Акт выполненных работ для самозанятого. Как его составить

Почему нужен акт, разве недостаточно чека?

Есть позиция Минфина, который считает, что самозанятому достаточно чека, акт он может не делать (письмо Минфина России от 26.03.2020 № 03-11-11/24008). Однако той же организации, чтобы подтвердить расходы, этот акт нужен.

Самому самозанятому, в случае судебных тяжб с заказчиком, при наличии подписанного акта будет проще доказать, что услугу он оказал. Поскольку чек составляется в одностороннем порядке, никто его больше не подтверждает, а акт все-таки подписывают обе стороны.

Если опираться строго на закон, то согласно части 1 статьи 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ достаточно только чека, как подтверждения оказания услуг. Что касается реальной судебной практики по подтверждению расходов, то, например, в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899 ФНС в пункте 4 указывает, что:

«Акт может выступать дополнительным документом, отражающим период или дату оказания услуги, для целей налогового учета расходов покупателя, например, при наличии предоплаты».

Кроме того, само наличие акта с детальным перечислением выполняемых работ послужит доказательством, что отношения с самозанятым не подменяют трудовые. Иными словами, что самозанятый выполняет не трудовую функцию, вне зависимости от результата, а исполняет конкретные задачи заказчика.

Акт важен для внутреннего учета компании. Во-первых, это помогает отнести определенные расходы на конкретный департамент. К примеру, услуги по организации рекламной акции в соцсетях — это расходы маркетинга, а перевозка товара покупателю — отдела доставки.

Во-вторых, если речь о каких-то ремонтных работах, особенно, если дело касается основных средств, то компании нужно обоснование для изменения, первоначальной стоимости. Переоценка ОС происходит, если проводилась модернизация или реконструкция оборудования или иного имущества.

Также в акте фиксируются разногласия по выполнению работ или качеству оказанной услуги. Кстати, это тоже послужит доказательством, что тут нет подмены трудовых отношений. Если вы выставляете обоснованную претензию, требуете от самозанятого исполнения обязательств, возмещения ущерба или выплаты неустойки — ни о каких трудовых отношениях, конечно, и речи не идет.

Однако, подтвердить работу только актом, без чека от самозанятого — нельзя. Чек должен быть обязательно, акт является лишь дополнительным, но не основным документом учета расходов.

Получить полный комплект закрывающих документов по самозанятым вы можете через сервис Qugo. Безопасные сделки, выплаты, электронный документооборот — все максимально удобно и просто как для заказчика, так и для исполнителя.

Что должен содержать акт выполненных работ

В случае с самозанятым никаких принципиальных отличий от такого же акта с другим контрагентом, акт выполненных работ не имеет. В нем также стоит обозначить стороны, упомянуть договор, по которому оказаны услуги, перечислить сами услуги и объем их выполнения, а также указать, за какой конкретный срок этот акт составлен.

Нужно указать стоимость услуг, поскольку акт — это одно из оснований для оплаты.

Особенно нужно быть осторожными с периодичностью выставления акта. Если у вас договор на какие-то длительные работы, например, исполнитель — бухгалтер, который восстанавливает учет организации, лучше разбить задание и, возможно, оплату на несколько этапов. Но каждый этап — это не временной промежуток, а определенный объем задач.

К примеру, неправильно писать в договоре:

«Акт составляется ежемесячно».

Правильно:

«Акты составляются после выполнения следующих этапов работ:

Обработка первичных документов, сортировка, внесение в базу 1С, заполнение справочников;Формирование регистров учета, расчет налогооблагаемой базы.Формирование отчетности, сверка с отчетами, переданными в ФНС, ФСС, ПФР, при необходимости составление корректирующей отчетности.Формирование архива бумажных документов, подшивка, составление реестров, личных дел сотрудников.»

В этом случае и стоимость каждого этапа будет различной. Если же самозанятый будет ежемесячно формировать акты на одинаковые суммы, то это может стать косвенным признаком фактически трудовых, а не гражданско-правовых отношений.

Как правило, то, что исполнитель является самозанятым, указывается в договоре, но это можно указать и в акте.

Налоговая рекомендует компаниям, для подтверждения расходов, понесенных в пользу самозанятого, расписывать детально в акте все оказанные услуги.

О том, какие реквизиты обязательно должны быть в чеке от самозанятого, мы подробно рассказывали в этой статье. Образец акта о выполненных работах

Этот образец приведен просто для ознакомления, мы не настаиваем на его обязательном использовании. Всегда можно составить свой вариант.

Если у вас возникли другие вопросы о взаимодействии с самозанятыми — загляните в другие статьи нашего блога. Мы регулярно рассказываем об актуальных изменениях и разбираем сложные моменты.