Приёмка товара заказчиком

1. Оформление приёмки

При исполнении контрактов, заключенных по результатам электронных процедур заказчиком оформляется документ о приёмке (акт приёма-передачи).

А) Электронное актирование (приёмка с использованием функционала ЕИС)

За определённый в контракте срок исполнения контракта (или его отдельных этапов), поставщик формирует документ о приёмке, подписывает его электронной подписью и размещает в ЕИС. Документ в обязательном порядке должен содержать:

• включённые в контракт идентификационный код закупки, наименование, место нахождения заказчика, наименование объекта закупки, место поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, информацию о поставщике, предусмотренную подпунктами «а», «г» и «е» части 1 статьи 43 Закона 44-ФЗ, единицу измерения поставленного товара;
• наименование поставленного товара;
• наименование страны происхождения поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг);
• информацию о количестве поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг);
• стоимость исполненных поставщиком обязательств, предусмотренных контрактом, с указанием цены за единицу поставленного товара (при осуществлении закупки товара, в том числе поставляемого заказчику при выполнении закупаемых работ, оказании закупаемых услуг);
• иную информацию с учётом требований, установленных в соответствии с частью 3 статьи 5 Закона 44-ФЗ.

К документу о приёмке, поставщик может приложить документа, которые считаются его неотъемлемой частью, при этом, если информация в них противоречит данным документа о приёмке, приоритет имеют последние.

Подписанный контрагентом документ о приёмке в течение одного часа с момента его размещения в ЕИС направляется заказчику. Дата поступления заказчику документа о приёмке - это дата его размещения в ЕИС в соответствии с часовой зоной заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

В установленный контрактом срок, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днём поступления документа о приёмке, заказчик подписывает направленный контрагентом документ. В случае отказа от приёмки следует сформировать и разместить в ЕИС мотивированный отказ от подписания документа о приёмке.

Важно! Если создана приёмочная комиссия:

• члены приёмочной комиссии подписывают в ЕИС документ о приёмке или формируют и подписывают в ней мотивированный отказ от его подписания, указывая причины такого отказа;
• заказчик подписывает документ о приёмке или мотивированный отказ, размещает подписанный документ в ЕИС.

Если члены приёмочной комиссии не использовали электронные подписи и ЕИС, заказчик прилагает подписанные ими документы в форме электронных образов бумажных документов. Документ о приёмке должно подписывать уполномоченное на то лицо. В связи с этим необходимо назначить соответствующему пользователю полномочие "Уполномоченное лицо" в личном кабинете и установить права на подписание документов о приёмке в ЕИС.

Датой приемки поставленного товара является дата размещения в ЕИС документа о приёмке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Исправления в документ о приемке вносятся путем формирования, подписания уполномоченными лицами поставщика, заказчика и размещения в ЕИС исправленного документа о приёмке (ч. 14 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Примеры создания приемочной комиссии и подписания документа о приемке для наглядности:

Как выглядит создание приемочной комиссии

В разделе "Информация о подписантах заказчика" необходимо проставить галочки в соответствии со скриншотом выше. После определения приемочной комиссии, следует добавить уполномоченных лиц заказчика, добавление членов комиссии будет доступно на следующей странице.

Добавление членов комиссии

Нас следующей странице следует добавить членов приемочной комиссии, специалисты добавляются по одному, в порядке очереди. Выберите каждому из сотрудников роль (председатель или член комиссии), так же следует указать основания полномочий члена комиссии, обычно, это приказ о создании такой приемочной комиссии.

Вынесение решения приемочной комиссии

После создания в ЕИС комиссии, открывается возможность выносить решения о приемке. Для этого, следует выбрать из выпадающего списка нужный вариант решения, а так же определить решение каждого члена комиссии. После чего, документ о приемке будет направлен каждому члену комиссии индивидуально для подписания или внесения своих замечаний.

После того, как все члены приемочной комиссии подпишут документ о приемке с помощью личной электронной цифровой подписи, а уполномоченное лицо заказчика подпишет в ЕИС документ о приемке - процедура будет окончена.

Подробнее о электронном актировании, приемочной комиссии и непосредственной работе в системе ЕИС в разделе "Вопросы и Ответы" Единой электронной системы.

