Электронный документооборот упрощает взаимодействие с контрагентами. Кадровый документооборот тоже можно сделать электронным (КЭДО).
На КЭДО может перейти любой работодатель. Порядок документооборота регулируется ст.22.1 и 22.2 ТК РФ.
Основные плюсы КЭДО:
- Скорость взаимодействия с сотрудниками
- Более простой процесс трудоустройства, так как закон разрешает обмениваться не только со штатными сотрудниками, но и с совместителями
- Хранение документов в электроном виде
- Безопасная передача документов по защищенным каналам связи. Документы больше не потеряются в пути, на почте, не потребуется дублировать утерянные документы и т.п.;
- Сохранение истории каждого документа.
Какие документы можно подписывать
Перевести в электронный вид можно большинство документов(заявление и приказы на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и др.) Но часть документов пока надо будет оформлять на бумаге.
Какие подписи использовать
Каждый документ подписывается определенным видом подписи. Так со стороны компании-работодателя подписывать трудовые документы можно с помощью УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) и УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Работниками могут быть использованы как УКЭП и УНЭП, так и ПЭП (простая электронная подпись)
Важно! До начала КЭДО необходимо уведомить всех работников о вводе нового формата процесса документооборота и получить их согласие на использование. В указанном локальном акте работодателя будет установлен срок перехода (дата которого по закону должна быть позже даты уведомления работников). Кандидаты на работу также должны быть уведомлены об электронном кадровом документообороте.
При отсутствии письменного согласия считается, что работник/кандидат отказался от электронного взаимодействия в трудовых отношениях.
Если вы думаете переходить на КЭДО- Bsol поможет это сделать быстро и понятно для руководителя и сотрудников. Пишите нам на whatsapp #бухгалтерские услуги #кадровый документооборот #BSOL