Компания "RG-Soft" рассказала, как сократить бумажную волокиту и предотвратить потерю кадровых документов. Кейс особенно полезен для компаний с разрозненными офисами, разными базами данных и четким распределением обязанностей между сотрудниками отдела кадров и офис-менеджерами
Компания: ООО «Полати» осуществляет полный комплекс услуг по продаже, аренде, и монтажу современных систем строительных лесов по России и странам СНГ, а также проводит подготовку и обучение специалистов по монтажу строительных лесов в собственном учебном центре. Основная сфера бизнеса ООО «Полати» - это крупные строительные и промышленные объекты.
Сутуация
Компания имеет множество филиалов по всей стране, в том числе в северном регионе и нанимает сотрудников, которые обязаны проходить обучение. Соответсвенно кадровое оформление связано со следующими трудностями:
· Система принятия на работу и дальнейшее кадровое сопровождение проходило следующим образом: сотрудники приезжают в центральный офис, где они проходят обучение в учебном центре, часть документов они подписывают на этой стадии, проходят осмотры и уезжают на соответсвующие объекты, организация подписывает документы со стороны работодателя и комплектует соответствующий пакет документов.
· Причина обращения – потери кадровых документов. Клиенту требовалась система кадрового документооборота, с помощью которой компания могла бы вести учет, поскольку конфигурация 1С: ЗУП КОРП не имеет таких вохможностей. Также необходимо было настроить обмен документацией по многочисленным сценарием для взаимодействия между сотрудниками кадровой службы, между сотрудниками отдела кадров и центральныим офисом в Москве, между отделом кадров и сотрудниками на объектах.
Автоматизируемые бизнес-процессы:
· Процессы обработки кадровой документации и обмена кадровыми документами между сотрудниками организации.
Цели и задачи автоматизации
Цели автоматизации:
• Стандартизация и автоматизация процессов обработки кадровых документов;
• Повышения качества и оперативности получения информации для принятия кадровых решений;
• Снижение издержек и сокращение времени выполнения операций в части согласования и подписания кадровых документов;
• Предотвращение потерь от использования неактуальной, противоречивой, неполной информации;
• Снижения роли человеческого фактора в процессах взаимодействия по обработке кадровых документов;
Задачи:
• Настройка системы 1С:Документооборот для выполнения бизнес-процессов по обработке кадровой документации;
• Настройка интеграции между внедряемой системой 1С:Документооборот и 1С:ЗУП, эксплуатируемой сотрудниками отдела кадров Заказчика;
• Определение и оценка необходимости выполнения доработок систем и их реализация.
Что было сделано?
После проведения детального обследования была настроена система по нескольким кадровым событиям:
· Прием на работу/изменение трудового договора
· Перевод
· Отпуск
· Увольнение
· Командировка
· Обработка локальных нормативных актов
· Обработка входящих, которые поступают в отдел кадров
Мы реализовали внедрение 1С: Документооборот, настроили интеграцию с базами 1С: ЗУП и выполнили ряд доработок.
Что мы получили?
· Появилась возможность со стороны 1С:Докуметооборот стартовать обработку кадровых документов с распределением задач, которые попадают к сотрудникам отдела кадров в 1С:ЗУП. Таким образом у сотрудников, имеющих доступ только к 1С:ЗУП появилась возможность пользоваться механизмами 1С:Документооборота. Кроме того, например, прием на работу возможен и с обратной стороны из 1С: ЗУП. Такой гибкий подход нужен для многовариантных ситуаций, когда кадровик создает служебку на основании приема на работу и запускает в обработку в 1С:ЗУП, при этом задачи четко распределяются по исполнителям и к ответственным саппорт-менеджерам в 1С:Документооборот. Связка между этими системами происходит благодаря внутреннему документу, в который и те и другие стороны могут подгружать различные кадровые документы.
· Решена проблема с потерей кадровых документов следующим образом:
При комплектации “коробки” в задаче прописывается трек-номер отправки и дата отправки. После вступает в силу типовой механизм проверки исполнения задач , стартует проверка исполнения на ответственных сотрудников, например для офис менеджеров, которые находятся в центральном офисе. Далее процесс движется в отдел кадров на оформление документов. В противном случае - используется кнопка “вернуть обратно на доработку”. Таким образом, образуется замкнутый цикл до тех пор, пока проверяющий не будет удовлетворен проверкой.
· Документация из 1С: Документооборот интегрирована с двумя базами ЗУП для разных юридических лиц. Например, при создании служебной записки, в ней указывается наименование организации, в зависимости от этого задачи в 1С: ЗУП попадают целенаправленно в конкретную базу.