В ходе осуществления внутреннего контроля и внутреннего аудита возникают различные ситуации, не описанные стандартом, не включенные в методички. На практике регламентация всех случаев в инструкциях и стандартах затруднительна, однако возможно формирование принципов, на которые можно опираться при реализации плана. Такие принципы представляют собой основу функционирования контрольной деятельности.
Опишем наиболее распространенные принципы организации внутреннего контроля:
– Непрерывность.
Внутренний контроль работает на постоянной основе с целью выявления и предотвращения рисков. Осуществление внутреннего контроля на постоянной основе означает сопровождение операций контрольными процедурами, к примеру, проведение сверки данных акта приемки-передачи к данным заказа, то есть постранзакционный контроль, либо проведение периодического контроля, охватывающего определенный диапазон времени без пропуска каких-либо периодов между датами осуществления контроля. Непрерывность внутреннего контроля также связана с оценкой рисков с периодичностью, позволяющей своевременно выявлять существенные риски и разрабатывать ответные меры.
Важность данного принципа заключается в том, что внутренний контроль призван обеспечивать эффективность и результативность деятельности, а достижение подобных результатов невозможно, если контроль осуществляется прерывисто. Значимость непрерывности контроля обосновывается необходимостью в своевременной актуализации бизнес-процессов в связи с изменяющимися условиями деятельности. Это критически важно для положения компании на рынке в современной динамичной экономике. К примеру, установлен новый норматив на объем твердых отходов – для того чтобы организация смогла избежать штрафов за нарушение законодательства, необходима система внутреннего контроля, оперативно реагирующая на изменения в регулировании.
– Ответственность.
Одним из важнейших условий эффективности внутреннего контроля является установление ответственности за совершение операций в рамках деятельности организации. В общем случае, за выявление рисков (в рамках своих должностных полномочий), ответственны все сотрудники организации. Также обязанность по разработке и внедрении необходимых контрольных процедур отвечают отдельные субъекты внутреннего контроля. Сложность в соблюдении данного принципа для холдинга возрастает, так как ввиду многочисленности сотрудников и отделов вероятны случаи дублирования или отсутствия закрепленных за кем-либо обязанностей, также возможны случаи, когда имеющихся ресурсов недостаточно для централизованного управления теми или иными бизнес-процессами. В этом случае холдинг решает такую проблему путем делегирования обязанностей по контролю, как правило локальному руководству, либо УК, либо (как правило до создания УК), специальной комиссии.Создание временной , специализированной комиссии позволяет осуществлять качественный контроль за своевременно выявленными значимыми рисками организации.
– Разделение полномочий и обязанностей.
Принцип разделения является основой функционирования системы контроля как для отдельных организаций, так и для корпоративных структур, и подразумевает разделение обязанностей по осуществлению контроля и оценке его эффективности. К примеру, не предполагается включение материально ответственного лица в инвентаризационную комиссию склада, за который данное лицо отвечает. Целью соблюдения данного принципа является избежание конфликта интересов, под влиянием которого субъект внутреннего контроля может не проявить должную объективность, которая ожидалась бы от него в ходе проведения мониторинга внутреннего контроля.
– Интеграция и комплексность.
Система внутреннего контроля должна охватывать все направления деятельности компании, все бизнес-процессы на всех уровнях управления. Данный принцип частично перекликается с принципом ответственности за осуществление контроля, устанавливающим обязанность сотрудников всех уровней участвовать в осуществлении внутреннего контроля. Важность комплексного подхода к организации внутреннего контроля повышается в группах компаний, отличающихся многоуровневым управлением и диверсификацией деятельности. Особенно важно осуществление внутреннего контроля на всех уровнях в вертикально-интегрированных холдингах, где от эффективности одного передела зависят все последующие: к примеру, если на одном из переделов неэффективен контроль в отношении состояния основных средств, вследствие простоев в работе одного цеха может быть задержка в производстве конечного продукта, что может привести к нарушению договорных обязательств. Данный принцип также означает, что система внутреннего контроля является неотъемлемой частью корпоративного управления организацией. Иными словами, результаты оценки рисков, контрольных процедур и мониторинга внутреннего контроля должны учитываться при принятии управленческих решений. При несоблюдении принципа интеграции работа внутреннего контроля не может считаться эффективной: например, если при принятии решения об осуществлении инвестиционного проекта не были приняты во внимание потенциальные риски, связанные с допущениями, использованными для оценки, либо результаты контрольных процедур, свидетельствующих о потенциальной ошибке в расчетах, компания может потерпеть существенные убытки вследствие отклонений плана от факта.
