Мой опыт в организации именно митапов небольшой - примерно 6 месяцев, 4 митапа, 9 докладов и 45 съеденных пицц.
Поделюсь своими наработками.
1. ТРАНСЛЯЦИЯ и вся техническая часть – дело важное, поэтому лучше сразу привлечь технического специалиста, если у вас таких компетенций нет. Конечно, всё обдумывать и тестировать заранее: нужен просто стриминг или еще запись? какая платформа? Что будет видно в кадре? Что из оборудования еще нужно? Я во всех этих тонкостях не разбираюсь, поэтому регулирую такие вопросы:
- Во все ли чатики разместили ссылку на трансляцию?
- Как выглядит картинка в кадре? Нет ли лишних предметов?
- Хорошо ли слышно спикера и участников, которые задают вопросы?
С трансляцией обычно больше всего факапов – нет звука, скачет картинка, все зависло…И это я не придумала, а всё пережила на собственных мероприятиях. Поэтому важно тестировать всё заранее. Ах да, я уже про это писала.
2. ФУРШЕТ – дело важное, поэтому нужно узнать ориентировочное количество человек – голосованием в чате, регистрацией или другими способами. Продумайте, где и когда будет проходить фуршет, хватит ли им места разместиться, куда можно будет присесть. Если в одном помещении с проведением митапа, то важно, чтобы участников не отвлекал запах пиццы или звон расставляемых бокалов. Если в другом помещении – то участники должны знать и понимать, где и куда идти.
Часть заказов нескоропортящихся продуктов можно сделать заранее – например, напитки и снеки.
Самые распространенные факапы тут – еды мало и еды много. Только опыт поможет со временем рассчитывать это с минимальными потерями.
3. СПИКЕРЫ и их презентация – дело важное, поэтому лучше репетировать заранее. Обязательно, чтобы у спикера была тайминг и четкое понимание аудитории, темы разговора и «редакционной политики».
Факапы тут были такие – вышли из тайминга, опоздал спикер, не корректно отображается презентация. Поэтому обязательно надо сделать так, чтобы спикер приехал вовремя, а вы успели еще раз прогнать его презентацию и потестировать, как она будет показываться в трансляции.
Обязательно пообщайтесь заранее со спикером и оговорите все моменты, каких лучше не касаться, какой стиль одежды и поведения предпочтительнее у вас, темы, какие интересны аудитории.
4. РЕКЛАМА митапа и постсопровождение – дело важное, поэтому тут надо тщательно подготовиться. Например, выписать все каналы коммуникации и прописать контент для каждого (везде он будет разный, да!), указать сроки размещения постов.
После митапа: всех поблагодарить в постах, отправить фото и видео, анонсировать следующее мероприятие (или разместить другой призыв к действию)
5. ВЕДУЩИЙ – дело важное, поэтому он должен хо-ро-шо подготовиться. А именно: знать имена всех спикеров и их темы, знать ТОПов компании, знать редакционную политику и стиль коммуникаций, понимать программу и следить за таймингом. Он должен уметь поддержать беседу и немного понимать, о чем говорят спикеры. Отдельно напишу про стиль одежды – это тоже важно. Ведущий в костюме-тройка на ИТ-шной тусовке не будет вызывать доверия.
Мелочи – важны. Заказать уборку помещения, протереть пыль, продумать рассадку участников, разместите схему навигации и программы мероприятия на видном месте. Продумайте, где будет стоять камера трансляции, что будет видно, создать красивую картинку. Создайте общий чатик для участников и все организационные моменты освещайте там, отправьте всем пароль от wi-fi, отвечайте оперативно на вопросы.
Продуктивных митапов!