Иногда работодателям нужно удержать из зарплаты сотрудников переплату, материальный ущерб или суммы по исполнительным листам. Расскажем, как и сколько можно удерживать и какие документы подготовить.
Какие бывают основания для удержаний
Удерживать из зарплаты можно по исполнительным документам, по инициативе работодателя или по просьбе самого работника.
Исполнительные документы
Работодатель обязан удерживать из зарплаты работника суммы, указанные в исполнительных документах. К ним относятся:
- исполнительные листы;
- судебные приказы;
- нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов;
- постановления судебного пристава-исполнителя.
Полный перечень таких документов приведён в ст. 12 закона № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».
Распоряжения работодателя
Работодатель по своей инициативе может удерживать из зарплаты только по основаниям, прописанным в ТК РФ и других федеральных законах. Например, когда нужно:
- вернуть переплату по зарплате, неизрасходованные подотчётные суммы, аванс или отпускные за неотработанные дни — ст. 137 ТК РФ;
- вернуть переплаченное пособие по больничному за первые три дня болезни или травмы — п. 6 ст. 15 Федерального закона № 255-ФЗ.
Переплата отпускных может образоваться, когда работник увольняется ещё до того, как отработал период, за который брал отпуск авансом. Но удержать их не получится, если причинами для увольнения стали отказ от перевода на другую работу по медицинским показаниям, ликвидация организации или ИП, сокращение численности или штата, призыв на военную или альтернативную гражданскую службу, признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности.
Вернуть переплату по зарплате тоже возможно только в определённых случаях:
- Выдали зарплату больше, чем нужно, потому что при расчёте допустили арифметические ошибки. Сюда не относится ситуации, когда случайно перевели зарплату дважды, не учли выплаченный аванс или добавили к сумме лишний ноль.
- Выплатили средний заработок за время простоя по вине работодателя, а позже доказали, что виноват был работник. В этом случае должно быть решение суда или комиссии по трудовым спорам.
- Зарплату выплатили правильно, а позже выяснили, что работник предоставил для начисления среднего заработка поддельные документы. Например, «липовую» справку о сдаче крови или о прохождении медкомиссии. Это тоже нужно доказывать через суд.
Вернуть переплату по больничному листу можно при условии, что была ошибка в расчётах или работник предоставил ложные сведения, например, справки с завышенными суммами заработка.
В остальных случаях нельзя удерживать переплату по инициативе работодателя. Но можно договориться с сотрудником, чтобы он вернул эти суммы добровольно.
Заявление работника
По закону работник может распоряжаться своей зарплатой как угодно. Поэтому он может подать работодателю заявление о том, чтобы из неё перечисляли определённые суммы, например:
- на погашение кредита;
- на добровольную уплату алиментов по соглашению между супругами;
- на возмещение материального ущерба, если он больше максимальной суммы, которую работодатель может удерживать самостоятельно.
Список не ограничен, потому что это по сути не относится к удержаниям — работник просто распоряжается начисленной зарплатой.
Из каких доходов можно удерживать
По исполнительным документам работодатель может делать удержания из всех доходов работника, причём неважно, основное это место работы или по совместительству. Из аванса тоже можно удерживать — это та же зарплата, только рассчитанная за первую половину месяца.
Нельзя удерживать из компенсаций, которые нужно платить по ТК РФ. Например, из выплат в связи с рождением ребенка, регистрацией брака, со смертью родных, из суточных при командировке, пособий по материнству. Полный перечень приведён в ст. 101 закона № 229-ФЗ.
По алиментам на несовершеннолетних детей есть конкретный перечень доходов, из которых можно делать удержания:
- зарплата, даже если она равна прожиточному минимуму;
- доплаты и надбавки;
- премии, в том числе разовые;
- отпускные;
- средний заработок, начисленный за время командировки;
- больничные, кроме пособий по материнству;
- выплаты при увольнении — выходное пособие, средний заработок на период трудоустройства;
- НДФЛ, который вернули через работодателя в виде налогового вычета;
- компенсации, которые работодатель платит по своей инициативе, например, оплачивает проезд, жильё, питание.
Очерёдность удержаний
Любые удержания делают из месячной зарплаты за минусом НДФЛ, то есть из суммы, которую работник должен получить на руки.
Бывает, что из доходов одного работника нужно сделать несколько удержаний, в том числе по разным основаниям. Например, когда на работника присылают несколько исполнительных документов или нужно удержать алименты, погасить кредит и вернуть переплату.
В таком случае нужно соблюдать последовательность из ч. 1 ст. 99 закона № 229-ФЗ: сначала вычесть НДФЛ, потом суммы по исполнительным листам и в последнюю очередь — суммы по приказу работодателя.
Если на работника пришло несколько исполнительных листов, а суммы, которую можно удержать из зарплаты, на всех не хватает, удержания делают по очерёдности из ч. 1 ст. 111 закона № 229-ФЗ:
- Алименты, суммы в возмещение вреда здоровью и в связи со смертью кормильца, требования о компенсации морального вреда.
- Требования по обязательным платежам в бюджет, например, штрафы.
- Все остальные требования, в том числе задолженности по кредитам и процентам.
Удержания по требованиям каждой следующей очереди делают после полного погашения задолженности по предыдущей.
Максимальные размеры удержаний
Нельзя пустить всю зарплату работника на погашение его долгов — сумма удержаний ограничена статьёй 138 ТК РФ:
- не более 20% от зарплаты на руки — в общем случае;
- не более 50% — если это удержания по исполнительным документам, независимо от их количества;
- не более 70% — если это алименты на несовершеннолетних детей, компенсация вреда здоровью другого человека, возмещение ущерба людям, потерявшим кормильца, ущерба, причинённого преступлением.