– Методологическое единство.
Примером воплощения данного принципа на практике является создание обязательного для всех работников стандартов поведения и других стандартов. Для групп компаний данный принцип важен особенно, так как в связи со спецификой деятельности различных подразделений требуется определенный алгоритм внутреннего контроля. Обеспечение единства методологических установок позволит консолидировать данные по всем подразделениям, а также провести сравнение эффективности контроля и выявить потенциальные причины нарушений. К примеру, если проверка состояния готовой продукции на различных складах и в подразделениях проводится по одному и тому же регламенту, возможно проведение анализа с целью выявления складов и подразделений с наибольшим процентом выявленных подобных нарушений.
– Риск-ориентированность.
В связи с недостаточностью ресурсов для осуществления контроля на всех уровнях в отношении каждой операции, необходимо провести оценку значимости субъектов контроля, в особенности высшего руководства. С этой целью и введен риск-ориентированный подход, действие которого аналогично принципу внешнего аудита: направление контрольных мероприятий, в первую очередь, на более значимые риски, кои способны нанести наибольший урон предприятию. Следование риск-ориентированному подходу означает, что система внутреннего контроля будет считаться эффективной, когда она позволяет идентифицировать, оценить и минимизировать значительные риски. Также принцип риск-ориентированности акцентирует внимание на компоненте СВК «Оценка рисков» и связывает работу внутреннего контроля с корпоративным управлением: задачей внутреннего контроля является оценка рисков для того, чтобы руководство смогло оценить совокупность рисков и их последствия.
– Адаптивность.
Данный принцип требует от системы внутреннего контроля незамедлительного реагирования на изменяющиеся условия деятельности предприятия, в частности, формирования элементов внутреннего контроля в отношении новых операций. Например, при открытии нового подразделения необходимы соответствующие изменения в СВК: построение организационной структуры, создание политики по оценке эффективности, оценка новых рисков, разработка новых контрольных процедур.
– Приведение к требованиям современности.
Необходимость решения новых задач бизнеса тесно взаимосвязана с развитием СВК. Следовательно, для эффективности контроля необходимо постоянное обновление и усовершенствование процедур и тактики действий. Таким образом, на субъектов внутреннего контроля возлагается обязанность по оценке актуальности, поиску лучших практик осуществления контроля. С точки зрения группы компаний, соблюдение данного принципа сопряжено одновременно с дополнительными преимуществами и сложностями. С одной стороны, подразделения могут перенимать опыт и лучшие решения друг у друга, что ускоряет процесс совершенствования, с другой стороны, диверсификация деятельности обусловлена с учащением случаев возникновения новых или непредвиденных аспектов деятельности, требующих дополнительных изменений в контроле.
– Оптимальность и достаточность.
Несмотря на важность системы внутреннего контроля, в отношении нее также действует принцип соотношения выгоды и затрат. Осуществление повторных контрольных процедур уменьшит риск возникновения нарушений, однако может оказаться нецелесообразным ввиду превышения расходов на их осуществление над потенциальной пользой. К примеру, в холдинге, в отношении всех операций по расходу денежных средств, в том числе и не превышающих одной тысячи рублей, необходимо согласование управляющей компании – проведение данной процедуры минимизирует риск несанкционированного расходования средств, однако занимает значительное время. В то же время, контрольные процедуры должны быть достаточны для обеспечения выполнения поставленных перед контрольной функцией задач. Таким образом, необходимо достигнуть некоторого баланса между снижением риска и затратами, связанными с осуществлением внутреннего контроля.
– Формализация процедур и результатов.
Данный принцип подразумевает фиксацию требований к проведению контрольной процедуры и документальное отражение результатов проверки. Классическим примером формализации результатов является составление инвентаризационной описи после завершения инвентаризации с обязательным наличием подписи инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица. Данный документ фиксирует факт проведения контрольной процедуры, а также подтверждает согласие членов комиссии и материально ответственного лица с результатами. Важность составления документов по итогам проведения контрольного действия состоит в том, чтобы при необходимости скорректировать выявленное нарушение, привлечь к ответственности нарушителя, а также подтвердить факт выполнения процедуры контроля. Необходимость в формализации порядка организации внутреннего контроля обусловлена в том, чтобы требования были доступны в необходимое время для сотрудников в полном не искаженном виде.
В то же время, следует отметить, что документация должна быть достаточной для понимания пользователями и не содержать излишних элементов, что соответствует принципу оптимальности.
Поделиться Сохранить в закладках
9 сен в 10:57