Как часто заглядывая в свой мессенджер или почту вы видите это?
И в этот момент люди делятся на две категории - те, у кого страдает чувство прекрасного и те, кто резонно считает, что по важным вопросам позвонят.
Всем привет, с вами Смартократия головного мозга. Сегодня мы поговорим об #инфосубботнике
Информационный мусор
Уже в 2013 году эксперты оценивали уровень информационного стресса людей, посчитав, что современный (на тот момент) человек за месяц получает и обрабатывает столько информации, сколько его предок из 17 века обрабатывал за всю жизнь. Тогда же появились расчёты, что каждые два года объём данных на планете будет удваиваться.
Прошло 9 лет и каждый в полной мере ощутил весь этот информационный потоп. В наших гаждетах установлено минимум по 2 мессенджера, несколько приложений с доставкой еды и товаров, геолокационные системы, почтовик, у кого-то даже остались приложения от запрещённой в РФ компании. А есть ещё игры, Ютуб, новостные агрегаторы и даже Дзен, на котором мы сейчас публикуем эту статью. И каждый день по нескольку раз мы исправно открываем эти иконки и поглощаем льющуюся оттуда информацию цифровыми вёдрами. И это уже стало нормой нашей жизни.
Со временем, большинство людей переутомляется от такого обилия данных и начинает заниматься цифровой гигиеной - настраивая уведомления, отписываясь от рассылок, вводя часы тишины и так далее. Но кто делает это в своём рабочем режиме?
Информационное поле организации
Любая форма самоорганизации опирается на базовый столп - единое информационное поле. Только в условиях доступа к информации о жизни компании можно ожидать появления среды изменений, где каждый сотрудник не будет бояться ощутить себя в вакууме. И не будет бояться, что его мнение или предложение окажется не к месту.
Создавая такое поле, мы волей-неволей формируем большой склад информации, разбираться в котором приходится уже при помощи навигации, затрачивая порой немалое время. Вместе с тем доверие к этой информации будет только тогда, когда она актуальна и в ней нет мусора. Именно поэтому в Smart Consulting введена практика инфосубботника.
Цитата из Кодекса Смартократии:
"В случае если в течение четырёх календарных месяцев подряд отсутствуют "цифровые следы" об использовании Роли или отдельных Обязательств роли (например, отсутствуют фиксация затраченных усилий), то такие Роли могут быть заархивированы (убраны из круга со снятием назначенных сотрудников), а Обязательства удалены без проведения Законодательной встречи Круга. Восстановление Ролей и Обязательств осуществляется по стандартной процедуре добавления Ролей или Обязательств."
Переводя со смартократичного языка, это означает, что если сотрудник 4 месяца кряду не уделяет время какой-либо роли, то это весомый повод с этой роли его снять. Действительно, значит в текущей логике приоритетов на эту зону ответственности времени нет и это повод либо найти кого-то другого на такую роль, либо принять, что сейчас эта роль не актуальна. То же самое касается и отдельных обязательств внутри роли (напомню, что обязательство - это регулярные действия, которые сотрудник выполняет в рамках своей зоны ответственности) - если 4 месяца обязательство не использовалось, то кажется оно не такое уж и регулярное, а значит это информационный излишек.
Если выходит так, что роль не используется вовсе, то она улетает в архив до лучших времён. Таким образом, ролевая структура компании поддерживается в актуальном состоянии и обращаясь к ней ты всегда можешь быть уверен в достоверности данных.
Цифровая уборка
Какие ещё инструменты инфосубботника можно применять:
1. Регулярная архивация протоколов встреч (совещаний) за период свыше 6 месяцев;
2. Регулярная чистка корпоративного облака от устаревших записей. Например, также с периодом 6 месяцев. Видео, которые потенциально могут пригодиться и позже (записи обучений, вебинаров, мозговых штурмов и т.п.) можно помечать отметкой "не удалять", тем самым защищая от чистки;
3. Разделение чатов (или даже мессенджеров) на рабочие и нерабочие ветки. Тем самым не смешивая коммуникацию и избавляясь от лишней переписки;
4. Старо как мир, но всё же - архивация почты. Сам я электронной почтой практически не пользуюсь уже, но периодическую архивацию старых писем выполнять всё равно нужно;
5. Наведение порядка на рабочем столе. Если вы, прочитав это, подумали про свой деревянный стол, на котором стоит ноутбук - тогда имеет смысл ликвидировать все накопишиеся на нём ненужные бумаги. Регулярное копание в этих бумагах в поисках нужной приводит к тому, что вы невольно цепляетесь глазами за устаревшую информацию и вновь возвращаете к ней свой мозг и руки. Если же вы подумали о рабочем столе внутри вашего компьютера - то логика та же самая. Удалите старые папки, объедините дублирующие, кучу файлов "Новый документ", "Новый документ(1)" ... "Новый документ(13)_посл верс" переименуйте в правильные названия и разложите по полочкам. Тогда не придётся постоянно открывать каждый из них, в поисках того самого, единственно верного.
В своей практике я провожу довольно много сессий как внутри нашей компании, так и для внешних клиентов. И на каждой такой сессии обязательно создаётся большее количество фотографий. Обычно это оцифровка практических результатов сессий. Если такие материалы продолжать хранить у себя на телефоне или в общей папке "Изображения", то на втором-третьем десятке сессий ориентироваться в них будет невозможно. Создавайте отдельную папку "Медиа" там, где хранятся все материалы по конкретной сессии. Так вы избавите себя от сбора и поиска нужного по разным источникам.
Этих простых правил уже достаточно, чтобы навести небольшой порядок в ваших информационных потоках. Прививая культуру регулярного инфосубботника вам будет даже легче дышать, как легче дышится в чисто убранной квартире!
А какими способами наведения порядка пользуетесь вы? Делитесь в своих комментариях!
И увидимся с вами в изменившемся чистом мире, всем пока-пока!