Анкеты самообследования у аккредитованных лиц появились на самом деле довольной давно, ведь внутренний аудит, который должен периодически проводиться, по сути и является самообследованием. При этом сам термин распространился в связи с ускоренным переходом испытательных лабораторий на ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. Утверждение новой редакция документа на русском языке несколько запоздало, и Россаккредитация не имела возможности провести проверки всех аккредитованных испытательных лабораторий в утвержденный срок перехода на новую редакцию. Поэтому в краткие сроки было решено собрать со всех лабораторий анкеты самообследования на соответствие ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. Такой формат проверки оказался очень удобным для экспертов, и многие из них стали использовать анкету самообследования при аккредитации и подтверждении компетентности. В итоге использование анкеты самообследования решили закрепить в нормативном документе и включили в Постановление Правительства Российской Федерации от 26.11.2021 № 2050 «Об утверждении Правил осуществления аккредитации в национальной системе аккредитации, Правил проведения процедуры подтверждения компетентности аккредитованного лица….».
П. 7 данного постановления гласит «Анкета самообследования формируется с использованием средств федеральной системы в области аккредитации в виде электронного документа и подписывается электронной подписью заявителя…». Естественно что до установленного в постановлении срока ФГИС РА оказался не готов к формированию и обработке анкеты самообследования хоть в каком-то виде и поэтому Росаккредитация выпустила на сайте новость о том, что надо заполнять анкету самообследования и подгружать в «иные документы» https://fsa.gov.ru/press-center/news/16257/ Для «соблюдения» требований постановления правительствао заполненную анкету самообследования необходимо подписать электронной подписью. Следовательно электронную подпись также необходимо будет подгрузить в «иные документы».
Несмотря на всю непродуманность действий Росаккредитации, анкета самообследования является прекрасным инструментов для подготовки к аккредитации, проведения внутренних и внешних аудитов. Выложенные на сайте Россаккредитации формы анкеты желательно немного поменять, вынести отдельные подпункты с литерами a) b) c) и т.п. в отдельные строки таблицы, чтобы по каждому подпункту выделить наличие или отсутствие правил и процедур.
Анкета саммобследования поможет упорядочить документы системы менеджменты, найти пробелы в описании процедур, поскольку часто бывает, что требование написано в виде подпункта, а в процедуре соответствие этому требованию не выделено явно, или вообще отсутствует. Еще анкета самообследования поможет тем, у кого документы системы менеджмента выстроены не по пунктам ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 (или других НД по аккредитации). Также поможет установить взаимосвязи между отдельными процедурами системы менеджменты, проставить ссылки внутри текста на эти процедуры.
Формы с сайта Росаккредитации дополнительно включают требования критериев аккредитации, которые также должны быть отражены в документах системы менеджмента.
Также анкета самообследования после заполнения становится практически готовой программой проведения внутреннего аудита. Можно брать любую её часть и проверять по ней работу аккредитованного лица. Таким образом одновременно проверяются и обязательные требования, и требования, установленные в системе менеджмента. Аудитор может просто пройтись по пунктам и отметить соответствие/несоответствие установленным процедурам.
Еще анкета самообследоваиния позволяет выявить в системе менеджмента неадекватные или чрезмерные требования. Часто бывает, что аккредитованное лицо берет готовые документы системы менеджмента и копирует из них процедуры и требования, которые возможно для данной организации будут чрезмерными, неадекватными и невыполнимыми. Например требования к опыту сотрудников не по критериям аккредитации, или требования по частоте и длительности аудита, требования к комиссии при отборе проб, требования к отчетам по испытаниям. Такие дополнительные сверхтребования в дальнейшем приводят к замечаниям и несоответствиям со стороны экспертной группы, поскольку аккредитованное лицо не выполняет требования своих собственных документов. Пройдясь по анкете самообследования, можно заодно и немного сократить чрезмерные требования, оставить только необходимые.
Федеральное агентство РосАккЛаб.