Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
По закону первичка хранится от 1 года до 5 лет с момента проводки или последнего использования бухгалтером. Документы, подтверждающие сведения о доходах физических лиц, архивируют на 50–75 лет, а годовую бухгалтерскую отчетность — бессрочно. Срок хранения отсчитывается с 1 января следующего года.
Некоторые организации продолжают держать документы в архиве после истечения срока, чтобы избежать случайного уничтожения ценной информации. Хранение меньше положенного времени влечет серьезные штрафы.
Последствия неправильного архивного хранения
Если компания не представит запрашиваемые документы в ФНС или занизит сумму налогов, то ответственное лицо понесет наказание:
Нарушение: Неправильное архивное хранение первичных документов и недостача их в отчетности (КоАП РФ ст. 15 п. 11)
Санкция: Штраф 10 тыс. рублей. Административный штраф должностных лиц (директор или главный бухгалтер) от 5 тыс. до 10 тыс. рублей
Нарушение: Отсутствие отчетной документации для начисления и оплаты необходимых налогов и сборов (ст. 120 НК РФ) и выявление снижения базы и суммы налогов
Санкция: Штраф 20% от неоплаченного налога, но не менее 40 тыс. рублей
Нарушение: Непредставленный в срок документ по требованию проверяющих органов (п. 1 ст. 126 НК РФ)
Санкция: Штраф 200 рублей за каждый непредъявленный документ
Нарушение: Непредставленный документ или подача неверной информации для встречной проверки (п. 2 ст. 126 НК РФ)
Санкция: Штраф 10 тыс. рублей
Нарушение: Отсутствие документа, подтверждающего расходы (ст. 122 НК РФ)
Санкция: Снятие расхода и штраф 20% от суммы доначисленного налога
Организация бухгалтерского архива
Сохранить достоверную информацию в документе на протяжении всего его жизненного цикла можно при соблюдении правил архивирования:
Читаемость: При передаче документов в архив важно учитывать формат и возможность чтения, интерпретации и отображения информации с течением времени. Средства для воспроизведения должны оставаться в компании до уничтожения документа.
Структурность: Важнейшее требование к архиву бухгалтерской отчетности — оперативный поиск данных по запросу проверяющих органов. Быстро найти документ в хранилище можно с помощью описи, маркировки или других идентификационных признаков.
Связанность: Все документы по сделке должны быть связаны между собой и содержать актуальные ссылки. Организованное хранение поможет быстро найти данные по определенной операции и собрать весь комплект документов.
Защищенность: Всю ответственность за потерю, повреждение, утечку и изменение информации несет владелец документа.
В чем различия хранения бумажных и электронных документов?
Для бумажных — нужно специальное помещение. Создавать и содержать такой архив сложно и дорого, поэтому наиболее прогрессивные организации стремятся от него избавиться. Чтобы сохранить оригиналы на бумаге, важно защитить их от кражи, пожара, затопления и прямых солнечных лучей. Плюс на поиск необходимых данных уходит много времени, что может повлиять на результат налоговой проверки.
С электронными документами всё намного проще. Их можно хранить в цифровой среде. Сотрудникам не нужно делать рутину: формировать комплекты документов, подшивать их в архив, искать требуемые папки в пыльном помещении. Свободное время бухгалтер может потратить на анализ, консультирование или обучение. А большие затраты на оргтехнику и расходники, содержание архивных помещений и курьерскую доставку уходят в прошлое. Потерять или повредить документ практически невозможно. Количество ошибок при переносе данных сводится к минимуму, особенно если за бухгалтера первичку обрабатывает искусственный интеллект.
Часто компании переходят на обмен электронными документами после соответствующего приглашения контрагента. Государство также продвигает инициативы по удаленному взаимодействию и уже принимает отчеты в цифре. Сегодня система налогового мониторинга открывает доступ ФНС к первичке налогоплательщика через учетную систему или витрину данных. Такой способ обмена возможен при хранении всех бухгалтерских документов в электронном виде.
Где хранить электронные бухгалтерские документы
- на внешних носителях: способ не самый надежный, так как диск или флешку легко повредить, потерять, взломать. Обязательно нужно сохранять программы для просмотра документов и контролировать актуальность формата;
- локально на ПК: архив представляет из себя сетевую папку на компьютере, с которой работают все сотрудники. Обычно управлять таким хранилищем сложно, а настройки доступа не страхуют от случайного изменения или удаления файла;
- в облачном хранилище: работать в таком архиве можно удаленно, но обязательно нужен выход в интернет. Электронные документы хранятся на специальном веб-сервере, доступ к которому защищается паролем. Если документооборот ведется через операторов ЭДО, то чаще всего они сохраняют копии юридически значимых документов в облаке;
- в архиве на базе информационной системы: хранить можно оцифрованные копии бумажных документов и электронные оригиналы, поступившие через операторов ЭДО. Доступ к файлам ограничивается самостоятельно. Электронный бухгалтерский архив помогает автоматизировать контроль сроков хранения документов и их уничтожение.
Современный финансовый архив
На подготовку и выгрузку документов к налоговой проверке уходит много времени, потому что данные хранятся в разных системах или на полке стеллажа. Для этого бухгалтер копирует или запрашивает экземпляры у контрагента.
При организации электронного архива бухгалтерских документов нужно взять на вооружение правила:
- Автоматизированный документооборот. Процесс получения, обработки, согласования, возврата и хранения документов должен быть непрерывным.
- Централизованное хранение бумажных и электронных документов. Поступающая из разных источников первичка хранится в одном месте. Такой архив поможет организовать удаленное взаимодействие с налоговой.
- Юридическая значимость. Легитимность документов подтверждается электронной подписью.
- Легкость в использовании. Удобный и понятный интерфейс архива поможет пользователям быстро находить запрашиваемые контролирующими органами данные.
- Безопасность. Чтобы исключить потерю документов и утечку информации, важно разграничить доступ к данным в соответствии с регламентом компании.
Цифровой архив на практике
Кейсы компаний, перешедших на хранение документов в электронном виде, подтверждают сокращение расходов на архивные помещения и выплату штрафов и пени. АО «Теплоэнерго» уже выбрала для себя финансовый архив Directum, что снизило затраты на бумажное хранение документов и помогло подготовиться к вступлению в налоговый мониторинг.
Источник: https://www.directum.ru/blog-post/2896
#Архив #бухгалтерия #бухгалтерскийучет #хранениедокументов #электронныйдокументооборот #делопроизводство #законодательство
