Мы запускаем рубрику дневников, в которых сотрудники Уралсиба будут рассказывать об одном рабочем дне. Сегодня мы узнаем, как проходят будни самой изобретательной команды банка — «Лаборатории идей». О своей работе рассказала Валерия Лухтан, главный эксперт Дирекции процессного управления.
Вместе с Инной Герасимовой, руководителем направления по инновациям, Валерия отвечает за то, чтобы Уралсиб становился лучше благодаря идеям сотрудников. С её помощью ценные предложения успешно проходят все этапы — от оценки идеи до её реализации.
Понимание процессов, связанных с инновациями, Валерии дало образование: она закончила МГТУ имени Н.Э. Баумана, а затем и Высшую школу экономики по направлению «Инноватика». А курсовая, написанная в годы обучения в ВШЭ, помогла попасть в Уралсиб. Валерия изучала, как различные российские компании работают с идеями. В рамках своего научного исследования она общалась с сотрудниками таких организаций, в числе которых оказались и будущие коллеги. Вскоре после этого Валерию пригласили на собеседование, и летом 2018 года она присоединилась к команде Уралсиба.
Не могу сказать, что я пришла в банк с абсолютной уверенностью, что и как нужно делать: всё-таки теоретическая часть, которую рассказывают в университете, сильно отличается от того, что происходит в реальности. Дипломную работу в ВШЭ я писала, уже будучи сотрудником Уралсиба, и это очень помогло мне сделать исследование развёрнутым, полезным и применимым на практике.
Ежедневно коллеги работают над решением постоянных задач:
- участие в работе с идеями на каждом этапе — от генерации и оценки ценного предложения до его реализации или архивирования
- поддержка и развитие системы мотивации и коммуникации для сотрудников — обновление ассортимента магазина «Лаборатории идей», организация награждения лучших участников по итогам года, написание статей и рассылок, запись видео о работе «Лаборатории». Кроме того, команда размещает баннеры на портале и обновляет плакаты в холлах офисов
- расчёт экономического эффекта по одобренным и реализованным идеям
- развитие «Лаборатории» — доработка системных процессов, продвижение инструментов выработки решений, проведение квестов и игр для привлечения новых авторов, ежегодный опрос участников для улучшения работы проекта
Со всеми этими задачами наши коллеги справляются вдвоём. В своём дневнике Валерия рассказала, как проходит обычный день в «Лаборатории» и сколько времени уходит на работу с идеями.
7:30 Проснулась. Поскольку сегодня я работаю дома, утром решаю прибраться в квартире, сходить за кофе и приготовить завтрак.
В офис я приезжаю несколько раз в месяц. В такие дни я отправляю экспертам и авторам призы, которые они приобрели в магазине «Лаборатории», подписываю документы, фотографирую новые сувениры и выставляю их в магазин.
9:00 Включаю компьютер и первым делом просматриваю почту. Мой ящик почти никогда не бывает пуст, и сегодняшний день — не исключение: 66 входящих писем. В основном это уведомления о том, что эксперт завершил работу, отбивки об изменении статуса идеи, а также переписки с авторами и экспертами. Отвечаю на самые приоритетные сообщения и рассылаю коллегам напоминания о том, что срок оценки идей — 15 рабочих дней — уже прошёл. Радуюсь тому, что благодаря недавним доработкам системы — нам очень помогли коллеги из Дирекции информационной поддержки бизнеса — такие напоминалки не приходится формировать вручную, как раньше.
9:30 Захожу в «Лабораторию». Коллеги с утра уже прислали четыре новых идеи — хорошее начало дня! Звоню Инне насчёт того, какого эксперта стоит выбрать для работы с одной из присланных идей. Затем направляю все предложения на оценку.
Расскажу о том, как в нашем банке проходит стандартный процесс работы с идеями от сотрудников:
- сперва мы изучаем новое предложение, при необходимости задаём автору вопросы и проверяем, не подавалась ли подобная идея раньше;
- подробно и чётко описанное решение идёт на экспертизу в то подразделение, к которой относится данная идея;
- эксперт оценивает качество предложения и степень его выполнимости, свои выводы он отображает в рецензии в системе «Лаборатории»;
- затем мы с Инной получаем ответ от эксперта и меняем статус идеи. Часто мы задаём коллеге дополнительные вопросы, чтобы предоставить авторам максимально полный ответ;
- если идею одобряют, в комментарии к ней указывается ориентировочный срок реализации. Когда он истекает, мы возвращаемся к эксперту для уточнения статуса реализации идеи. Автор предложения получает соответствующее уведомление.
Стоит сказать, что обычно на этапе оценки у нас единовременно находится более 250 идей: одни ожидают первичной оценки, другие надо обговорить на личной встрече с экспертом, и примерно 30% идей уже находятся в активной стадии обсуждения.
