Учредительный протокол или решение единственного учредителя (зависит от количества лиц, участвующих в создании НКО) входят в пакет документов, подаваемых в Минюст при регистрации НКО. После создания организации необходимость готовить протоколы или решения не пропадает.
Протоколы
Протоколы — это документы, фиксирующие управленческие решения коллегиальных органов НКО. Например, решения Общего собрания, Конференции, Совета, Правления, Президиума и других органов, состоящих из двух и более членов.
Протоколы составляют в письменной форме и хранят в организации не менее 10 лет.
Если решение принимают на заседании (собрании коллегиального органа — очного или дистанционного), протокол подписывает председатель и секретарь заседания. Если решение принимают на заочном голосовании, протокол подписывают лица, подсчитывающие голоса и фиксирующие результаты подсчёта. Перед голосованием нужно определить, кто будет отвечать за подсчёт голосов. Подписи всех присутствующих не обязательны.
Что должно быть в протоколе:
(п. 4 ст. 181.2 ГК РФ)
- дата, время и место проведения заседания / способ дистанционного участия (если заседание было дистанционным). В случаях заочного голосования — дата, до которой принимались документы о голосовании, и способ отправки этих документов;
- ФИО заседавших лиц и (или) лиц, направивших документы о голосовании;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- ФИО лиц, проводивших подсчет голосов;
- ФИО лиц, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
- сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если член коллегиального органа потребовал внести их в протокол;
- ФИО лиц, подписавших протокол.
Каждое заседание коллегиального органа нужно оформлять протоколом. Количество протоколов зависит не только от периодичности заседаний органа, но и от вопросов его компетенции.
При проверке Минюст обязательно укажет на отсутствие протоколов, оформляющих обязательные решения коллегиальных органов. Это нарушение может грозить НКО ликвидацией. А ещё из-за отсутствия или неправильного оформления протокола могут признать недействительным решение, которое он оформляет.
Решение единственного учредителя
Если управленческое решение принимает единственный учредитель (например, в АНО высший орган может быть представлен единственным учредителем), то документ, оформляющий такое решение, будет называться «решение единственного учредителя».
👉 ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:
Что должно быть в решении:
- дата, время и место его принятия;
- сведения о лице, принимающем решение;
- вопросы, по которым принимались решения;
- подпись лица, принимающего решение.
На этапе регистрации при подготовке решения единственного учредителя в нём указывают паспортные данные учредителя. В дальнейшем (на основе практики документооборота) в решениях учредителя также нужно указывать его паспортные данные.
Также в учредительном протоколе можно отразить вопрос о добровольном взносе учредителя, если он хочет поддержать деятельность организации на этапе создания.
-------------------------------------------------------------------------
👉 Узнайте больше об обязательных для НКО документах на бесплатном курсе «Оформляем документы по закону, или 10 шагов к юридической стабильности НКО».
🎓 Остались вопросы? Запишитесь на бесплатную консультацию к юристу или бухгалтеру «Правовой команды».