Некоторые люди начинают писать деловые сообщения, не задумываясь о читателе. Но опытные бизнесмены знают, что основное внимание в любом сообщении уделяется читателю, будь то ваш клиент, потенциальный клиент или поставщик. Для того чтобы понять, что именно интересует вашего читателя, необходимо провести исследование. Таким образом, ваше сообщение будет более эффективным, поскольку в центре внимания будет клиент, а не ваша компания.
Разработка тона
Изучение аудитории, которой адресовано ваше сообщение, поможет вам определить оптимальный тон. Например, создание разговорного тона важно при общении с клиентами, но вам также следует помнить об использовании жаргона, понятного только определенной аудитории. Если вы пишете письмо своему адвокату, используйте более сложный деловой язык. Но если вы хотите убедить пожилого человека купить вашу продукцию, вам следует воздержаться от использования жаргона, который часто используют молодые люди, но который пожилые люди не поймут.
Определение потребностей читателя
Выяснение того, что должен знать ваш читатель, чтобы совершить желаемое действие, делает исследование важным инструментом до того, как вы положите перо на бумагу. Например, если вы пишете сообщение о продаже, вам необходимо знать, с какой проблемой сталкивается читатель, и какое решение предлагает ваша компания. Таким образом, ваше исследование поможет вам найти способы установить контакт с читателем, указав на его проблему и показав, что вы понимаете его боль.
Повышение осведомленности о конкуренции
Когда дело доходит до создания деловых сообщений, связанных с вашими продуктами и услугами, знание того, чем предложения вашей компании отличаются от предложений конкурентов, является ключом к созданию эффективных сообщений. Изучите особенности и преимущества, которые предоставляют продукты или услуги ваших конкурентов. Изучите структуру их цен и выясните, что нравится их клиентам в том, что они предлагают. Выполнив это задание, вы будете готовы к созданию сообщений, которые ясно покажут, чем ваша компания отличается - и чем она лучше - других компаний, продающих аналогичные продукты или услуги.
Сосредоточьтесь на преимуществах
Ваши клиенты не хотят слышать о том, какая замечательная у вас компания или какие замечательные характеристики у вашего продукта. Они хотят услышать о том, как ваш продукт облегчает их жизнь. Исследование преимуществ особенно полезно, когда вы хотите убедить потенциального покупателя купить именно у вашей компании, поэтому сосредоточьтесь на том, что ваш продукт делает полезного для клиентов, а не на том, как технически он это делает, чтобы удержать интерес читателей и заставить их достать кошелек. Та же идея применима и к вопросам обслуживания клиентов. Не концентрируйтесь на оправданиях или причинах, по которым ваша компания не выполнила свои обязательства. Вместо этого сначала изучите проблему, чтобы ваше сообщение четко объясняло, как вы собираетесь исправить и сделать все хорошо.