Архив документов может выглядеть по-разному. Иногда – это несколько папок, одна полка, которой заведует бухгалтер. Эта картина характерна для небольших или развивающихся организаций. Но когда вы понимаете, что буквально сидите на коробках с документами, а принтер вместе с вами работает с 9:00 до 18:00, пришло время выделять архив в новую структуру.
Даем 3 главных совета по организации архива документов в 2022 году. Ответственность, структура, инструкции – подробнее узнайте об этом в нашем тексте.
Определение функциональности архива документов
Сперва определитесь с тем, как будет функционировать ваш архив документов. Есть два варианта:
Самостоятельное структурное подразделение.
В этом случае нормативное управление архивом переходит к руководителю организации. Всеми оперативными процессами будет управлять назначенный руководитель нового подразделения.
Подразделение в отделе делопроизводства.
В этом случае контроль и управление архивом документов переходит к руководителю отдела делопроизводства.
Объяснить сотруднику, как работать с архивом.
Когда вы определились с тем, в какое подразделение выделить архив, необходимо составить понятные и конкретизированные инструкции для сотрудников архива. Инструкции – это самый важный элемент в построении архива документов. Приведем стандартный список функций, которые необходимо прописать, чтобы работа архива была налажена правильно:
- ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
- прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
- создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
- организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
- участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
- работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
- оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
- участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
Вывести архив из тени
Чтобы соблюсти все требования законодательства, вам необходимо составить и принят положение об архиве документов. В документ нужно включить: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.
Для составления положения вам понадобятся основные понятия, термины и определения, касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Изучите этот документ, ведь специальных терминов в этой сфере более 100.
Ваш архив документов готов к работе
Теперь, когда вы определились со статусом архива, написали инструкции для работников и положение, архив может начинать свою работу. Используйте эти три шага, чтобы правильно наладить работу с документами с первого дня.
Четвертый «секретный» шаг по организации архива первички
Когда все процессы налажены, осуществляется контроль и ваши бухгалтеры довольны, можно закрепить этот результат навсегда. Автоматизируйте контроль первичных документов с помощью программы «Скан-Архив».
Контроль возврата первички, выгрузка базы для проверки или встречной сверки за 15 минут – узнайте о всех возможностях программы.
Какие проблемы в работе с бумагами могут вас подстерегать в процессе, и как их решать, узнайте из других статей на нашем «Дзене».