Скоро наступят времена, когда деревья будут большими, а компании полностью заменят бумажные документы на электронные. А пока мы на пути к зеленому будущему, можно поговорить о том, как сканирование документов помогает бизнесу.
Сканирование и его форматы
Сканирование документов — важный инструмент для оптимизации процессов работы с документами любой организации. Вот, какие проблемы решает процедура:
- сокращение затрат на использование бумажных оригиналов (в том числе при массовой подборке документов в случае налоговых проверок);
- сокращение расходов на аренду помещений / освобождение полезной площади кабинетов;
- доступ к информации в любое время из любой точки мира;
- сохранность любых документов (бухгалтерские документы, тексты, чертежи, изображения, книги, сшитые архивные дела), даже после уничтожения их бумажного оригинала;
- автоматическая проверка содержимого оригиналов на ошибки (правильность оформления реквизитов, наличие подписей, печатей, пересортицы и комплектности).
Какие основные требования обычно бухгалтера предъявляются к сканированию?
В основном организации применяют черно-белое сканирование, с разрешением не более 300 DPI (точек на дюйм). Качество такой электронной копии, после принтера, будет сравнимо с качеством полученной ксерокопии. Цветное сканирование обходится дороже и обычно его применяют в тех случаях, когда важно при выводе на печать получить на копии цветные подписи и печати.
Оптимальное по качеству и размеру расширение итогового файла с графическим образом — PDF. Документы с таким расширением не занимают много места на сервере, удобны в работе и открываются большинством стандартных офисных программ.
Простое ли дело — оцифровка?
Оцифровку документов можно выполнить своими силами. Но, во-первых, это потребует наличие специальной техники, программных продуктов и человеческих ресурсов, а во-вторых, полученный результат может разойтись с ожиданиями.
Перед началом работ необходимо определить, какие документы можно расшивать, а какие сканировать только в сшитом виде. Обычно не расшивают договоры, отчетные, уставные и иные материалы, заверенные нотариально или скрепленные представителями двух сторон. Скорость оцифровки прошитых материалов в несколько раз ниже, чем предварительно подготовленных. При переводе в электронный вид сшитых оригиналов, часть полученной информации может быть искажена или обрезана (изгибы листов у корешка).
Важным этапом является подготовка документов к сканированию. Документы необходимо достать из папок, файлов, изъять скрепки и стикеры, а в самом конце вернуть в исходное состояние. Далее начинается процесс перевода в электронный вид.
В обычных офисах стоят многофункциональные устройства или сканеры, но они совершенно не подходят для целей массового сканирования. Они медленные, их дорогостоящие узлы не рассчитаны на большую нагрузку, у них отсутствует программное обеспечение для формирование итоговых файлов.
Профессиональный потоковый сканер который использует «Делис Архив», переводит в электронный вид и формирует итоговые PDF — файлы со скоростью более 100 страниц в минуту и это при двустороннем сканировании. Стоимость такого сканера начинается от 600 000 руб. за 1 единицу и это без учета последующего технического обслуживания.
Завершающим и самым дорогостоящим этапом, является индексация документов. Без данного этапа, вся предыдущая работа не имеет смысла, а полученные образы документов будут непригодными для поиска картинками.
Каждому сформированному PDF файлу присваивается наименование, а к каждому документу свои поисковые параметры: тип документа, дата, номер, контрагент, адрес, тип продукции и т.д.. На данном этапе для сокращения затрат, рекомендуется использовать специальные программные продукты позволяющие проводить индексацию документов в автоматическом режиме..
Заказывая услуги профессионального сканирования вы получаете не только качественно созданный электронный архив, но и сервис по автоматической проверке ошибок в бухгалтерских, финансовых и иных документах, на базе программных продуктов «РИО». Без человеческого участия, наша система сама находит разногласия в документах и своевременно сообщает о них.
Таким образом можно оцифровать имеющийся в вашей организации архив и организовать оптимальный процесс работы с документами..
Делис Архив уже 20 лет занимается обработкой документов и организацией их хранения. У нас 30 сканеров, которые способны производить сканирование до 2 миллионов копий в день. С оборудованием работают опытные специалисты и технологи. В нашем портфолио более 100 проектов. Например, мы настроили процесс оцифровки документов в Почта Банке, создали электронный архив технической документации для УРАЛМАШа и организовали безбумажный офис Агентства по страхованию вкладов.