- 2000 пользователей
- 10 ТОП-менеджеров, работающих в системе
- 10 месяцев на проект
О компании
ООО «Газпром трансгаз Саратов» специализируется на транспортировке природного газа по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на Северный Кавказ, в страны Европы. В составе общества 21 филиал на территории Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей.
Цели и задачи проекта
К 2020 году прежние локальные СЭД перестали отвечать потребностям компании. Предприятию требовалось перейти на импортонезависимую и отказоустойчивую систему для бесперебойной работы компании в разных регионах:
- выстроить прозрачный документооборот внутри общества и оптимизировать работу делопроизводителей;
- повысить уровень исполнительской дисциплины и усилить контроль согласования договорных документов, их сроков действия, исполнения поручений;
- обеспечить безопасное хранение данных и ускорить обработку информации;
- сократить расходы на бумагу и картриджи для печати документов.
Оптимизация делопроизводства
Раньше внутренняя переписка между центральным офисом и филиалами велась в форме обмена официальной корреспонденцией. Для ухода от бумаги и оптимизации работы делопроизводителей формат заменили на служебные записки — им автоматически присваивается номер, исключается двойная регистрация писем как исходящих и входящих.
В системе Directum RX маршрут согласования документов формируется с учетом «иерархии» пользователей. Для каждого филиала — свой регламент и ответственные.
Изменился порядок регистрации документов. За обработку электронных и бумажных экземпляров Администрации отвечает Отдел документационного обеспечения управления (ОДОУ). Документы филиалов берут в работу местные делопроизводители, не перенаправляя в ОДОУ. Такая смешанная регистрация повышает контроль процессов — легче отследить, у какого специалиста находится необходимая документация.
Цифровые договоры
В «Газпром трансгаз Саратов» в электронный формат полностью переведена работа с договорами. Все необходимые виды документов настроены в системе Directum RX:
- договор;
- дополнительное соглашение;
- приложение;
- протокол разногласий;
- протокол урегулирования разногласий.
Договоры согласуются по регламентам компании. В задание на подписание подтягиваются название документа и круг ответственных, срок назначается пользователем. Запросить дополнительную информацию можно в рамках той же задачи, не прекращая ее — процесс остается непрерывным.
Информация об оргструктуре, сотрудниках и контрагентах загружается в Directum RX автоматически из локальных информационно-управляющих систем предприятия. Для интеграции используется односторонний обмен данными через промежуточную («шлюзовую») базу данных.
Результаты
«Газпром трансгаз Саратов» удалось перейти на импортонезависимое ПО с поддержкой СУБД PostgreSQL и ОС Linux. В результате внедрения Directum RX:
- Повысилась прозрачность документооборота. К работе подключились инициаторы документов. Они самостоятельно запускают согласование, минуя заполнения на бумаге и не нагружая делопроизводителей.
- Благодаря настроенным маршрутам согласования ускорилась обработка документации.
- Сократились затраты на бумагу и расходные материалы для печати.
- Улучшились показатели исполнительской дисциплины благодаря возможности отслеживать, на каком этапе согласования находится документ.
В дальнейшем «Газпром трансгаз Саратов» планирует тиражировать систему на большее число пользователей, перейти на версию Directum RX 4.2, подключить интеллектуальные сервисы Directum Ario и внедрить финансовый архив.
Источник: https://www.directum.ru/clients/projects/drx-gazprom-saratov
#Газпром #цифровизация #электронныйдокументооборот #автоматизациябизнес-процессов #автоматизациябизнеса #цифровыетехнологии #it-технологии #договоры #автоматизация