За эту неделю ко мне обратилось сразу 3 абсолютно разные компании с вопросом «Лена, помоги организовать мощный event!”
С одной стороны я безумно рада, что событийка отряхнулась и встаёт по тихоньку с колен после 2х лет пандемии и запретов на массовые мероприятия. Но расстраивает тот факт, что двое из трёх прибежали на горящей тяге всего за 1 месяц до начала самого мероприятия. Хочется рыдать в голос! 😭И событие классное, но времени просто в обрез!
Я с детства обожаю организовывать разные праздники, но для меня это важная и ответственная работа. Не могу делать ее спустя рукава. Поэтому одним пришлось вежливо отказать из-за нереальных сроков, с другими остаться просто внешним консультантом, а третьих взяла в работу, потому что обратились заранее и времени достаточно.
Зачем я это пишу?! Потому что качественная организация любого события требует качественной подготовки. И если делать все в последний момент обычно ничего хорошего из затеи не получается!
Раньше я б с головой нырнула в организацию, бегая с горящей ж... , спасая классный event, а теперь уже думаю, а надо ли его спасать, если сами организаторы не подготовились заранее?!
Вдруг меня читают те, кто тоже хочет замутить что-то масштабное и жутко интересное🥳. Вот список первых шагов, которые помогут избежать ошибок и все сделать по уму:
1. заложите минимум 3 мес, а лучше 6 мес на Подготовку события.
2. обязательно создайте рабочую группу(в событийке один в поле точно не воин!)
3. распишите все задачи типа дорожной карты в виде диаграммы Ганта и распределите их между всеми участниками оргкомитета.
4. начните с поиска и подбора площадки, так как локация всегда определяет многое.
5. не жалейте времени и денег на упаковку: лого, название, сайт, соцсети, презентация, пакеты для партнёров и спонсоров. Это все окупится кратно!
6. заложите на продвижение мероприятия бюджет и запускайте рекламу минимум за месяц, а если планируется продажа билетов, то за 3 мес до начала.
7. ищите партнёров: сначала информационных, затем коммерческих. С партнерами всегда легче и эффект синергии работает всем на руку.
Хороших и легких вам событий!
Если вам стало интересно какие мероприятия сейчас у меня в работе - напишите в комментариях. Смогу рассказать подробнее: одно в Иркутске, второе в Сочи) #event