За нарушение правил хранения архивных документов десятикратно выросли штрафы. 26 октября 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 15.10.2020 №341-ФЗ, изменивший абзац 2 статья 13.20 КоАП. Штрафовать будут за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Сколько теперь придется заплатить в случае нарушения?
Сравним суммы штрафов, какие были ранее, и какие стали:
Для юридических лиц ранее ответственность предусмотрена не была, теперь же она есть. Для остальных субъектов правонарушения штрафы выросли в 10 раз.
Кроме того, статьей предусмотрено вынесение предупреждения, если деяние малозначительно, или совершено в первый раз.
Кстати говоря, минимальная сумма штрафа по проекту нового КоАП, который сейчас в Госдуме, будет 500 рублей.
Важно: штрафы по статье 13.20 КоАП не относятся к нарушениям требований законодательства по хранению информации и документов, содержащихся в информационных системах. Накажут за нарушение правил хранения в сейфах, шкафах, картотеках и компьютерах компаний.
Какие сроки хранения архивных документов
Срок хранения того или иного документа начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором он был закончен делопроизводством .
Сроки хранения зависят от вида документа, определяются НК и Перечнем типовых управленческих архивных документов. Все организации, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности должны их соблюдать.
Важно: сроки не зависят от используемого носителя. Определить срок хранения документа с помощью бесплатного сервиса “Архивист Онлайн”
Материалы по бухгалтерскому и налоговому учету, а также необходимые для расчета и уплаты налогов относятся к налоговым документам.
Сроки хранения по ним следующие:
- передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, а также пояснительные записки к ним; положение об оплате труда и премировании работника — постоянно.
- документы по продаже движимого имущества, а также о недостачах, присвоениях, растратах — 10 лет.
- документы о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности; по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов) и т.д. — 6 лет.
- документы об освобождении от налогов, о льготах, об отсрочках уплаты; по расчету налоговой базы организациями; налоговые декларации юридических лиц и предпринимателей; учетная политика и др. — 5 лет.
- документы по исчислению и уплате страховых взносов на ОМС, ОПС и временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) — 6 лет.
Также свои сроки есть для других бухгалтерских документов:
- первичные учетные документы — 5 лет;
- кассовые документы – 5 лет;
- выписки по банковскому счету – 5 лет;
- налоговые декларации – 5 лет;
- больничные листы – 5 лет;
- годовая бухгалтерская отчетность – постоянно.
Свои сроки хранения есть и у кадровых документов:
50/75 лет необходимо хранить кадровые документы по личному составу:
- лицевые счета,
- личные карточки,
- трудовые договоры,
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и др.
Остальные кадровые документы хранятся в течение следующих сроков:
- приказы о дисциплинарных взысканиях и направлении в командировку– 3 года;
- табель учета рабочего времени - 5 лет;
- графики отпусков – 3 года.
Помимо штрафов за несоблюдения сроков хранения, в законодательстве установили санкции за комплектование, учет и использование документов. Т.е. мало просто сохранять документацию, она должна быть правильно архивирована.
Учитывая, что большинство организаций не имеют собственных архивных служб, разбираться с нюансами придется непосредственно руководителю, а с большей вероятностью — главному бухгалтеру или его помощникам. Уверены, что им и без того хватает работы.
Избежать штрафов и вести архивное дело в соответствии с законом поможет Делис Архив. Наши специалисты оценят масштабы работы, составят перечень мероприятий по организации архива, подготовят ваши документы для хранения и проконсультируют по всем вопросам, связанным с ним.
Если у вас отсутствует возможность хранить документы в офисе, мы предоставим вам наше надежное хранилище, а по желанию еще и составим электронный архив документов.