В помещениях, предназначенных для временного хранения товаров, также ведётся учёт и оформляются документы на каждый этап их движения: приём, хранение, перемещение и выбытие со склада. Расскажем, какие документы используются в складском учёте и как автоматизировать документооборот на складе.
Что такое складской учёт
Складской учёт подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, необходимо фиксировать. В обязательном порядке оформляют документы на следующие операции:
Выделяют четыре основных вида складского учёта:
- поступление и оприходование товара от контрагентов;
- занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы;
- отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
- перемещение (между складами или торговыми точками);
- инвентаризация;
- информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
- списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
- корректировка характеристик продукции в учётных карточках.
Выделяют четыре основных вида складского учёта:
- Номенклатурный учёт. Его ведут компании с широким ассортиментом продукции. Ориентироваться в нём без внутренней классификации по группам и подгруппам сложно, поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по определённым признакам.
- Сортовой учёт. В этом случае товары объединяют в группы по сортам и типам, не учитывая другие характеристики.
- Партионный учёт. Его применяют для продукции, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчётов с поставщиками и других признаков.
- Партионно-сортовой учёт. Этот вид учёта позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, а внутри партии — по сортам.
Что включает в себя документооборот на складе
Каждое передвижение товара на складе фиксируют документально. На каждом этапе передвижения используются свои документы.
Автоматизация складского учёта
Чётких требований законодательства к способу ведения складского учёта нет. Можно выбрать любой способ: бумажные документы, Excel-таблицы, системы электронного документооборота. При этом следует учитывать специфику бизнеса, объём товарооборота и его проходимость. С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.
Современные технологии позволяют существенно ускорить документооборот на предприятии, в том числе на складе. Благодаря системам ЭДО можно сократить время на подготовку и заполнение документации и контролировать все операции в удалённом режиме.
Что даст переход на электронный документооборот на складе?
- Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
- Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
- Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.
- Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.
«Астрал.ЭДО» — удобный онлайн-сервис для внутреннего и внешнего электронного документооборота. Он подойдёт бизнесу с любым объёмом документов и в любой сфере деятельности, в том числе для работы с маркировкой.
С чего начать внедрение ЭДО на складе
- Проанализировать схему документооборота до внедрения ЭДО: по каким маршрутам двигается документация, как создаются, согласуются, подписываются и хранятся документы.
- Создать проект автоматизации документооборота. На этом этапе определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.
- Приобрести ПО. На этом этапе выбирают оператора и систему ЭДО, заключают договор. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.
- Подготовить сотрудников: определить ответственных за складской учёт и прописать для них инструкции, оформить на них электронные подписи, если это необходимо.
- Внедрить ЭДО. На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа.
- Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.