Командировка — мероприятие, особенности которого регламентируются ТК РФ. А нормы и правила возмещения расходов (в простонародье суточные) вместе с оплатой проезда и проживания работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте, например, положении о служебных командировках.
Кого нельзя отправлять в командировку
Отправлять в командировку можно не всех подряд: одних сотрудников трогать нельзя ни при каких обстоятельствах, у других нужно получить письменное разрешение и убедиться, что у них нет медицинских противопоказаний, установленных соответствующим заключением.
Кого нельзя отправлять даже при наличии согласия:
- беременные женщины — ст. 259 ТК РФ
- несовершеннолетние специалисты, кроме спортсменов и творческих людей — ст. 268 ТК РФ
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с ученичеством — ст. 203 ТК РФ
Кого можно отправлять при наличии письменного согласия и отсутствии медицинских противопоказаний:
- женщины с детьми до трёх лет
- родители детей с ограниченными физическими возможностями
- сотрудники на больничном, в том числе по уходу за членом семьи
- родители-одиночки, если их детям нет 14 лет
- родители детей до 14 лет, если второй родитель работает вахтой
- многодетные родители при условии, что младшему ребёнку меньше 14 лет
- специалисты с ограниченными возможностями, но не все, а только те, кому нельзя ехать куда-то по состоянию здоровья или если командировка мешает лечению — ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ
Если специалист всё же отказался от поездки, санкций с вашей стороны быть не должно.
Что нужно указать в положении о служебных командировках
- Гарантии (ст. 167 ТК РФ). Например, пока сотрудник в командировке, его рабочее место должно оставаться за ним. Командировочные расходы тоже придётся возмещать, но это касается только нужных для дела покупок, все магнитики, которые из нового города привезёт сотрудник своим родным, оплачивать не нужно. А проживание, питание и проезд — обязательно.
Важно: гарантии получают все сотрудники, в том числе работающие по совместительству (ст. 287 ТК РФ).
- Порядок и размеры возмещения расходов. То есть, что именно вы в принципе готовы возмещать. Опираться нужно на ст. 168 ТК РФ и Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Те вопросы, которые в этих документах не прописаны, нужно продумать самостоятельно, главное — не противоречить законодательству. Заодно посмотрите, что указано в абз. 12 п. 1 ст. 217 Налогового кодекса — существуют суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц. А при выплате повышенных суточных часть суммы отлагается и страховыми взносами, и НДФЛ. Здесь же укажите, как будут оплачиваться командировочные, если поездка выпадает на выходные или праздники.
- Категории сотрудников, кому можно и кому нельзя в командировки.
- Цели командировки и задачи, которые закрывает в командировке специалист. Обычно они должны согласовываться с трудовым договором, трудовым кодексом и другими законами (ст. 60 ТК РФ).
- Отчётные документы, которые должен предоставить специалист, чтобы подтвердить, что он был в командировке и понёс определённые расходы. Например, если сотрудник уехал в другой город по работе на своём автомобиле, он может предоставить чеки с заправки.
- Порядок действий в непредвиденных ситуациях. Например, если командировка завершилась раньше, если сотрудник заболел во время поездки и не только.
- Выплаты при однодневных командировках. По мнению Федеральной службы по труду и занятости, выраженном в письме от 15 июля 2021 г. № ПГ/19582-6-1 если сотрудник не покидает своего населённого пункта, то поездка не считается командировкой. Постановление Правительства не запрещает возмещать специалистам иные расходы. Лучше пропишите всё в своих нормативных актах, чтобы не было недопонимания.
- Кто что делает. Например, нужно ли сотруднику бронировать гостиницу самостоятельно или это делает другой специалист компании.
- Присутствие сотрудника в офисе. Можно прописать, что в день командировки сотрудник должен появиться на работе хотя бы на час. А можно дать ему что-то вроде выходного, пусть даже его самолёт или поезд отправляется в шесть часов вечера.
Как правильно оплачивать командировку
- Дни в дороге тоже оплачиваются. Если ехать нужно два дня в одну сторону и потом ещё два дня в другую, готовьтесь выплатить суточные за 4 дня дороги. Если дорога выпадает на выходной день, то вы имеете право оплачивать не полные сутки, а только само время в пути.
- Во время командировки специалист сохраняет свою зарплату. Она выплачивается независимо от того, на своём рабочем месте человек или решает рабочие вопросы в другом городе.
- Выходные и праздники оплачиваются по двойному тарифу. Это прописано в ст. 153 и 167 ТК РФ, пп. 5 и 9 Постановления Правительства № 749. Другой вариант — оплатить рабочий день как обычно, но предоставить сотруднику дополнительный выходной (ст. 153 ТК РФ). Не забывайте, что сотрудник может вообще отказаться ехать в командировку в выходной день, на его стороне ст. 113 ТК РФ.
- При раннем возвращении из командировки она оплачивается по факту. Конечно, если для раннего возвращения есть причина, например, сотрудник быстрее завершил дела или оказалось, что проблему нельзя решить. Если же он возвращается раньше без уважительной причины и без согласования, вы имеете право не оплачивать ему транспортные командировочные расходы.
- При задержке в командировке без уважительной причины выплачивать суточные и оплачивать жильё за дополнительные дни не нужно.
- Больничный оплачивается по особым правилам. Если сотрудник заболел в командировке, он может оформить больничный, а командировку продлить на соответствующий срок. При этом сотрудник имеет право на суточные и компенсацию расходов на жильё (если он не лежит в больнице), а рабочие дни оплачиваются как при обычном больничном.
Командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц. Исключение — если размер суточных меньше 700 рублей для поездок по России и 2 500 для заграничных командировок.
Порядок действий
- Согласуйте даты, направление и выберите сотрудника
- Подготовьте приказ о командировке (кто едет, куда, когда, зачем, кто отправляет сотрудника) и отдайте его специалисту на подпись
- Купите билеты и забронируйте жильё
- Перечислите суточные специалисту
- Напомните сотруднику, что он должен сохранять все чеки, посадочные талоны и другие документы, подтверждающие расходы на жильё, транспорт и служебные цели
__
Вы отправляете сотрудников в командировки?