Работодатель вправе оплачивать проживание своих сотрудников, но за этим жестом доброй воли спрятано много подводных камней. Разбираемся с налогами, чтобы правильно всё сделать и принять расходы к учету.
Прежде всего, свое желание оплатить проживание сотрудников работодатель закрепляет во внутренних документах, коллективном или трудовом договорах.
Работодатель может заранее арендовать жилую квартиру и заселить туда иногороднего сотрудника. Можно возместить сотруднику расходы на аренду, причем неважно, каким способом будет произведена оплата: напрямую арендодателю или через сотрудника. Во всех перечисленных случаях возникает НДФЛ, т.к. работник первоначально получает доход, который потом тратит на проживание. С данного вида натурального дохода нужно удержать и перечислить 13%.
Не стоит забывать, что если договор аренды заключен с арендодателем-физлицом, работодатель становится ещё и его налоговым агентом.
Дешевле заключить договор аренды жилого помещения с самозанятым, в таком случае налоговая нагрузка уменьшается до 6%. Ответственность за своевременное перечисление НПД остается за физлицом.
Доход сотрудника будет облагаться всеми положенными страховыми взносами, если на территории субъекта, где снимается жилье, компенсации не предусмотрены законом (абзаца 3 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Если добровольная оплата проживания сотрудника документально подтверждена, то организация вправе уменьшить налог на прибыль на сумму всех понесенных расходов.
Для этого должно быть выполнено хотя бы одно условие:
- Заключить от юрлица договор аренды жилого помещения.
- Оформить возмещение арендной платы за жилье сотрудника в качестве части оплаты труда.
Налог на прибыль нельзя уменьшить, если оплату жилья признают выплатами социального характера.
Материал создан на основании письма Минфина от 07.07.2022 № 03-04-06/65366.