Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении ККТ» компаниям и предпринимателям при расчётах с покупателями необходимо применять онлайн-кассы c фискальным накопителем и передавать данные с кассы в ФНС для контроля доходов организаций. Отправка информации с касс в налоговую службу осуществляется через операторов фискальных данных (ОФД).
Онлайн-касса формирует чеки и различные отчёты (о регистрации или перерегистрации ККТ, об открытии и закрытии смены) — такие документы называют фискальными. Фискальный накопитель (ФН) — устройство для шифрования и хранения информации о произведённых операциях на кассе, которое передаёт данные ОФД.
Кроме бумажного чека, онлайн-касса должна уметь формировать электронные чеки, который при необходимости отправляются клиентам по SMS и Email. Если нет необходимого оборудования, его можно выбрать в каталоге на сайте «Астрал ККТ».
Оператор фискальных данных (ОФД) — это компания-посредник между ФНС и налогоплательщиками с разрешением от налоговой на обработку фискальных данных. Оператор обязан ежедневно и непрерывно передавать данные от пользователей контрольно-кассовой техники (ККТ) и обеспечивать конфиденциальность и защиту передаваемой информации.
Как выбрать оператора, подключиться к нему и другие волнующие вопросы мы разобрали в этой статье.
Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал». Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» работает со всеми моделями касс и фискальных накопителей из официального реестра Федеральной налоговой службы.
Можно заключить договор с АО «Калуга Астрал» на приём, сохранение и передачу данных о чеках в налоговую службу. Затем установить необходимое ПО, войти в Личный кабинет (ЛК) пользователя, внести информацию об организации, добавить и зарегистрировать онлайн-кассы. Есть два варианта регистрации ККТ: регистрация кассы в ОФД и регистрация кассы в ФНС. Первый вариант подходит, если ККТ уже имеет регистрационный номер от налоговой, второй вариант предполагает, что касса в ФНС ещё не зарегистрирована.
Получить регистрационный номер от ФНС можно через Личный кабинет «Астрал.ОФД» с использованием электронной подписи. Комплексный вариант «регистрация кассы в ФНС и ОФД» позволяет сразу зарегистрировать кассы в налоговой и поставить на учёт оператора. А специалисты компании помогут с настройкой ККТ и ПО.
ОФД помогает предпринимателям вести бизнес в соответствии с законодательством и не попадать под штрафные санкции.
Что можно получить от ОФД
Основные задачи операторов заключаются в бесперебойной отправке фискальных данных с онлайн-касс в налоговую и обеспечении защищённой передачи документов без возможности вносить в них изменения.
Имеются и дополнительные преимущества сервиса ОФД, например, через Личный кабинет пользователя можно решать ряд задач благодаря следующим функциям:
- Онлайн-контроль за продажами и выручкой. По чекам можно отследить время открытия и закрытия смен, сумму продаж за день, перерывы в операциях и т.д.
- Наблюдение за онлайн-кассами позволяет отслеживать работу аппарата, возникновение ошибок, необходимость прошивки или оплаты. Имеется функция уведомлений о неисправностях для оперативного реагирования на сбои в работе техники.
- Сортировка касс по необходимым параметрам в ЛК даёт возможность структурировать большое количество онлайн-касс по группам, почтовому индексу, улице и т.п.
- Можно узнавать статус фискального накопителя (ФН), когда он закончится. У некоторых ОФД имеется функция слежения графика замены ФН, чтобы избежать остановки работы касс.
ФН различаются по сроку действия: 13, 15, 18, 36 месяцев в зависимости от налогового режима и вида бизнеса. После окончания срока накопитель нужно заменить на новый, при этом пользователь ККТ должен хранить его ещё в течение 5 лет.
- Мультилогины для личного кабинета позволяют пользователю с несколькими юрлицами легко переключаться между аккаунтами и получать объединённую статистику.
Также в ЛК можно проводить анализ продаж и выручки, подбирать товары и услуги по заданным параметрам, составлять необходимые отчёты. Предприниматели экономят средства на подключение сторонних сервисов по аналитике.
