Спойлер: Не пользуйтесь корпоративной картой в личных целях.
Запомните раз и навсегда, по закону доход ООО - это не доход директора или руководителя предприятия. А значит тратить деньги с корпоративной карты в личных целях нельзя. Всё, что вы тратите с корпоративной карты в личных целях становится вашим доходом, с которого потом придется удержать НДФЛ и страховые взносы ((письмо УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@). Как вы понимаете, это суммы сверх того, что вы потратите на свои нужды.
Самое интересное, что случаи использования корпоративной карты в личных целях не такие уж и редкие, как может показаться на первый взгляд. Особенно такое транжирство распространено среди молодых компаний. Коллеги рассказывали случай, когда по банковской выписке доход ООО был 20 млн., при этом 18 млн. было потрачено с корпоративной карты на личные расходы. И когда бухгалтер рассчитывал налог, то директор возмущался, откуда такие большие суммы появились.
Как же правильно использовать корпоративную карту ООО?
Всё просто. Все траты по карте должны быть обоснованы, то есть подтверждены документально: чеком, накладной, другими документами. Эти траты должны идти исключительно на обеспечение деятельности ООО и сотрудничество организации с контрагентами.
Например:
- закупка товара, расчеты с поставщиками;
- оплата услуг по договору с контрагентами;
- оплата командировочных (оплата гостиницы, счета в кафе и ресторанах, покупка билетов, аренда транспорта, суточные);
- Хозяйственные расходы на обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, предметы и средства для уборки офиса и т.д.);
- транспортные расходы на содержание и эксплуатацию служебного транспорта (топливо, обслуживание авто).
Что нельзя оплачивать корпоративной картой?
- Перечислять зарплату сотрудникам.
- Оплачивать социальные взносы.
- Погашать задолженность по обслуживанию расчетного счета.
- Тратить корпоративные средства в личных целях.
Наказание за необоснованную трату средств с корпоративной карты?
Ситуация 1.
Дано: Средства, потраченные в личных целях, не возвращаются обратно на корпоративную карту в срок до месяца со дня снятия.
Результат: Организация дополнительно платит НДФЛ и страховые взносы с потраченной суммы.
Ситуация 2.
Дано: Сумма, потраченная в личных целях, вернулась-таки на корпоративную карту в срок не позже месяца после списания средств.
Результат: Можно спать спокойно. Никаких дополнительных взносов и налогов ООО платить не придется.
Ситуация 3.
Дано: Вернуть средства владелец корпоративной карты может самостоятельно через банкомат. А что, если средства не возвращаются, а сроки уже поджимают. ООО может вернуть бесцельно потраченные средства принудительно.
Результат: В этом случае из зарплаты провинившегося сотрудника удерживается эта сумма, но не больше среднемесячного дохода за один раз. При удержании ООО также освобождает себя от уплаты страховых взносов и начисления НДФЛ.
Ситуация 4.
Дано: ООО тихо ждет возврата средств, но не предпринимает никаких действий в этом направлении.
Результат: Впоследствии придется заплатить и налог в полной мере, и социальные взносы, и пени, и штраф.
Действуйте в рамках закона, и вам не придется дополнительно отчитываться перед налоговой и тратить время на налоговые проверки.
А если вам сложно разобраться во всех налоговых и бухгалтерских хитросплетениях, обращайтесь ко мне. Я помогу организовать эффективную и прозрачную систему ведения бухгалтерского и налогового учета, которая не вызовет вопросов со стороны государственных служб, и вы будете беспрепятственно заниматься развитием своего дела.
Подробнее об услугах бухгалтера для бизнеса на glavbuh-osn.ru.