Всем добрый день! Продолжим общение по теме - Промежуточное хранение и архивирование, подписанной документации, ещё не переданной Заказчику.
Прошел год, многое изменилось, а некоторые вещи прямо шагнули далеко вперед. Но обо всем по порядку.
Для меня этот год пролетел быстро, новый проект, новые условия производства работ. Да и это не строительство, это изготовление.
Данная проблема особенно обострятся когда:
необходимо подписать ежемесячное выполнение, надо предоставить документацию в оригинале (хорошо если заказчик забирает её себе, а иначе всю документацию надо тащить обратно, именно "тащить")
начинается поэтапная сдача (но документация еще официально не передана Заказчику)
на объект заходит эксплуатация и начинает запрашивать оформленные и подписанные документы в рабочем порядке
и так далее
Да, в идеале конечно было бы неплохо иметь сразу общею "электронную площадку", с возможностью этапа проверки и подписания ЭЦП, но этого нет и пока она готовится можно применить промежуточный вариант.
Постараться организовать проверку документов без распечатывания в бумаге, а посредством электронной почты, присылая сами документы в формате разработки или ссылку на место где хранятся документы.
Далее, после подписания оригинала документа всеми участниками строительства, начинаете подготовку к промежуточному архивированию:
1. Документ, путем сканирования, переводите в нужный формат, с нужным расширением и специальными функциями, если требуется.
2. Присваиваете Имя файлу, соответствующее имени документа.
3. Определяете, на локальном диске, папку для хранения документа, согласно номеру титула и марки рабочего чертежа.
4. Оригинал документа, так же определяете в физическую папку с необходимым титулом и маркой рабочего чертежа. И этот документ нам понадобится лишь только при итоговой комплектации и передачи Заказчику. Естественно если есть предварительные договорённости, между участниками строительства.
Как только появляется "электронная площадка" вы:
1. Переносите имеющиеся файлы туда и делается общий доступ.
2. Продолжаете вносить и компоновать ранее подписанные оригинал документов.
3. Параллельным процессом организовываете проверку документации в формате разработки на "электронной площадке".
4. Последним этапом надо организовать постановку ЭЦП всеми участниками строительства.
Почти на всех проектах данный процесс не доходит и до 1/4 своего пути, в силу тех или иных причин. А причины всем известны, лучше по проторенной дороге, чем по новой пока ещё не разведанной тропинке.
P.S. Продолжение следует, тема будет та же, так как одной статьи конечно мало.
Так же напоминаю, Вам, пишите свои вопросы и делитесь своим опытом.