Для соблюдения закона 54‑ФЗ при приеме платежей на сайте за товары или услуги, при курьерской доставке, при продаже через вендинговые аппараты, при выездном сервисе, а также во многих других случаях, можно использовать не только физическую онлайн-кассу, но и более выгодный вариант - виртуальную облачную кассу, которая точно так же, как и обычная касса, формирует чеки и передает информацию оператору фискальных данных (ОФД). О том, что это такое, как работает, как внедрить и как использовать, подробно расскажем в этой статье.
Что такое облачная касса
Облачная онлайн-касса (ОК) или цифровая касса - это комплекс программ, работающих на удаленном сервере, который позволяет вести учет и фискализацию продаж в соответствии с законом без использования кассового аппарата.
Для работы облачной кассы также нужны договор с ОФД и регистрация кассы в налоговой. Отличие такой кассы в том, что не нужно покупать аппарат, следить за его работоспособностью, проводить техобслуживание, заниматься заменой фискальных накопителей, заботится об обновлении прошивок.
При оплате товара или услуги ОК автоматически формирует и отправляет чеки в ОФД, откуда информация поступает в ФНС, а также формируется чек и отправляется покупателю. Все данные находятся в защищенном облачном хранилище информации, а продавцы подключаются к кассе через интернет. Одна ОК может иметь несколько пользователей и обслуживать разные каналы продаж предприятия.
Для бизнеса цифровая касса - это выгодная и удобная альтернатива обычным онлайн-кассам, которая полностью закрывает все вопросы, связанные с соблюдением 54‑ФЗ. А почему это более удобное и более выгодное решение - расскажем ниже.
ОК могут быть интегрированными с обычными онлайн-кассами, а также могут быть полностью виртуальными, хранящими данные в дата-центрах.
Использовать ОК могут любые предприятия малого и среднего бизнеса. Функционал облачных касс обычно позволяет не только осуществлять фискализацию, но и вести учет продаж и складских запасов, подсчитывать выручку, следить за работой продавцов в личном кабинете сервиса облачной кассы.
Для кого подходит цифровая касса
Если говорить кратко, то использование облачной кассы подходит для тех предпринимателей, которые принимают платежи за свои товары или услуги через интернет, а также те, кто занимается доставкой, торговлей или предоставлением услуг на выезде.
Какие виды бизнеса могут использовать ОК:
- Интернет-магазины
- Магазины в соцсетях
- Курьерские службы
- Вендинговые автоматы
- Любые выездные сервисы (клининг, монтаж, ремонт, настройка оборудования)
- Агентские компании (страховые, туристические, платежные)
- Транспортные услуги (такси, автобусы, маршрутки)
- Компании ЖКХ, принимающие платежи дистанционно
Кому по закону нельзя использовать облачную кассу? Всем видам бизнеса, в котором клиенты сами приходят в офис или в магазин, чтобы купить товар или получить услугу, и расплачиваются на месте. В этих случаях необходима физическая онлайн-касса, и не может использоваться виртуальная цифровая касса.
Как работает облачная касса
Давайте сначала рассмотрим как работаем обычная онлайн-касса:
- Покупатель оплачивает товар на месте покупки
- Кассир пробивает чек за покупку с помощью кассового аппарата
- Покупатель получает бумажный чек, а также ему может быть выслана электронная копия
- Аппарат отправляет информацию о платеже в ОФД, а также регистрирует платеж на фискальном накопителе
- ОФД обрабатывает данные и передает их в налоговую
Алгоритм работы ОК почти такой же, за исключением того, что покупатель не получает бумажного чека, а электронный чек ему присылает оператор фискальных данных. Если облачная касса интегрирована с сайтом, на котором осуществляется прием платежей, то алгоритм имеет некоторые отличия. Вот схема работы ОК на примере покупки товара в интернет-магазине:
- Покупатель оплачивает товар через платежный шлюз на сайте
- Банк передает информацию о платеже в облачную кассу
- ОК формирует чек и отправляет его в ОФД
- ОФД в свою очередь отправляет чек покупателю по электронной почте или смс, а также отправляет данные в налоговую
- Чек сохраняется в памяти ФН (фискального накопителя), привязанного к ОК
Покупатель сам может выбирать куда ему будет отправлен чек на e-mail или на телефон с помощью смс. Для этого перед покупкой клиент должен заполнить поля с контактной информацией на сайте на странице приема платежей. Если клиент не захочет указывать контактную информацию, то он не сможет получить чек об оплате товара.
