Я однажды была на собеседовании, там производство в рекламной отрасли небольшое было и они искали бухгалтера. Значит был бух у них, вроде бы повзрослел просто и пришел другой бух, но так себе оказалась - делов наделала, теперь а ля они сами разбираются, все документы за последние три года перебрали, переписали, базы проверили, в архивы сшили и бла бла бла. Я спросила зачем - но ответа не получила.
Зачем же тогда? Я так думаю в фин отделах - только для подсчета налогов. Исполнение гражданского кодекса - понятно, но к финансистам особо не относится, хотя наличие, именно наличие бумаги - не влияет на подсчет налогов.
Первый опыт бездокументального, удаленного ведения дел начался в 2014 году. Это была компания из другого города, нежели я, 2 ООО, абсолютно адекватная, связанной частично с брендом 1С, полностью без каких либо стремлений, попыток, не дай бог организованных процессов по сбору и обработке первичной документации и всего что с этим связано.
Потом фокус развития карьеры поменялся и я вообще попала в судебную систему, в инстанцию, в которую, якобы и могут попасть документы, которые изготовляются в компаниях - там и был шанс рассмотреть пристально что к чему. Тогда я перестала делать процентов 40 того, что делала бы до этих переосмыслений.
А пару лет назад оказалась в небольшой компании с молодым коллективом и напоролась на бумажную бюрократию. Ай Ти сфера в голом виде, а вот она, бюрократия - возьми да просочись, исконно, Русское, что ли... деловой обычай. Все таки эти бумажки более собирали по "накатанной" чем производственная необходимость (по крайней мере в АйТи сфере в РФ в 2022 году!). На исполнения налоговой функции как буд-то бы вообще бесполезны...
Итак, радикальная информация ниже (или как я борюсь с бюрократией):
1. В ряде случаев я учитываю в учетной политике, что документы до 10 000 или до 50 000 (операции расхода) - принимаются к учету без подтверждающих документов. Вот так просто и пишу.
2. Все документы, которые "бумажные" - строго прогоняю через 1 почту компании. Тут важно, чтобы все, кто может заключать договора понимали зачем нужен договор и обмен документами. На это можно написать инструкцию или просто объяснить. Когда этот момент учтен и соблюдается - ну вот никогда ничего не потеряется. Периодичная точечная проверка поможет Вам привыкнуть к новым реалиям. По моей практике тут часто происходят психологические барьеры.
3. Использовать всякого рода сервисы (КЭДО, ЭДО, Сервисы выплат СМЗ и так далее) - сегодня все эти сервисы хранят документы на своей стороне. Это удобно, безопасно и весьма организовано!
Другими словами - поток входящих документов можно разделить на несколько (2, 3, 4) источников получения этих документов. Когда в сознании людей, который заключают договора есть информация - как это делать, а функция контроля снята с финансового и бухгалтерского отдела - начинаются космические социальные преобразования даже внутри маленькой компании. Это связано с тем, что уходит из быта скучная, энергозатратная работа.
Когда источники получения документов налажены, все проинструктированы - можно расслабится и наблюдать, через год проверить качество сбора первички. Ну, если совсем никак - взять архивариуса за очень небольшие деньги - пусть собирает все по реестру, на это есть три года :). Ошибки - тут нужно наблюдать, через время Вы поймете, что в Вашей жизни осталось меньше всякой информации, которая про "ошибки" в документах, датах, наименованиях, а ежегодная ревизия практически равна аудиту, и очень полезна, даже для тех, кто осуществляет сквозной сбор документов.
Последствия таких преобразований - всегда весьма положительные, направленные на развитие компании, улучшения общего качества рабочего процесса. От понижения ненужного контроля со стороны Административно-Хозяйственного отдела, повышения важности документального оформления отношений в бизнесе среди менеджеров и управленцев, снижение ежедневной волокиты, освобождение энергии сотрудников на более полезные дела.
Юристы и налоговые юристы продиктуют статьи из КоАП и скажут - нет - нельзя - разговор серьезный, такой я могу выдержать при личной или видео встрече ;)
Всем легкого бизнеса