Если допустимой части зарплаты не хватает, чтобы сделать все удержания, остаток погашают в следующих месяцах.
По материальному ущербу есть дополнительные ограничения. Если с работником не заключён договор о полной матответственности, общая сумма возмещения ущерба не может превышать средний заработок работника. Если она больше и работник не согласен возместить всё добровольно, её взыскивают через суд.
Пример 1. На работника прислали два исполнительных листа — один по кредиту в размере 50% от зарплаты, другой — по алиментам в размере 25% в пользу несовершеннолетнего ребёнка. Ещё он должен погасить работодателю материальный ущерб за испорченное оборудование на сумму 22 000 руб.
Начисленная зарплата работника — 55 000 руб. Сумма дохода после удержания НДФЛ = 55 000 - 7150 = 47 850 руб.
Удержание по алиментам = 47 850 х 25% = 11 962,50 руб.
Удержание по кредиту = 47 850 х 50% = 23 925 руб.
В первую очередь погашают алименты в сумме 11 962,50 руб., после них — кредит. Максимальная сумма всех удержаний должна составить 50% от зарплаты, то есть 23 925 руб. Поэтому на погашение кредита в этом месяце можно отправить разницу между допустимой суммой и алиментами — 11 962,50 руб. Остаток нужно удерживать в следующих месяцах после удержания алиментов.
Долг перед работодателем погашают после всех удержаний по исполнительным листам. Их размер превысил лимит удержаний по инициативе работодателя — 20% от зарплаты за месяц. Поэтому взыскать материальный ущерб на сумму 22 000 руб можно только после того, как закончатся удержания по исполнительным документам.
Если нужно удержать из зарплаты по нескольким исполнительным листам, которые относятся к требованиям одной очереди, суммы распределяют пропорционально между всеми взыскателями и погашают одновременно. При этом нужно соблюдать максимальный размер удержаний.
Пример 2. На работника прислали два исполнительных листа по разным кредитам. По первому документу нужно удержать 46 750 руб., по второму — 17 525 руб.
Зарплата работника за минусом НДФЛ — 39 150 руб.
Общая сумма удержаний = 46 750 + 17 525 = 64 275 руб.
Удержать можно не более 50% от зарплаты. Максимальный размер удержаний за месяц = 39 150 х 50% = 19 575 руб.
Чтобы рассчитать, сколько удержать по каждому из исполнительных документов одной очереди, воспользуемся формулой:
Размеры удержаний за месяц:
- по первому кредиту = 46 750 / 64 275 х 19 575 = 14 237,75 руб.
- по второму кредиту = 17 525 / 64 275 х 19 575 = 5 337,25 руб.
Оставшиеся суммы нужно удержать из зарплаты работника в следующем месяце.
Как оформить удержание
Все удержания из зарплаты нужно оформлять документами.
По исполнительному листу
Чаще всего исполнительные документы присылают по почте. Их нужно зарегистрировать в отдельном журнале учёта — указать номер, дату поступления и другие реквизиты. Типовой формы журнала нет, его можно разработать самим или воспользоваться образцом.
С исполнительным листом работодатель должен ознакомить работника под подпись. Сделать это можно в том же журнале учёта. Заявление и приказ на удержание оформлять не нужно. Затем исполнительные документы передают бухгалтеру, который начисляет зарплату — тоже под подпись.
В тот же день работодатель должен отправить судебному приставу-исполнителю обратное уведомление о получении документов — отрезную часть постановления об обращении взыскания на доходы должника, которое поступает вместе с исполнительным листом. В уведомлении заполняют входящий номер, дату, номер телефона, ставят подпись и печать (если есть).
Судебные приставы могут прислать постановление по электронным каналам, например, через госуслуги. Для обратного уведомления понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Если отправить уведомление через госуслуги не получается, его нужно отправить в бумажном виде.
Суммы, удержанные из зарплаты по исполнительным документам нужно перечислять получателю или судебным приставам в течение трёх рабочих дней со дня выплаты.
При увольнении работника или полном погашении его задолженности исполнительный лист нужно отправить обратно — не позднее следующего дня после того, как появилось основание для прекращения удержаний.
По распоряжению работодателя
Чтобы удержать деньги по инициативе работодателя, нужно составить приказ в свободной форме и ознакомить с ним работника под подпись. Оформляют его в течение месяца со дня, с которого возникли обстоятельства, послужившие основанием для удержания.
Например, работник должен был вернуть неизрасходованные подотчётные деньги через 21 день со дня выдачи. Когда этот срок истечёт, у работодателя есть месяц, чтобы оформить приказ об удержании из зарплаты работника невозвращённых подотчётных сумм.
Для удержания нужно получить письменное согласие работника. Его можно оформить отдельным заявлением или добавить в приказ формулировку «С приказом ознакомлен, с основанием и суммой взыскания согласен». Если работник не согласен с удержаниями или он увольняется, не погасив долг, вернуть недостающие суммы можно только через суд.
Аутсорсинг бухгалтерии «Моё дело Бухобслуживание»
Чтобы избежать штрафов и пени, нужен квалифицированный бухгалтер, знающий налоговый учёт. Аутсорсинг бухгалтерии «Моё дело Бухобслуживание» поможет с ведением бухгалтерии, расчётом зарплаты, налогов и заполнением отчётов. Всю бухгалтерскую работу будет делать наша команда специалистов.