Круто, когда компания растет. Но с ростом клиентов, выручки и других показателей как снежный ком растет и административная нагрузка. Людей, проектов и задач становится больше, и уже не получается решить все проблемы одним созвоном. Чтобы добиться прозрачности и контроля, бизнес-процессы лучше перевести в специальную систему, где задачи и дедлайны не будут теряться, а каждый сотрудник будет точно знать, когда и что нужно делать.
Одна из таких систем — Asana. Рассказываем, как ее функции могут помочь растущему бизнесу в разных ситуациях.
Ситуация №1. Команда растет. Очень быстро растет
Представьте: компания договорилась о крупном проекте, и сейчас ей срочно нужно нанять несколько десятков человек. HR-специалист заводит большую таблицу, где собирает данные о всех кандидатах, указывает стадии прохождения онбординга, проводит собеседования, нанимает.
Вроде, все хорошо, но есть одна проблема: всем новичкам не хватает информации, и они постоянно дергают действующих сотрудников с вопросами в духе «А где посмотреть это?» и «А что делать дальше?» Это нормально, но, когда новичков становится очень много, специалисты начинают путаться в кандидатах и не могут провести качественный онбординг.
Вот как эти проблемы можно решить в Asana:
- поместить воронку найма в специальную доску и не путаться в кандидатах;
- собрать в базу данных информацию по каждому сотруднику, а не вести отдельные документы;
- планировать отпуска не просто в таблице, а в диаграмме Ганта — так можно визуализировать нагрузку по проектам;
- собрать задачи по онбордингу в одно рабочее поле и шаблонизировать их;
- привязать к каждому сотруднику цели на год, чтобы отслеживать прогресс.
Ситуация №2. Нужно оцифровывать бизнес-процессы
Классическая ситуация для каждой компании, которая переходит от самозанятости к настоящему бизнесу: работа идет, все получается, но для дальнейшего роста нужно масштабироваться и шаблонизировать все то, что получается хорошо. И для этого табличек с отчетами и задачами может не хватать. А вот возможностей Asana — вполне.
Например, с помощью панели мониторинга можно видеть всю картину по нескольким проектам в целом. Задачи, в которых нужно что-то перенести руками из одного места в другое, можно автоматизировать. А во взаимосвязанных задачах в нескольких проектах можно сразу менять статусы.
Еще одна крутая фишка — верхнеуровневый разрез Goals: вы сможете добавить, например, годовую цель и привязать к ней проекты и задачи поменьше. Так вы сможете видеть, как даже одна небольшая задачка вносит вклад в большое дело. Это поможет не только отслеживать прогресс, но и мотивировать сотрудников.
Ситуация №3. Воронка продаж становится сложнее
Когда в компании все продажи сосредоточены на одном человеке и его записной книжке, это, с одной стороны, очень удобно, а с другой — крайне рискованно. С уходом этого человека из компании потеряются и все данные о клиентах. Кроме того, когда одни клиенты только впервые обратились, другие — запросили стоимость, а третьи — уже на подписании договора, очень легко потерять приоритеты.
И снова на помощь приходит Asana. Канбан-доска из потенциальных клиентов поможет вовремя напоминать о себе, а портфолио — увидеть прогресс по каждой сделке. Всю информацию о лидах можно анализировать: например, посчитать, из каких источников приходят лучшие заявки, и понять, какой из сотрудников быстрее всех закрывает сделки.
Ситуация №4. Нужно устаканить взаимодействие с клиентом
Когда компания работает с небольшим количеством проектов, к каждому из них отношение, как к святому: специалисты всегда на связи, все документы под рукой, а задачи выполняются вовремя. Но чем больше клиентов, тем больше и задач. Коммуникации просто ломаются: тут забыли в чате ответить, там подвисло согласование, а доступ к нужной таблице есть только у сотрудника, которого уволили неделю назад. В общем, без прозрачной системы никак не обойтись.
Управленцам в этой ситуации может помочь Asana:
- вы можете подписаться на каждое уведомление в ключевом проекте;
- получать срез по всем проектам на отдельной вкладке;
- связывать задачи из разных проектов;
- находить все невыполненные задачи высокого приоритета в пару движений;
- собирать отчеты и графики по каждому проекту и многое другое.
Как все это внедрить?
Asana — это мощный инструмент, с которым любые процессы в компании могут стать прозрачнее и эффективнее. Главное — правильно внедрить систему.
С внедрением поможет Swedbyte — единственный в России партнер Asana с наивысшим статусом Elite Solutions Partner. Swedbyte поможет настроить не только канбаны, но и подключить расширенные функции, собрать правильные отчеты, синхронизировать текучку со стратегическими целями и автоматизировать рутину.
Самое крутое: Swedbyte может запустить Asana в вашей компании всего за несколько дней. Свяжитесь с нами, и мы расскажем Вам, как!