Б) «Бумажная» приёмка

Бумажный акт составляется в соответствии с установленными контрактом требованиями. Также стоит учитывать рекомендации Министерства финансов России, в частности, письмо Минфина России от 20.09.2019 № 24-03-07/72565.

В этом письме департамент бюджетной политики в сфере контрактной системы обращает внимание на нормативную базу для юридически грамотного составления учётных документов.

Для составления акта приёма-передачи в письменной форме следует руководствоваться, помимо законодательных норм, локальными актами (если такие акты изданы учреждением), и ориентироваться на требования к содержанию электронного приёмочного документа.

В случае если создавалась приемочная комиссия, бумажный акт приёма-передачи необходимо подписать всем её членам, после чего – утвердить у заказчика. Документ следует составлять в двух экземплярах.

Информацию о приёмке и электронную копию бумажного документа следует разместить в реестре контрактов.

В) Отказ в приёмке товара

Заказчик отказывает в приёмке товара, если выявлены недостатки или несоответствие характеристикам товара, установленным контактом.

Если выявленное несоответствие устранено поставщиком и не препятствует приёмке, заказчик вправе не отказываться от такого товара.

Хотя закон не определяет форму отказа (документ составляется самостоятельно), документ должен быть мотивированным.

Отказ составляется и направляется контрагенту в срок установленный контрактом (не позднее 20 дней для электронного актирования).

2. Организация процесса приёмки

А) Приёмочная комиссия

Заказчик, для приемки результатов исполнения контракта, вправе сформировать приёмочную комиссию (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Целесообразность создания комиссии – необходимость специалистов разного профиля, сложность и высокая стоимость объекта закупки.

Для создания и нормального функционирования комиссии следует издать приказ, утверждающий состав комиссии (не менее 5 человек) и положение о её работе.

Б) Процесс приёмки

В первую очередь следует руководствоваться порядком приёмки товара, установленным контрактом. Помимо этого, следует:

• подготовить место приёмки товара, беспрепятственный доступ к нему для поставщика, сохранность и безопасность товара и задействованных лиц;
• направить представителя или комиссию, уполномоченных принять товар.

Если в извещение включено требование об обеспечении гарантийных обязательств, то итоговый документ о приёмке следует подписать после того, как поставщик предоставит такое обеспечение согласно Закону 44-ФЗ в порядке и в сроки, которые установлены контрактом (ч. 7.1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

При исполнении контракта жизненного цикла документ о приёмке оформляется после предоставления контрагентом, согласно условиям контракта, обеспечения исполнения контракта в части последующего обслуживания, при необходимости эксплуатации в течение срока службы, ремонта и утилизации результата исполнения контракта (ч. 7.2 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

В) Экспертиза поставляемого товара

Заказчик обязан провести экспертизу соответствия поставленного товара условиям контракта своими силами, или с привлечением экспертных организаций – по выбору заказчика.

Важно! Правительством Российской Федерации могут быть определены случаи, в которых экспертиза товара должна быть определена исключительно сторонними экспертами или организациями (ч. 4.1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Для проведения экспертизы своими силами следует назначить эксперта из числа сотрудников с подходящей квалификацией или организовать приёмочную комиссию. Для привлечения сторонних экспертов или организаций необходимо заключить контракт в общем порядке.

Оформление результатов экспертизы:

• если проводится силами заказчика ‑ отдельным документом или отражение непосредственно в приёмочном документе;
• если проводится экспертом или экспертной организацией на основании контракта ‑ в виде заключения, подписанного экспертом или уполномоченным представителем экспертной организации.

В ходе экспертизы следует проверить:

• количество и характеристики товара;
• срок годности;
• сертификаты и инструкции по применению;
• страну происхождения товара (если установлен запрет на замену страны происхождения товара).

В случае оформления результатов экспертизы отдельным заключением, укажите в таком заключении:

• дату и место составления документа;
• номер, дату, предмет контракта;
• сведения о поставщике;
• дату поставки;
• перечень документов при поставке и их реквизиты (вид документа, номер, дата и так далее);
• сведения о том, соответствует ли товар условиям контракта;
• подписи экспертов.