Со всей ответственностью могу сказать, что практически нет компаний, предприятий, в которых бы не было управленческого учета. Это не зависит от размеров предприятия: от самых маленьких, где руководитель ведет управленческий учет сам (или держит всю информацию в голове), до самых крупных, солидных, имеющих листинг (акции на Бирже), кичащихся своей открытостью перед государством, партнерами и клиентами, предприятиях.
Причина в том, что жизнь намного сложнее всех вместе взятых налоговых Кодексов, Постановлений, положений, инструкций и т.д. Так или иначе возникают ситуации, когда какие-то доходы или расходы компании проходят «мимо кассы». Они могут не носить значительного характера, быть в «рамках бухгалтерской погрешности», но о них надо помнить, знать и как-то учитывать.
Информация эта имеет закрытый характер и когда консультант консалтинговой фирмы предлагает руководителю провести валидацию управленческого учета то, как правило, все руководители отказываются, справедливо заблуждаясь, что их просят раскрыть пикантную информацию. Но дело в том, что консультанту совсем не нужно знать суть, ЧТО там у вас за операции. Ему важно понимать, КАК вы это организовали, чтобы по возможности дать разумных совет.
Но прежде, чем говорить о валидации управленческого учета, разберёмся в понятиях. Что такое «валидация»? Термин произошел от английского слова «validation» и при переводе соответствует слову «проверка». Но это не простая проверка. Для сравнения возьмем слово «верификация». Это с латинского тоже проверка, но на соответствие нормативным документам, инструкциям, правилам. К примеру, в строительстве – это соответствие СНиПам (строительным нормам и правилам). Строительная компания построила дом. Пришла комиссия и провела верификацию объекта: проверила техническую документацию, соответствие элементов объекта СНиПам. Подписали акт. Вроде всё правильно. На первом этаже здания предусмотрен магазин. Вход в магазин остеклён и вся входная группа сделана с использованием пластикового профиля. Вместе с тем, через входные стеклянные двери магазина будет проходить огромное количество посетителей в течение дня. Остекление входной группы следовало бы делать из алюминиевого профиля. Пластик не выдержит таких больших нагрузок, так как у пластика расстояние между молекулами в 10 раз больше, чем у алюминия. Он не то, чтобы менее прочный – пластик менее живучий, чем алюминий (срок жизни алюминия – 20 лет). Со временем пластик станет хрупким. Так вот проверка на то, какой материал надо было использовать – пластик или алюминий- это валидация.
Валидация – это проверка на качество, а не только на соответствие нормативным документам. Это проверка на признак здоровой компании.
Вернемся к управленческому учету. Валидация управленческого учета – это проверка на правильность подхода к организации управленческого учёта. Рассмотрим практический пример. В некой коммерческой организации с численностью сотрудников от 50 до 100 человек ведется управленческий учёт. Ведёт его главный бухгалтер компании. Она же отвечает за ведение бухгалтерской и налоговой отчетности. Ответственный, добросовестный сотрудник. Всё делает грамотно, профессионально, чётко и в срок. Генеральный директор – он же учредитель компании – доволен её работой. Однажды генерального директора вызвали к следователю по вопросу проведения встречной проверки с одним из клиентов. Всё прошло нормально. Руководитель дал пояснения следствию, вопросов к работе компании нет. Далее на опрос к следователю пригласили главного бухгалтера – дать пояснения по документам. Ранее её никогда не приглашали на такие опросы в следственные органы. В ходе беседы (не допроса) со следователем, главному бухгалтеру были заданы вопросы, не относящиеся к теме опроса. В результате опроса главный бухгалтер рассказала следователю всю систему организации управленческого учета в компании со всеми подробностями. Через месяц на генерального директора предприятия было заведено уголовное дело. Борьба за личное выживание стало самым важным делом руководителя, компания потеряла управление и через некоторое время закрылась. Более 50 человек потеряли работу. На вопрос генерального директора к главному бухгалтеру: «Зачем вы это сделали? Ответ был прост: у меня дети. И это не выдуманная история - это реальный пример из жизни.
Я не затрагиваю здесь юридическую или морально-нравственную сторону дела. Это на ваше решение.
Компания не вела запрещенный бизнес и не торговала наркотиками. Видимо, где-то уклонилась от уплаты налогов.
Валидация управленческого учёта подразумевает, что генеральному директору специалистами консалтинговой компании были бы даны рекомендации о разделении между сотрудниками обязанностей по ведению налогового и бухгалтерского учета от ведения управленческого учета.
Руководителю следует либо самому вести управленческий учёт, либо доверить его ведение сотруднику, не входящему в состав бухгалтерской или финансовой службы. Тогда бы не произошло такого неожиданно нелепого случая. Вроде мелочь, а каковы последствия? В бизнесе, как и в жизни, нет мелочей всё состоит из мелочей! Рекомендации по валидации управленческого учёта не ограничиваются только одним примером. Это комплексный системный подход, который позволяет обезопасить бизнес от курьёзных ошибок.
Автор: Невейкин П.П.
Консалтинговая компания ООО «ГИН».