Кто-то копит марки, кто-то старинные монеты, а рекрутеры — резюме. Какой в этом смысл, как пользоваться накопленными экземплярами и всегда ли нужно копить контакты специалистов, разбираемся с менеджером по персоналу Зарплаты.ру Александрой Толопой и другими экспертами.
Польза копилки
База резюме — это подспорье в работе рекрутера и дополнительный источник поиска кандидатов на вакантные должности.
Что она даёт
Сокращает время (и деньги) на поиск. Отработанные соискатели уже есть в базе, значит, когда возникнет необходимость в специалисте, не придётся начинать процесс поиска с нуля.
Всегда ли нужно вести базу резюме
Решение вести базу резюме зависит от численности организации, объёмов рекрутинга, сложности вакансий, уникальности специалистов, штата рекрутеров и других критериев.
Когда не нужно
Не тратьте время и силы на базу резюме, если у вас небольшой объём рекрутинга. Данные устаревают: сегодня специалист готов подключиться к проекту, а через полгода будет занят на другой площадке, переедет в другой город, сменит сферу деятельности и даст вам отказ. Так что вам будет проще в нужной ситуации найти специалиста на джоб-платформе, нежели обращаться к базе.
Целесообразнее при небольших объёмах вести базу кадрового резерва, в которую включаются резюме не всех специалистов, а только действительно сильных и редких.
Когда нужно
- При массовом рекрутинге. Как правило, в этом случае вакансии актуальны практически на постоянной основе, поэтому всегда есть потребность в кандидатах.
- При большой текучке. Например, если новых сотрудников вы набираете каждые полгода-год.
— Кроме базы резюме, ведите некий стоп-список кандидатов, повторного контакта с которыми хотелось бы избежать, — рекомендует Александра.
Словом, решение за вами
— Нет одинаково подходящего всем рецепта, всё зависит от потребностей, цели и размера компании. Если вы рекрутер узкопрофильной области, есть смысл мониторить кандидатов на рынке и вносить в базу. Даже если кандидату будет неактуально ваше предложение, вы всегда сможете запросить у него контакты других хороших специалистов. Также база нужна, если у вас часто возникает потребность в специалистах одного профиля. Обновление базы займёт 10 минут в день, зато список всегда будет актуальным, — делится своим мнением HRD up.ru Ольга Светличная.
Кого добавлять в копилку
Не упускайте возможности добавлять в базу грамотных специалистов независимо от того, где и как вы их нашли. Возможно, на собеседовании побывал сильный кандидат, который не подошёл на конкретную должность или отказался от неё сам. Возможно, у ваших коллег или у соискателей есть кто-то, кого они готовы рекомендовать. Добавляйте в базу и тех, кто сам прислал вам резюме наудачу, но вакансии под данное резюме у вас пока нет.
Если в компании хорошо относятся к сотрудникам-бумерангам, не будет лишним добавлять в базу и бывших работников, с которыми вы сохранили тёплые отношения. Но здесь важно понимать причину увольнения.
Материал по теме: Брать ли на работу сотрудника-бумеранга?
Способы организации данных
- Компании с одним или двумя рекрутерами: вам подойдут таблицы Excel, Access, Google Docs.
- Компании с небольшим штатом специалистов: могут пригодиться программы E-Staff, «Битрикс».
- Компании с большим штатом, особенно если к процессу подбора подключены несколько рекрутеров или подразделений: полезными будут системы автоматизации, например, «Хантфлоу» и его аналоги.
С осторожностью
— Соблюдайте ФЗ-152 «О персональных данных». Есть много тонких моментов, которые следует учитывать при обработке, хранении и передаче персональных данных. Поэтому для начала проконсультируйтесь с юристом, чтобы избежать возможных претензий и судебных разбирательств, — предупреждает Александра.
Как часто обновлять базу резюме?
Нет универсальной периодичности, всё зависит от потребностей компании, загрузки эйчара, интенсивности подбора.
Если потребности в новых специалистах низкие и поток кандидатов не превышает 10 человек в месяц, обновляйте базу по факту или 1-2 раза в месяц.
Если собеседования буквально идут одно за другим, вносите данные по факту или в конце рабочего дня, когда информация о кандидатах ещё свежа. В базу желательно добавлять подробную информацию о кандидатах, вплоть до своих комментариев, особенно если в компании несколько рекрутеров. Отчётность, систематизированность, преемственность и доступность данных — это всегда плюс.
Поддерживать ли контакты с кандидатами?
— Поддерживать постоянный контакт со всеми кандидатами (особенно если их много) нереально, да и не имеет смысла. Но! Всегда есть кандидаты, за которыми идёт охота, тут нужно поддерживать отношения, главное не быть навязчивым, чтобы не угодить в чёрный список. Как вариант, настройте автоматическое поздравление с днём рождения, — советует Ольга Светличная.