В результате ОФД значительно помогает бизнесу в управлении продажами: контроль за наличностью в кассе, уведомления о состоянии ККТ, отслеживание работы кассиров, когда они открывают и закрывают смены.
Как ОФД обеспечивает корректность обработки документов
Передача фискальных данных в режиме реального времени позволяет налоговой контролировать работу организаций и выявлять нарушения (например, алгоритмы систем позволяют вычислять количество непробитых чеков).
Сервисы операторов отслеживают корректность работы онлайн-касс и правильность передачи чеков в налоговую, чтобы снизить риск нарушений. При возникновении подозрений на ошибки их можно проверить в Личном кабинете ОФД, где отображаются статусы фискальных документов:
- Принят. Все документы в порядке и ошибок нет.
- Принят с предупреждением. Найдена некритичная ошибка и чек принят, но исправления всё же необходимо внести.
- Отказ в приёме. Чек поступил с ошибками, и его не учитывают — нужно обязательно исправить.
- Принят в мягкий карантин. Появляется, когда регистрационные действия не завершены. Статус нужно контролировать и при необходимости скорректировать чек.
- Принят в жёсткий карантин. Возникает при ошибке ФЛК или регистрационных данных ККТ. Чек не проверяется на сайте налоговой, соответственно, не учитывается.
- Нет ответа от ФНС. Документ передан, но ответ о статусе ещё не получен.
Статусы об отказе и карантине могут стать причиной дополнительных проверок со стороны ФНС, во время которых могут быть выявлены более серьёзные нарушения. Поэтому использование сервисов ОФД помогает своевременно обнаружить ошибки до специалистов налоговой и скорректировать чеки. После можно удостовериться в достаточности представленных данных, позвонив инспектору налоговой, чтобы ошибки не повлекли за собой штрафных санкций.
Как ОФД помогает в работе с маркированными товарами
Законы о маркировке постоянно дорабатываются. За изменениями необходимо пристально следить. В этом году пополнился перечень групп товаров, подлежащих обязательной маркировке, утверждён перенос сроков. Об этих и других изменениях в маркировке в 2022 году мы рассказывали в этой статье.
Сервис ОФД имеет следующие преимущества при работе с маркировкой:
- предоставление данных о проверке каждого кода маркировки в налоговую и систему «Честный ЗНАК»;
- предупреждение об ошибке в коде маркировки (DataMatrix);
- помощь в списании маркированных товаров;
- формирование отчётов о продажах маркированной продукции;
- отслеживание и выявление ошибок в чеках с маркировкой.
ОФД выступает посредником между пользователем и контролирующим органом, которому передаётся информация о покупке маркированного товара, его выбытии из системы мониторинга.
В личном кабинете оператора можно отслеживать актуальные статусы по кодам маркировки и всю информацию о продаже каждого товара (дата, время, цена, ссылка на чек и т. д.).
Как ОФД облегчает составление отчётности
Всё больше контролирующих органов принимают отчётность в электронном виде — Росстат, ФНС, ФСС, ПФР и другие.
ОФД предоставляет возможность скачать данные в формате XLS, где имеется поиск по заданным параметрам: по точкам продаж, отделам, продавцам и кассирам. С помощью этой функции удобно производить анализ и расчёт прибыли для составления отчётности, а если имеется несколько аккаунтов – получать объединённую статистику.
Решение от АО «Калуга Астрал»
Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», которое входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ в соответствии с требованиями законодательства.
Функции личного кабинета «Астрал.ОФД» позволяют проводить мониторинг и аналитику данных. Сервис бесплатно передаёт информацию в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК», что важно для тех, кто выбирает подходящего оператора для маркировки. Имеется возможность отправки копии электронного чека по SMS / Email со статусом доставки.
«Астрал.ОФД» имеет круглосуточную поддержку клиентов, чтобы оперативно решать вопросы, которые касаются бесперебойной работы онлайн-касс.
Согласно 54-ФЗ, отсутствие передачи фискальных данных в ФНС на протяжении 30 дней приведёт к блокировке контрольно-кассовой техники (ККТ), а на предпринимателя будет наложен штраф.
Специалисты компании помогут настроить ККТ и ПО, чтобы вы могли быстрее начать работу.