Если ваша бухгалтерия тратит много времени, чтобы раздобыть или исправить первичку, а прочие сотрудники компании не считают нужным этим заниматься, то советы, приведенные в этой статье, для вас.
1. Добавьте в договоры необходимые формулировки
Если в компании есть регламент по согласованию договора, то необходимо чтобы в списке согласующих лиц был главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии.
В договоры с поставщиками добавьте следующие пункты
Не позднее пяти календарных дней с даты перечисления авансового платежа Покупателем согласно п. <номер пункта> Договора Продавец обязан представить Покупателю счет-фактуру на аванс, оформленный в соответствии с постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Если в установленный срок счет-фактура на аванс не представлен или оформлен с ошибками, то Покупатель вправе потребовать от Поставщика уплаты неустойки в размере <указать число> процента от суммы авансового платежа, установленного п. номер пункта> Договора.
В подтверждение транспортной доставки Поставщик предоставляет Покупателю (в зависимости от условий поставки) транспортную накладную (ТН), заполненную в соответствии с действующими требованиями оформления
Отгрузку товаров (материалов, оборудования) Поставщик оформляет товарной накладной по форме № ТОРГ-12 (или УПД), заполненной в соответствии с действующими правилами законодательства, с обязательным направлением копии товарной накладной (или УПД) на электронную почту Покупателя <указать адрес электронной почты>. Поставщик выставляет Покупателю счет-фактуру на отгрузку товаров, заполненный в соответствии с действующими правилами заполнения счета-фактуры, и отправляет ее в адрес Покупателя не позднее, чем через 5 (Пять) рабочих после отгрузки товара
В случае нарушения Поставщиком требований своевременного предоставления первичных документов, данные документы считаются не представленными Поставщиком и не могут быть подписаны Покупателем. При этом Покупатель вправе потребовать от Поставщика уплаты неустойки в размере 0,1% от стоимости партии товаров, по которой документы не поступили в установленный срок и с нарушениями в оформлении, за каждый день просрочки
В договоры с покупателями добавьте следующие пункты
Покупатель в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения партии товара и сопроводительных документов обязан возвратить Поставщику через почтовую связь один экземпляр товарной накладной или универсального передаточного документа с подписью, расшифровкой подписи, указанием должности представителя Покупателя, принявшего груз, и заверенной печатью Покупателя.
В случае неполучения от Покупателя в установленные сроки указанных документов Поставщик выплачивает штраф в размере 0,1% от стоимости партии товаров, за каждый день прострочки отправки.
В случае неполучения от Покупателя в установленные сроки указанных документов Поставщик вправе приостановить отгрузку Товара до момента получения документов.
2. Регламентируйте документооборот в компании
Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов в организации.
Документооборот в компании закрепите локальными нормативными актами: положениями, инструкциями, регламентами и т.п.
Цель документооборота – это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени. Соблюдение правил документооборота обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг
Основные принципы документооборота:
- Чёткая маршрутизация. Для разных типов документов необходимо разработать свои схемы маршрута, которые обеспечат оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении
- Непрерывность. Прописать в докуме6нтооброте время обработки документа исполнителями.
- Процесс регистрации входящих документов. Это позволит выявлять когда и какие документы в компанию входили и куда они были переданы.
- Исключение дублирования. Маршруты документов должны обеспечить отсутствие дублирующих операций.
Категории документов в документообороте:
- Входящие документы
- Исходящие документы
- Внутренние документы
Формы организации документооборота:
- Централизованная. Все документы хранятся в одном подразделении. Например, в канцелярии.
- Децентрализованная. Документацию распределяют по тем структурным подразделениям, которые осуществляют ее обработку, исполнение и хранение.
- Смешанная. Результат комбинации первых двух форм.
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем.
3. Утвердите финансовую ответственность сотрудников за непредставление первички
На каждом этапе документооборота зафиксируйте ответственный отдел и ответственного сотрудника в этом отделе. А чтобы мотивировать данных сотрудников в частности и руководителей отделов в целом выполнять правила и сроки документооборота, предусмотрите за нарушения финансовую ответственность.
Но в положении о премировании стоит избегать таких формулировок, как «штрафы» и «депремирование», при снижении премий. Премия - это отдельная переменная составляющая оплаты труда. Ее уменьшение запрещено Трудовым кодексом (ст. 2, 3, 132ТК).
Поэтому в положении о премии не фиксируйте конкретные суммы премий. Поощрять сотрудников можно за достижение определенных показателей, с учетом своевременного выполнения всех положений в организации, в т.ч и документооборота.. Так компания не нарушит трудовое законодательство, а у сотрудников есть стимул добросовестно выполнять свои обязанности.
Если статья была полезной, ставьте Класс и подписывайтесь на канал. Свои мысли и советы по теме пишите в комментариях.
Заключение.
В заключение приведем формулировки, которые вам помогут в продвижении всего вышесказанного перед руководством компании.
Первичными документами оформляются расчеты с контрагентами и работниками, подтверждаются доходы и расходы в учете. Отсутствие или непредставление первичных документов – это правонарушение, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета считают грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов, и ответственность за такое нарушение предусмотрена в ст.120 НК РФ.
Также при подготовке письма или речи в поддержку мероприятий для своевременного сбора первичных документов, необходимо посчитать и привести последствия отсутствия первички в финансовом выражении.
Если статья была полезной, ставьте Класс и подписывайтесь на канал. Свои мысли и советы по теме пишите в комментариях.
