отправления является их место жительства (письмо Минфина от 02.06.2011 № 03-03-06/1/322). В расходы на проезд включаются расходы для прибытия в пункт отправления, например проезд на такси, либо на автобусе до вокзала или аэропорта.
Ответы на сложные вопросы
Ответы на сложные вопросы вы можете узнать, прочитав статью полностью.