Почему первичные документы не доходят до бухгалтерии в срок
В первую очередь это происходит из-за неорганизованности системы. Менеджер может не знать о том, что документы надо куда-то возвращать, или думать, что передача документов – не его задача. Так происходит потеря и путаница.
Отсутствие четкого регламента – первая причина, по которой первичку не возвращают. Вам нужно написать серию простых и понятных инструкций для сотрудников - памятки, которые помогут наладить возврат. Начните с простого, составьте базовые памятки на типичные ситуации:
- Что делать с документами во время командировок?
- Куда сдавать первичку во время отпуска ответственного лица?
- Ответы на частые вопросы от сотрудников и чек-листы.
Если нет правил, то нечего соблюдать: систематизация работы с документами
Создайте механизм движения документов между отделами в компании - создайте визуальную схему передачи документов от сотрудника к сотруднику, контрольные точки сдачи документов. Важно назначить ответственных сотрудников на каждом этапе.
Помните, главная задача любой должностной инструкции – быть понятной для исполнителя.
Совет: добавьте регламент работы с документами в обучение сотрудников. Это поможет в адаптации и научит сотрудника с первого дня работать с документами правильно. Научить сразу проще, чем переучивать.
При подготовке регламента согласуйте его с руководителями отделов. Также стоит собрать обратную связь с сотрудников, которые будут занимать ответственные позиции. Это поможет сгладить процесс внедрения.
Не забывайте о механизмах контроля. Иногда происходят банальные утери документов. Есть несколько способов контролировать возврат первичных документов:
- Вести журнал учета первички;
- Обязать сотрудников хранить копии переданных документов с пометкой, что бумага передана в бухгалтерию;
- Внедрить программу для контроля документов.
Анализ проблем изнутри: как наладить коммуникацию
Если регламент не смог наладить процесс и решить проблемы, стоит прибегнуть к еще одному методу.
Есть ситуации, в которых причиной задержек является некомпетентность и безответственность. В этом случае помогает введения мотивации и санкций, об этом мы расскажем ниже.
Но не всегда виноват сотрудник. Причины проблем с возвратом первички могут быть более глубокими, например:
- документы задержал контрагент;
- у сотрудников в графике нет отдельного времени для работы с документами;
- сотрудники не понимают ключевых принципов документооборота в компании.
В первом случае вам необходимо выйти на контрагента. Написать официальное письмо, пообщаться с представителем бухгалтерии. Как правило, этого достаточно. Если задержки продолжаются, внесите пункт о возврате первички в договор.
Во втором случае необходимо выделить время, в которое все сотрудники смогут единовременно сдавать документы, а также увеличьте сроки сдачи документов, если есть такая возможность.
Введение системы санкций за невозврат первичных документов
Если «мирные» способы не работают - можно переходить к санкциям. Но есть нюансы.
По закону штрафовать сотрудника за невозврат первички нельзя. Согласно статье 192 ТК РФ существует три варианта взысканий:
- Замечание;
- Выговор;
- Увольнение.
На эту тему есть даже отдельное письмо Роструда: письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1
Штрафовать нельзя, но можно депремировать. В трудовой договор можно вписать пункт о снижении премиальной части за невозврат документации. Также можно предусмотреть полное лишение премии за систематические нарушения регламента.
Инцидент подкрепляется служебной запиской и объяснительной от сотрудника, на основании которых руководитель принимает решение.
Что поможет наладить процесс без сложных систем и штрафов
Внедрять регламенты работы получается не у всех. Это не быстрый процесс, для которого зачастую требуется помощь консалтингового агентства. Штрафы также не лучший способ мотивации. Бухгалтерия может забыть о трудностях с возвратом первички, если процесс автоматизировать.
Внедрение инструментов электронного контроля документов решает проблему сразу с двух сторон:
- Внутренний контроль возврата первички от сотрудников;
- Контроль возврата документов от контрагентов.
Как это работает?
Сотрудник загружает документ в специальную программу с помощью сканера. Программа создает скан-копию документа, распознает данные и загружает бумагу в хранилище.
Далее, при необходимости, бухгалтерия, руководитель или ответственный сотрудник смогут отследить, где сейчас находится документ, кто последний с ним работал, а также статус документа: был ли совершен возврат. Время поиска документов снижается, а надежность и безопасность возрастают.