Всем известна пословица «Доверяй, но проверяй». Она должна стать девизом руководителей, которые желают повысить конкурентоспособность своей компании. Ведь контроль качества работы персонала обеспечивает стабильность сроков, хорошие результаты и помогает снизить затраты на решение поставленных целей. Для его количественной оценки используется KPI – показатель эффективности, предназначенный для объективной оценки результативности действий, выполняемых сотрудником, отдельных подразделений и структур или компании в целом. Предлагаем рассмотреть несколько методик и кейсов, позволяющих руководству фирмы осуществлять контроль над персоналом, а также выявлять проблемы и находить подходящие решения на основе их анализа.
Видеонаблюдение
Видеонаблюдение − один из наиболее эффективных инструментов, позволяющих руководителю отслеживать, чем заняты сотрудники в рабочее время. Даже если шеф тратит минимальное время на просмотр изображений с видеокамер, их наличие отлично дисциплинирует персонал, заставляя заниматься порученным делом, а не решением личных вопросов или ничегонеделанием. В отличие от такого охранного видеонаблюдения, осуществляемого открыто, скрытое видеонаблюдение дает возможность узнать, чем именно занимаются в вашем офисе, в производственном цеху, на складе и пр. конкретные члены команды.
В дополнение к видеонаблюдению в компаниях, где большинство сотрудников работают в офисе, на них устанавливают программы слежения за изображениями мониторов. Это позволяет видеть, выполняет ли человек свою работу или, например, раскладывает пасьянс.
Перед использованием видеонаблюдения нужно подготовить соответствующее распоряжение. С ним нужно ознакомить весь персонал под роспись и получить от каждого работника письменное согласие на отслеживание его поведения в течение для с помощью видеоаппаратуры.
GPS-трекинг
Во многих сферах бизнеса вместо видеонаблюдения используют GPS-трекинг. Этот способ контроля мобильных сотрудников пришел на смену фотоотчетам и внезапным выборочным проверкам.
Для отслеживания персонала используется специальное программное обеспечение. Предварительно необходимо получить согласие сотрудника на «слежку». Важно объяснить персоналу, что применение GPS-трекинга не означает, что ему не доверяют. GPS-трекеры используются не только в целях контроля персонала, но и для определения оптимального маршрута с точки зрения временных затрат и расхода топлива (для мотокурьеров и пр.).
Введение KPI
Введение KPI позволяет продемонстрировать, как персонал справляется с работой в числовом выражении. Для разных специальностей он рассчитывается по собственным показателям. Например, эффективность работы менеджера по продажам оценивают по таким ключевыми показателями, как новые контакты и число заключенных договоров. Нужно донести до каждого члена команды сущность системы KPI.
Планерки
Такие короткие совещания помогают персоналу лучше понять специфику собственных обязанностей. Поддерживается обратная связь с руководством. В ходе планерок руководитель может поощрить отличившихся и представить, какое наказание ждет нерадивый персонал. Благодаря планеркам, обеспечивают прозрачность расчета KPI. Это положительно сказывается на настроении и мотивации сотрудников, которые видят куда расти и над какими показателями стоит поработать.
Оценка сотрудников с помощью кейсов
Кейс − модель реальной ситуации, решение которой должен найти сотрудник. Такой способ оценки эффективности работы конкретного члена коллектива − не тестовый. Испытуемому не предлагаются варианты решений, среди которых есть правильное. Оцениваемый должен сам найти и обосновать верный ответ.
Рекомендуется требовать у сотрудника представить ответ на решение проблемы, представленной в кейсе, в три этапа. На 1-ом испытуемый должен высказать свои предположения относительно первопричины сложившейся ситуации. На 2-м – описать, какими способами можно убедиться в их правильности, а на 3-м – рассказать, как, по его мнению, нужно воздействовать на ситуацию и решить проблемы.
Чтобы верно оценить человека, следует предлагать ему кейсы с описанием ситуаций, которые характерны для его подразделения. Например, секретарю можно предложить отреагировать на звонок с проходной с просьбой принять посетителя. Он должен описать, как ответит гостю, будет ли согласовывать посещение с начальством, как примет посетителя и пр. Задача может быть усложнена. Оцениваемому можно предложить «принять» конкретного посетителя, например, клиента, пришедшего, чтобы предъявить свои претензии.
Такой способ эффективно применяется не только для оценки уже действующих сотрудников, но и при приеме на работу новых. В последнем случае кандидату на вакантную должность необходимо вжиться в предложенную роль.
Контроль доступа
Чтобы контролировать персонал, необходимо исключить его опоздания и уходы раньше времени. Рекомендуется организовать КПП. Он может быть в виде турникета с вахтером, который будет вести книгу учета посещений. Можно также использовать соответствующее оборудование с биометрическими замками. Для крупных производственных предприятий требуется установить сложные пропускные устройства.
Оценка качества работы персонала и повышение его квалификации
Важный способ оценки персонала − экзамены. На основе полученных оценок можно проанализировать степень профессионализма работников и предпринять шаги для его повышения с помощью обучающих курсов и практических программ обмена опытом. Обучение должно быть направлено на переход работника на новый уровень. Если он не происходит, то следует уволить подчиненного с должности по несоответствию. Однако если у него есть некоторые ценные компетенции, приносящие пользу общему делу, то можно продолжить обучение.