Онлайн-кассы с функцией передачи данных через интернет российские предприниматели применяют уже с 2017 г. Важный элемент работы онлайн-кассы – специальное устройство: фискальный накопитель (ФН). ФН установлен внутри аппарата и хранит информацию о продажах, проведенных через кассу.
Периодически его нужно менять. Зачем менять, где и как это сделать и почему рискованно делать замену самостоятельно, расскажем далее…
Виды фискальных накопителей
При приеме от покупателей наличных денег, платежных карт, электронных денег, предприниматели обязаны применять онлайн-кассу.
Но применять предпринимателям разрешено не все модели онлайн-касс, а только те модели, что включены в реестр контрольно-кассовой техники, и ФН которых соответствует требованиям ФНС.
ФН различаются:
· по версии прошивки (ФН-1, ФН 1.1);
· по сроку использования (13, 15 или 36 месяцев).
Версия прошивки влияет на то, с каким форматом фискальных документов может работать онлайн-касса:
· ФН-1 – с форматами 1.0 и 1.05
· ФН-1.1 – с форматами 1.0, 1.05, 1.1.
С 2019 г. применять можно ФН, работающие с форматами не ниже 1.05.
Помимо версии прошивки важен и срок использования ФН. Срок ограничен и по этому параметру предприниматели тоже выбирают, какую онлайн-кассу установить в своей точке продаж. Выбор срока использования (13, 15 или 36 месяцев) зависит от того, какой налоговый режим применяет предприниматель.
Законодательство требует, чтобы срок действия ФН составлял:
· для общей системы налогооблажения – не менее 13 месяцев;
· для спецрежимов (УСН, ПСН) – 36 месяцев;
· при продаже подакцизных товаров – допустим любой срок действия, но менять ФН придется не позднее 410 дней с даты активации ключа.
Учитывается и интенсивность использования онлайн-кассы. При большом количестве чеков, выбиваемых ежедневно, объем памяти ФН быстро исчерпается и заявленные 36 месяцев работы сократятся до 1 года. И наоборот – если устройство бездействует, срок работы ФН автоматически сокращается вдвое.
Поэтому, выбирая ФН, нужно исходить из особенностей работы вашего бизнеса. Выбор ФН, не соответствующего налоговому режиму, грозит штрафом.
Где и как заменить ФН
Если предприниматель сменил налоговый режим, объем памяти ФН исчерпан раньше срока и т.д., ФН подлежит замене.
Ответственность за своевременную замену ФН лежит на предпринимателе: он обязан контролировать, чтобы применяемый ФН соответствовал требованиям законодательства (закону №54-ФЗ от 22.05.2003 г.).
Заменить ФН требуется в следующих случаях:
· истек срок действия ФН (при этом блокируется память устройства и пробивать чеки невозможно);
· переполнилась внутренняя память ФН (в онлайн-кассах есть опция мониторинга заполненности памяти, это можно отслеживать);
· ФН вышел из строя (брак производителя, механическое или иное повреждение, падение, затопление и т.д.);
· изменился владелец онлайн-кассы (идентификация идет по ИНН и один ФН может применять только один налогоплательщик, даже если сама онлайн-касса продана другому или сдана в аренду);
· несоответствие заводского номера в паспорте ФН и номера в электронной памяти ФН.
· блокировка ФН по причине отсутствия подтверждения от оператора фискальных данных (ОФД) более 30 суток подряд или при отсутствии закрытия смены в течение 24 часов.
Заменить ФН можно:
· в специализированной организации –центрах технического обслуживания (ЦТО);
· самостоятельно.
Если предприниматель решил заменить ФН самостоятельно, делается это в следующем порядке:
1. закрыть архив ФН (сформировать отчет о закрытии смены, в личном кабинете на портале ФНС заполнить заявление о перерегистрации кассы, получить отчет о закрытии архива ФН);
2. отправить в ОФД отчет о закрытии архива ФН;
3. переустановить ФН (отключить кассу от питания, извлечь старый ФН из гнезда и вставить новый, включить кассу);
4. обновить прошивку кассы (при необходимости);
5. обновить кассовую программу (при необходимости);
6. активировать новый ФН в личном кабинете на портале ФНС, выбрав «Перерегистрация», «Замена ФН»;
7. перерегистрировать онлайн-кассу в личном кабинете на портале ФНС, выбрав «Кассы», «Перерегистрировать ККМ»;
8. заключить контракт с ОФД на 13, 15 или 36 месяцев.
Для перерегистрации и заключения контракта с ОФД понадобится ЭЦП (электронная цифровая подпись). На первый взгляд процедура самостоятельной замены не сложная, но на практике неопытный пользователь либо допускает поломку онлайн-кассы. Услуги специализированных центров обойдутся дешевле, чем оплата штрафа или покупка новой онлайн-кассы.
Напомним также, что старый ФН нельзя выбрасывать. Владелец онлайн-кассы обязан обеспечить сохранность ФН в течение 5 лет. ФН потребуется, если в течение этого срока предпринимателя посетит налоговая с проверкой. Старый ФН нужно будет предъявить по требованию.
Что будет, если не заменить ФН
Несвоевременная замена ФН приводит к блокировке онлайн-кассы.
При этом не получится обойти штраф, принимая оплату не наличными, а переводом или электронными деньгами. Эти виды оплаты тоже принимаются во внимание.
Если допустить нарушение повторно, и при этом сумма выручки, не проведенной через кассу (в т.ч. по причине неработающего ФН) превысит 1 млн. руб., ИП и юрлицам грозит приостановление деятельности на срок до 3 месяцев (90 суток, согласно ч.3 ст.14.5 КоАП РФ).
Принимая во внимание размеры штрафов, риски при самостоятельной замене ФН несопоставимы с экономией на услугах специализированных организаций, которые выполнят замену ФН быстро и без нарушений. Особенно не стоит рисковать, если у ИП или организации уже было аналогичное нарушение в прошлом. Приостановление деятельности на 3 месяца способно свести на нет усилия предпринимателя по развитию бизнеса.