В этой статье разберем вопрос: насколько правомерно отправлять счет-фактуру УПД по электронному документообороту в формате PDF, т.е в неформализованном формате.
Электронный документооборот (или сокращенно - ЭДО) - это система обмена электронными документами внутри компании, между организациями, а также с госорганами. ЭДО включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.
Электронный обмен документами в настоящее время для многих компаний стал обыденностью. В отличие от некоторых форм отчетности обмен документами пока является правом, а не обязанностью компаний.
Согласно статье 160 ГК, в редакции поправок от 01.10.2019 г., письменная форма сделки считается соблюденной, если стороны совершили ее с помощью электронных либо иных технических средств, которые позволяют воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки.
Минфин в письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 подтверждает, что электронный документ, подписанный электронной подписи, является подтверждающим расходы документов, в случае если законодательством не предусмотрено составление данного документа непосредственно на бумаге. Главное, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
При этом датой признания будет дата формирования документа (письмо Минфина от 13.02.2017 № 03-03-06/1/7663).
Согласно действующему законодательству для некоторых первичных документов ФНС установлен определенный формат электронного документа.
В частности, формат электронного счета-фактуры и электронного УПД утверждены Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Данный приказ предполагает передачу данных документов в электронном виде только в формате XML. Других вариантов в нем не предусмотрено.
Делаем вывод, что если счет-фактура или УПД переделаны по электронному документообороту в формате PDF, или в другой любом формате отличным от XML, то у покупателя очень высока вероятность что налоговая инспекция данный документ признает составленным в нарушение действующего законодательства, и как следствие, не правомерным для возмещения НДС.
Соглашение об электронном документообороте.
Зачастую для электронного документооборота между компаниями достаточно чтобы одна компания отправила приглашение в системе электронного документооборота, а другая это приглашение приняла.
Однако ж, чтобы регламентировать форматы и сроки отправки и подписания документов, отправленных посредством ЭДО, желательно заключить с контрагентом соглашение об электронном документообороте.
В данном соглашении необходимо отразить следующие моменты:
- какие именно документами можно отправлять электронно;
- какими операторами электронного документооборота планируете пользоваться;
- какими подписями можно будет заверять документы: простой, усиленной неквалифицированной, усиленная квалифицированной;
- какие форматы документов и для каких документов можно использовать;
- какие документы имеют приоритеты, если они подписаны и в ЭДО и на бумажном носителе;
- как исправлять документы, если они уже подписаны с двух сторон.
На данный момент исправление чаще происходит по следующей схеме. Та компания, которая выставила неверный документ, аннулирует его и выставляет правильный. Если документ уже подписан с двух сторон, то необходимо чтобы получающая сторона подтвердила это аннулирование.
В случае, когда все стороны сделки договорились, что документ будет электронный, то все обязаны его подписать электронной цифровой подписью (или сокращенно – ЭЦП). Ни одна из сторон не имеет вправо распечатать документ и поставить собственноручную подпись (письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).
Отражение в учетной политике.
Если в компании приняли решение перейти на электронный документооборот с контрагентами, это необходимо зафиксировать в учетной политике.
В ней необходимо зафиксировать следующее:
- способ обмена электронными документами;
- список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
- перечень документов, которые будут участвовать в ЭДО;
- порядок хранения электронных документов;
- способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Отражать в учетной политике форматы электронных документов, применяемые в организации, необязательно (Письмо ФНС от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
Заключение.
До 2020 г действовало два приказа о форме счета-фактуры и, соответственно, УПД: Приказ ФНС от 24 марта 2016 года № ММВ-7-15/155@.и ФНС от 19 декабря 2018 года № ММВ-7-15/820@.
В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Следовательно, счета-фактуры действительны лишь в одном виде - в соответствии с приказом от 2018 года.
Единственный допустимый формат файлов для электронных счетов-фактур – это формат XML. Счета-фактуры и УПД в других форматах, таких как PDF, JPG, DOC и т.п., налоговики могут признать недействительными.
Если статья была полезной, ставьте Класс и подписывайтесь на канал. Свои мысли и советы по теме пишите в комментариях.
#электронный счет-фактура #ЭДО #счет-фактруа в pdf #налоговый учет #бухгалтерский учет #бухучет