С ноября 2021 года в соответствии с ФЗ № 377-ФЗ разрешено работать с кадровыми документами в электронном виде.
Перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) может любой работодатель: как юрлицо, так и ИП. Но какие нюансы ждут его в процессе перехода? Мы разработали удобный чек-лист, который поможет подготовиться к цифровизации кадрового документооборота.
Необходимые шаги для перехода на КЭДО:
- Изучить и выбрать документы кадрового делопроизводства, которые необходимо перевести в «цифру» в первую очередь.
- Разработать внутренний нормативный акт, устанавливающий правила перехода на КЭДО.
- Уведомить работников о переходе на КЭДО и получить их согласие в электронном виде.
- Организовать процесс выдачи и получения работниками электронных подписей.
- Адаптировать КДП под электронный документооборот.
О нюансах на каждом этапе:
Шаг 1. Электронные кадровые документы.
Не забывайте, что рукописная подпись работника должна быть:
- на приказе об увольнении;
- в журнале регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
- на акте о несчастном случае на производстве.
Шаг 2. 👉 Утверждение внутреннего нормативного акта
В документе в соответствии с ч. 2 ст. 22.2 ТК должны быть:
- сведения о системе, через которую будет осуществляться КЭДО;
- перечни электронных документов и категорий работников для КЭДО;
- дата внедрения КЭДО и срок уведомления работников.
Могут быть дополнительно регламентированы:
сроки подписания или ознакомления работника с электронными документами;
порядок проведения инструктажа;
случаи, когда допускается оформление документов на бумажном носителе.
Шаг. 3. 👉 Уведомление работников о переходе на КЭДО
В локальном акте должен быть установлен срок перехода (дата которого по закону должна быть позже даты уведомления работников). Кандидаты на работу также должны быть уведомлены о КЭДО.
Важно: отказ от КЭДО не может повлиять на решение работодателя о приема на работу кандидатов, также из-за этого нельзя уволить работника.
Шаг 4. 👉 Электронные подписи
Компания берет на себя оформление подписей работникам. Работодатели могут выдать простую и усиленную неквалифицированную ЭП, а УКЭП можно оформить через аккредитованный УЦ.
Сотрудники компании самостоятельно могут получить ЭП или использовать действующую подпись при подписании документов.
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает такие виды подписей:
▶️ ПЭП (простая электронная подпись). Наименее защищённая подпись, представляет собой код или пароль, полученный в СМС или push-уведомлении определённым лицом.
▶️ УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Создаётся с использованием средств криптографии, позволяет определить подписанта и факт внесения изменений в документ после подписания.
▶️ УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Самая защищённая подпись, при создании которой используются средства криптографии, сертифицированные ФСБ России.
В системе кадрового электронного документооборота можно использовать все три вида подписей. ПЭП — для подписания самых простых документов, например, штатного расписания, графика отпусков или заявления на отпуск. Остальные документы сотрудники могут подписывать с помощью УНЭП или УКЭП. А работодатель использует только УКЭП.
Шаг 6. 👉 Начало обмена документами в КЭДО
Когда все шаги по внедрению КЭДО выполнены, всё, что остается сделать руководителям и работникам – ознакомиться с системой и начать обмениваться кадровыми электронными документами.
Переходите на электронные кадровые документы
Подключите сервис КЭДО и переведите рутинные кадровые процессы в цифровую среду!
- Автоматизируйте транзакционные кадровые операции
- Ускорьте прием и увольнение сотрудников
- Снизьте время и расходы на работу с документами