Если касса интегрирована с функцией приема платежей на сайте, то все происходит автоматически. Если прием оплаты происходит наличными или безналичными по карте при выездной торговле, услугах на выезде, или при доставке, то продавец принимает платеж с помощью приложения, установленного на смартфоне и связанного с ОК. Таким образом, смартфон с установленным специальным приложением служит заменой обычному мобильному терминалу, и может принимать все виды оплаты, включая оплату по QR коду. А покупатель при этом сразу же получает чек на электронку или по смс.
Чем облачная касса отличается от онлайн-кассы
- Онлайн-касса представляет собой кассовый аппарат, который физически находится в магазине и стоит на прилавке или размещается в офисе. Облачная касса представляет собой программный комплекс, работающий на сервере в дата-центре. Владелец облачной кассы не занимается ее поддержкой и обслуживанием.
- Облачная касса в отличие от обычной онлайн-кассы не распечатывает бумажные чеки для клиентов. Она формирует электронные чеки и автоматически отправляет их клиентам по электронной почте или в смс-сообщении.
- Если онлай-касса подходит практически для любого бизнеса, то цифровая касса подходит только для тех, кто принимает платежи удаленно или на выезде, либо непосредственно на территории клиента.
Преимущества и недостатки облачных касс
Преимущества:
- Предсказуемость расходов. Физическая онлайн-касса может требовать обслуживания, может выйти из строя и потребовать ремонта или полной замены, а также может потребоваться обновление ПО кассы. ОК предполагает только ежемесячную фиксированную сумму за аренду сервиса
- Не существует проблемы размещения оборудования, особенно в случаях, если нет офиса или магазина
- Ну нужно решать вопросы с заключением договора с ОФД, регистрации кассы в ФНС, выпуска электронной подписи, обычно это делают поставщики услуг облачных касс за своих клиентов
- Автоматизация открытия и закрытия кассовых смен
- Простой доступ к статистике продаж в личном кабинете
- Не бывает простоев работы из-за поломки кассы. ОК расположена на сервере, вероятность поломки стремится к нулю, и даже если возникнет сбой в работе, специалисты сервиса облачной кассы моментально устранят поломку
- ОК не требует контроля и обслуживания на стороне пользователя. Облачную кассу не нужно везти в ремонтную мастерскую в случае поломки, проводить техобслуживание, следить за ее состоянием и работоспособностью. Специалисты сервиса облачных касс следят за работой сервиса и круглосуточно поддерживают ОК в рабочем состоянии
- Одна ОК может заменить множество обычных онлайн-касс и мобильных терминалов. Нужно только одна касса для любых каналов продаж. Не требуется иметь отдельные устройства для каждого продавца, курьера или других работников, принимающих оплату. Достаточно просто установить специальное приложение на их смартфоны
- Ощутимая экономия времени и денег на старте деятельности. Не нужно покупать дорогостоящий кассовый аппарат и заниматься его настройкой, регистрацией в ОФД и постановкой на учет в ФНС
- Не нужно нанимать специально обученного кассира
- Не нужно покупать кассовое ПО
- Через кабинет сервиса ОК можно просматривать статистику по всем операциям, вести аналитику продаж
Недостатки
- По закону нельзя использовать при получении оплаты за товары и услуги в собственном офисе или торговой точке. Если товар оплачивается на месте продажи, то клиенту необходимо распечатать бумажный чек, а для этого нужно использовать обычную онлайн-кассу.
Сколько стоит
Ежемесячные расходы на облачную кассу складываются из месячной стоимости аренды кассы (от 1600 руб в месяц) и фискального накопителя . ФН может вмещать в себя 250 000 записей (чеков). Сопровождение по регистрации кассы в ФНС, подключение к ОФД, интеграция с сайтом, техническое обслуживание - все это, как правило, входит в стоимость аренды кассы.
Как подключить цифровую кассу
Чтобы начать использовать в работе ОК необходимо выполнить следующие шаги:
- Выбрать поставщика услуг облачной кассы и заключить с ним договор
- Получить электронную цифровую подпись
- Зарегистрировать кассу в федеральной налоговой службе
- Заключите договор с оператором фискальных данных
Обычно три последних шага предоставляются самим сервисом облачной кассы. Поэтому, можно сказать, что для того, чтобы подключить облачную кассу - нужно лишь заключить договор с компанией поставщиком услуг облачной кассы. Хотя, конечно же, далеко не все компании предлагают бесплатные услуги по всем этапам подключения облачной кассы.
Innokassa - это сервис облачных касс, который полностью берет на себя все вопросы связанные с подключением ОК и ее интеграции с CMS сайтов, на которых производится прием платежей.
Если у Вас есть вопросы по облачным кассам и их подключению - обращайтесь по любым контактам, указанным на сайте сервиса - https://innokassa.ru/ и специалисты компании с удовольствием проконсультируют Вас по любым вопросам.