10:00 Подключаюсь на еженедельную встречу со всей командой Дирекции процессного управления. На ней мы рассказываем о том, что удалось сделать за пять рабочих дней.
10:30 Проверяю календарь. На сегодня запланировано четыре встречи; можно сказать, что такое количество в день — это обычное дело. С тремя экспертами мы будем анализировать новые идеи, которые недавно поступили на оценку, а также те предложения, по которым истекает срок принятия решения. А на четвёртом созвоне нам нужно обсудить одну идею вместе с автором и экспертом. Готовлюсь: проверяю и обновляю в отдельном файле информацию для встречи.
Примерно с двумя десятками экспертов мы проводим встречи на регулярной основе — в основном с теми, кому на оценку поступает много предложений, и конференции помогают быстрее получить необходимые комментарии. С другими экспертами видимся реже и оцениваем идеи либо в системе «Лаборатории», либо по переписке. Всего мы проводим минимум 45 встреч в месяц.
11:30 Проводим с Инной встречу с автором и экспертом. Бывают случаи, когда не совсем понятно, что именно автор имел в виду, описывая идею, и мы собираемся, чтобы разобраться в этом. Если принять решение сразу не получается, эксперт берёт дополнительное время на проработку предложения. После встречи вношу все договорённости в систему.
12:10 Возвращаюсь проверить электронную почту. Пришло 12 писем — эксперты увидели мои напоминания с просьбой оценить идеи и ответили. Продолжаю разбирать сообщения, полученные утром. Один из экспертов просит перенести сегодняшнюю встречу на другой день. Нет проблем!
13:00 Встреча с экспертом по развитию потребительского кредитования. В подобных встречах мы с Инной почти всегда участвуем вместе, чтобы они прошли максимально эффективно. За этот час из 50 запланированных идей успели обсудить 23. Каждое предложение мы стараемся разобрать максимально подробно, всегда пытаемся вникнуть в процесс, почувствовать себя на месте автора или клиента, для которого делается доработка. Зафиксировала все комментарии.
14:00 Решила немного отдохнуть. Уделяю 15 минут проверке соцсетей
14:15 Вношу в систему «Лаборатории» комментарии после проведенной встречи, меняю статусы по идеям. По одним предложениям принятие решения отложено, другие одобрены к внедрению, а ещё часть готовится к реализации. Несколько решений отправляются в архив, а часть идей уже реализовывается. Самое приятное — это, конечно, менять статус идеи на «Реализовано». В такие моменты горжусь тем, что авторы и эксперты стремятся сделать наш банк лучше и что я делаю свой вклад в это!
15:15 Поскольку запланированная на этот час встреча перенеслась по просьбе коллеги, настало время проверить ежедневник. Туда я записываю различные задачи, не связанные с работой над идеями, а именно: написание статей, разработка игры для вовлечения сотрудников, закупка призов и т.д. Сегодня нужно выбрать новые сувениры для магазина «Лаборатории», подборку подготовил для нас Департамент маркетинга. А ещё нужно написать статью о том, что один из авторов приобрел планшет на заработанные фишки.
15:30 Увлеклась рабочими задачами и забыла про обед, такое со мной случается. Быстро разогреваю куриный суп и параллельно проверяю, поступили ли новые предложения от авторов. Пришли две идеи, отлично! Одну отправляю на оценку, а вторую надо обсудить с автором — отправляю ему письмо с вопросами. За обед также успеваю выпить зелёный чай и съесть несколько конфет.
16:00 Звоню Инне, вместе выбираем сувениры. Наше внимание привлекают холщовые сумки, матовые синие кружки и другие призы. Всё будет с логотипом Уралсиба и «Лаборатории идей». Покупаем? Покупаем! Ставлю себе напоминание на завтра — сделать заявку в Маркетинг на закупку сувениров.
6:30 Проводим встречу с экспертом по дебетовым картам. Обсуждаем 5 новых идей и обновляем статус по 27 предложениям. За этот час успели сделать всё, что хотели.
17:30 Пытаюсь договориться сама с собой, чем заняться под конец рабочего дня: начать писать статью или внести комментарии по идеям в систему? Делаю выбор в пользу последней задачи: если отложить это дело, то потом тяжело вспомнить всё, что обсуждалось на встрече.
18:20 Ура! Работа с идеями закончена. Проверяю систему «Лаборатории», пришла одна новая идея. Направляю на оценку. Сегодня четверг, а значит, на этой неделе встреч с экспертами и авторами больше не будет: по пятницам мы с Инной в основном уделяем время работе с внутренними задачами «Лаборатории» — публикациями, рассылками, придумываем концепции новых игр, акций и т.д.
Принимаю решение заняться статьёй завтра и выключаю компьютер.