Одна из главных причин невозврата первички в бухгалтерию – несознательные контрагенты. Или сознательные, но в свою пользу. Чаще всего контрагент просто забывает вернуть документы, иногда не хочет оплачивать сопутствующие расходы, но иногда за невозвратом кроется холодный расчет. Контрагент не подписывает и не возвращает документы, чтобы не платить по счетам.
3 шага, которые приблизят возврат первички к 100%
Да, такой процент реален и это не шутка. Эти шаги основаны на нашем личном опыте, внедрите систему, следуйте ей и в скором времени вы получите результат.
Шаг 1. Профилактика
Чтобы не бороться с невозвратом уже по факту, используйте упреждающие механизмы. Самый верный способ получить подписанный документы – добавить этот пункт в ваш договор с контрагентом. В данном пункте можно сделать уточнения о сроках возврата первички, а также о санкциях за невозврат.
Если договор уже действует и правки внести не получится, пункт о возврате первички можно оформить как дополнительное соглашение.
Вы заключили «правильный» договор, либо дополнили его соглашением. Все, теперь ваша первчика всегда будет на месте, а налоговая до вас не доберется. Конечно, нет. Соглашение – это хорошо и правильно, но на следующем этапе необходимо наладить контроль.
Шаг 2. Стандарт контроля возврата первички
Стандарт помогает бухгалтерии выстроить наглядную цепочку из документов с указанием направлений: «отправлено», «получено». Это удобно, поскольку в любой момент можно получить информацию по документу: с кем была заключена сделка, какие сроки реализации, когда контрагент должен вернуть документы.
Как работает стандарт контроля возврата документов в «1С»
Подходит для входящих и исходящих документов.
Исходящие: при печати из базы «1С» на документ наносится штрихкод. При возврате документ распознается по этому штрихкоду и прикрепляется к карточке документа в базе «1С». Документы, оригиналы которых не вернулись, видны в базе.
Входящие: документ от контрагента распознается по ключевым реквизитам. Скан-копия прикрепляется к карточке документа в базе «1С».
Также сканы документов автоматически проверяются на наличие подписей и печатей: благодаря программе можно мгновенно оценить, как процент документов у вас уже в архиве, а сколько из них требуют вашего пристального внимания.
Ну теперь-то точно все. Базу выгрузили, посмотрели, все, первичка на месте. И снова, нет. На данном шаге у нас есть основания, чтобы требовать документы, и информация у кого и когда их требовать. Переходим непосредственно к возврату.
Шаг 3. Меры по возврату первички
Пока вы сами не напомните контрагенту про документы, он их не вернет, (если, конечно, изначально не собирался сделать это сам). Есть два способа взаимодействия. Что использовать, зависит от того, постоянный это контрагент или вы работаете разово.
1. Если контрагент является постоянным, организуйте систему напоминаний. Пусть ваш менеджер регулярно направляет контрагенту запросы, либо звонит, оптимально – раз в месяц. Лучше отдать эту функцию тому же менеджеру, который ведет данного контрагента. Так больше вероятности, что сработает эмоциональный фактор и менеджер от контрагента не откажет старому коллеге.
2. Если вы работаете разово, обойтись дружеским звонком не выйдет. Нужно писать официальное письмо. Текст пишется в произвольной форме, в нем четко должно быть прописано требование возврата, а также ссылка на пункт договора, где значатся обязательства по возврату.
Вот, теперь точно все. После данных мер у вашего контрагента не останется шанса не вернуть вам документы. Используйте данную пошаговую технологию и читайте нас на «Дзене».